Экземпляр документа – один из самых часто встречающихся, но при этом редко осознаваемых терминов в российском праве и библиотечном деле. Ниже разберёмся, что именно скрывается за этим понятием, какие виды экземпляров существуют и какую роль они играют в системе обязательного экземпляра.
Базовое определение
Согласно Федеральному закону № 5437:
- Экземпляр — это образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.
- Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём информацией (текст, звук, изображение), имеющий реквизиты, позволяющие идентифицировать его, и предназначенный для передачи во времени и в пространстве.
Отличие «экземпляра» от «документа»
| Критерий | Документ | Экземпляр |
|---|---|---|
| Сущность | Информационное содержание + носитель | Физический «дубликат» документа из тиража |
| Уникальность | Оригинал (авторский) | Один из множества размноженных вариантов |
| Идентификация | По реквизитам (выходные сведения, ISBN и пр.) | По совпадению всех параметров с оригиналом |
Виды обязательных экземпляров в России
Система обязательного экземпляра включает:
- Обязательный федеральный экземпляр — передаётся в Российскую государственную библиотеку и другие федеральные хранилища.
- Обязательный экземпляр субъекта РФ — направляется в крупные региональные библиотеки.
- Обязательный экземпляр муниципального образования, поступает в центральные библиотеки муниципалитетов.
Кто обязан передавать экземпляры?
- Издатели книг, газет, журналов.
- Производители электронных, аудиовизуальных и картографических документов.
- Диссертационные советы (для кандидатских и докторских диссертаций).
Что считается «экземпляром» в 2026 году
В последней редакции закона (с учётом изменений 2021–2025 гг.) к экземплярам относятся:
- Печатные издания: книги, ноты, карты, плакаты.
- Электронные издания: диски, USB-носители, онлайн-версии с фиксированным тиражом.
- Аудиовизуальная продукция: фильмы, музыкальные альбомы, подкасты при условии коммерческого тиража.
- Официальные документы: законы, постановления, судебные решения.
- Издания для слепых: рельефно-точечные книги, «говорящие» файлы.
Практический пример
Издательство выпустило тираж книги 1 000 экземпляров. В течение 7 календарных дней после выхода в свет оно обязано безвозмездно направить:
- 2 экземпляра, в Российскую государственную библиотеку.
- 1 экземпляр — в Национальную библиотеку республики, где находится издатель.
- 1 экземпляр — в административную библиотеку муниципального образования.
Зачем государству нужны обязательные экземпляры?
- Национальный библиографический учёт — формируется полный каталог всего, что издаётся в стране.
- Формирование библиотечного фонда — гарантия того, что спустя десятилетия исследователи найдут любое российское издание.
- Государственная статистика печати — точные данные о тиражах и тематике издаваемой продукции.
- Международный книгообмен — по обязательному экземпляру российские библиотеки получают зарубежные издания и наоборот.
Что будет, если не передать экземпляр?
За нарушение закона предусмотрены:
- Административный штраф до 50 000 ₽ для юрлиц.
- Приостановление деятельности издательства до устранения нарушения.
- Публичное размещение сведений о недобросовестном издателе на сайте РГБ.
Краткий чек-лист для издателей
- Проверьте тип документа — подпадает ли он под обязательный экземпляр?
- Уточните количество экземпляров для передачи (обычно 2–4).
- Оформите сопроводительные документы (форма № 1-ОЭ).
- Отправьте экземпляры в течение 7 дней после регистрации выпуска.
- Сохраните подтверждение получения (квитанцию или электронный акт).