Случай, когда учебный отпуск совпадает с ежегодным оплачиваемым, встречается довольно часто, особенно в весенней и летней сессиях. Трудовой кодекс РФ прямо не указывает, как именно поступать в такой ситуации, зато на практике сформировались устойчивые алгоритмы. Ниже, подробная инструкция для работников, кадровиков и бухгалтеров.
Кратко о главном
- Запрет на «двойное» использование: нельзя одновременно находиться в ежегодном и учебном отпуске.
- Обязанность работодателя: предоставить оба вида отпуска, но последовательно.
- Решение принимается по соглашению сторон — это ключевой принцип.
Возможные сценарии
2.1 Разделяем отпуска
Самый простой вариант: учебный отпуск идёт первым, а затем сразу присоединяется оставшаяся часть ежегодного отдыха. Либо, наоборот, — отработали 28 календарных дней основного, потом ушли на сессию.
2.2 Перенос ежегодного отпуска
Если сотрудник категорически не хочет «склеивать» отпуска, работодатель обязан перенести ежегодный отпуск на другой период по ст. 124 ТК РФ. Причина — временная невозможность использовать отпуск в запланированное время.
2.3 Прерывание ежегодного отпуска
Допустим, человек уже вышел в очередной отпуск, но экзамены начинаются раньше. Тогда можно прервать отпуск путём отзыва (ст. 125 ТК РФ), предоставить учебный отпуск, а неиспользованные дни ежегодного отпуска перенести.
Пошаговый алгоритм для работника
- Фиксируем даты: сверьте приказ о ежегодном отпуске и вызов из учебного заведения.
- Пишем заявление на учебный отпуск с указанием дат и ссылкой на ст. 173–177 ТК РФ.
- Договариваемся с руководством о способе «развода» отпусков (см. сценарии выше).
- Контролируем приказы: должно быть два отдельных приказа — на учебный и на изменение дат ежегодного отпуска.
- Проверяем расчёт отпускных: за учебный отпуск оплата сохраняется только при очной форме обучения и только в пределах, установленных ТК РФ.
Документооборот для кадровика
4.1 Формулировка в приказе на перенос
«В связи с предоставлением учебного отпуска с по перенести ежегодный оплачиваемый отпуск с – на период с по ».
4.2 Уведомление работника
Обязательно под роспись за 14 календарных дней до новой даты начала отпуска (если переносим по инициативе работодателя). Если инициатива работника — соглашение фиксируем письменно.
Бухгалтерские тонкости
- Учебный отпуск оплачивается по среднему заработку, но только дни, указанные в вызове-справке.
- Если ежегодный уже оплачен полностью, то «лишние» отпускные:
- либо зачитываются в счёт будущей зарплаты,
- либо возвращаются работником на расчётный счёт.
Частые ошибки
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Работодатель отказывает в учебном отпуске | Штраф до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП) | Писать жалобу в трудовую инспекцию |
| Объединяют два отпуска без согласия сотрудника | Нарушение ст. 125 ТК РФ, компенсация морального вреда | Потребовать перерасчёт отпускных и переноса |
| Не оформляют приказ на перенос ежегодного отпуска | Путаница в графике отпусков, споры при расчётах | Составить дополнительное соглашение и приказ |
Шаблон фразы для заявления
«Прошу предоставить мне учебный отпуск с 04 мая 2026 г. по 31 мая 2026 г. включительно на основании вызов-справки № 123/с от г. В связи с этим прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск с 01 мая 2026 г. на период с 01 июня 2026 г. по 28 июня 2026 г.».
Никакой магии: учебный отпуск предоставляется вне зависимости от графика, а дни ежегодного отпуска обязательно сохраняются. Единственное правило — всё оформляем документально и согласовываем друг с другом.
Полезный лайфхак: если в компании используется цифровой кадровый сервис, создайте подсказку-шаблон «Совпадение учебного и ежегодного отпуска» и выдавайте её сотруднику сразу после получения вызов-справки. Это сэкономит время и избавит от конфликтов.