Дата актуализации: 04:53 MSK
Правовое обоснование и статус формы
Форма № 410 «Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения» утверждена:
- Приказом Минфина РФ от № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…» (ред. от );
- в системе классификаторов имеет код ОКУД 0504210;
- является обязательной для применения всех государственных (муниципальных) учреждениях при движении материальных запасов в пределах своей деятельности.
Назначение ведомости
Ведомость формируется для:
- оформления факта передачи материальных ценностей со склада (материально ответственного лица) внутри учреждения;
- отражения расхода материалов по конкретному заказу‚ либо по подразделению‚ либо по мероприятию;
- обоснования списания материалов в бухгалтерском и бюджетном учете.
Кто составляет и кто подписывает
- Составляет: материально ответственное лицо (кладовщик)‚ либо специалист снабженческой службы.
- Согласовывает: главный бухгалтер.
- Утверждает: руководитель учреждения (с расшифровкой подписи и датой).
- Принимает: материально ответственные лица‚ которым выдаються материалы.
Структура документа (основные реквизиты)
Форма состоит из:
- шапки:
- полное наименование учреждения;
- структурное подразделение-получатель;
- номер и дата составления;
- номер заказа / лимита (при наличии).
- табличной части (обязательные колонки):
- № п/п;
- наименование‚ сорт‚ размер‚ марка материала;
- номенклатурный (кодовый) номер;
- единица измерения;
- количество по запросу;
- количество фактически выданное;
- цена за единицу (в руб. и коп.);
- сумма (в руб. и коп.);
- подпись получателя.
- заключительных строк:
- итого количество и сумма по ведомости;
- расшифровка суммы прописью;
- подписи материально ответственного лица и получателей.
Пошаговый алгоритм заполнения
- Шаг 1. В шапке укажите наименование учреждения‚ дату и номер ведомости.
- Шаг 2. Укажите подразделение-получатель и цель выдачи (например‚ «ремонт кабинета № 15»).
- Шаг 3. Заполните таблицу номенклатуры по строкам‚ обязательно проставив коды ЕГАИС/КПС.
- Шаг 4. По завершении выдачи материалов распишитесь в графе «Выдал».
- Шаг 5. Получатели ставят личные подписи в колонке «Принял».
- Шаг 6. Подведите итоговую сумму‚ заполните прописью.
- Шаг 7. Сдайте ведомость в бухгалтерию не позднее следующего рабочего дня после выдачи.
Краткий образец (фрагмент)
┌----┬----------------------┬----┬----┬--------┬--------┬-------┬--------┬-----------┐ │ № │ Наименование │Код │Ед. │Запрос │Выдано │Цена‚ │Сумма‚ │Подпись │ │ п/п│ │ │изм.│ │ │руб. │руб. │получателя │ ├----┼----------------------┼----┼----┼--------┼--------┼-------┼--------┼-----------┤ │ 1 │ Краска водоэмульсион.│0123│ кг │ 5‚0 │ 5‚0 │ 120‚00│ 600‚00 │Иванов П. │ │ 2 │ Валик малярный 100мм│0456│ шт │ 2 │ 2 │ 85‚40│ 170‚80 │Сидорова Н.│ └----┴----------------------┴----┴----┴--------┴--------┴-------┴--------┴-----------┘ Семьсот семьдесят рублей 80 копеек.
Частые ошибки и как их избежать
- Несоответствие кодов Единой номенклатуры. Проверяйте коды через справочник ЕГАИС перед печатью.
- Отсутствие подписей получателей. Ведомость без подписей не является основанием для списания материалов.
- Разница между «запрошено» и «выдано» без пояснений. Разницу оформляйте актом о недостаче/излишках.
- Не проставлена дата фактической выдачи. Это может нарушить хронологию учета.
Электронный формат и автоматизация
Для снижения ручного труда многие учреждения используют:
- встроенный модуль «Склад» в ГИС «Контур-Бюджет»;
- обработку «Ведомость 410» в 1С: Государственные учреждения 2.0;
- экспорт в формате .mxl для дальнейшего импорта в ЕСИС (Единая система межведомственного электронного документооборота).
Сроки хранения и архив
Согласно Приказу Минкультуры РФ от № 558 ведомость подлежит хранению:
- в бухгалтерии – 5 лет (по основному аршивному делу);
- в архиве учреждения – не менее 10 лет после окончания отчетного периода.
Где скачать бланк
Актуальный бланк формы 410 можно:
- скачать с сайта КонсультантПлюс (раздел «Нормативные документы / Учет в бюджетных учреждениях»);
- получить в личном кабинете Госуслуг (раздел «Бюджетный учет»);
- взять шаблон в вашей учетной системе 1С:Госучреждение (меню «Печать – Бланки»).
Информация предоставлена для бюджетных (казенных) и автономных учреждений Российской Федерации. При изменении законодательства следите за обновлениями на официальном портале pravo.gov.ru.