Обязательный экземпляр документа, это один или несколько экземпляров тиражированных документов (в т.ч. печатных изданий и электронных ресурсов), которые их производитель обязан безвозмездно передать в определённые государственные библиотечно-информационные организации в установленный законом порядок. Цель — формирование полного национального библиотечно-информационного фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности документов и их общественного использования.
Правовая основа
Регулируется Федеральным законом от № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в редакции последних изменений 2024–2025 годов).
Ключевые положения закона
- устанавливает виды обязательных экземпляров;
- определяет категории производителей и получателей;
- регламентирует сроки и порядок доставки;
- определяет ответственность за нарушение требований.
Кто считается «производителем документов»
К этой категории относятся:
- Издательства, типографии, распространители печатной продукции.
- Органы государственной власти РФ и субъектов РФ.
- Учреждения, выпускающие электронные документы (включая сайты и базы данных).
- Производители аудиовизуальных и мультимедийных материалов.
Какие документы подлежат обязательному экземпляру
| Тип документа | Форма | Примечания |
|---|---|---|
| Книги, брошюры, газеты, журналы | Печатная и электронная | включая ISSN/ISBN-издания |
| Картографическая продукция | Печатная и электронная | — |
| Музыкальные нотные издания | Печатная и электронная | — |
| Электронные ресурсы, распространяемые исключительно в сетевом режиме | Электронная | Например, онлайн-журналы, базы данных |
| Аудиовизуальные произведения, фонограммы | Физический/цифровой носитель | — |
| Официальные документы органов власти | Печатная и электронная | несекретного характера |
Куда и сколько экземпляров сдавать
Федеральный уровень (10 обязательных экземпляров)
Производитель обязан в течение 7 дней со дня выпуска первой партии тиража передать:
- 2 экземпляра — Российская государственная библиотека (РГБ).
- 2 экземпляра, Российская национальная библиотека (РНБ, Санкт-Петербург).
- 1 экземпляр — Российская книжная палата.
- 1 экземпляр — Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина.
- 1 экземпляр — ИТАР-ТАСС (в электронной форме с квалифицированной электронной подписью).
- 1 экземпляр — Научно-технический центр «Информрегистр».
- Остальные экземпляры распределяются между федеральными архивами и специализированными библиотеками по перечню, утверждённому Минкультуры РФ.
Региональный и муниципальный уровни
Каждый субъект РФ может устанавливать дополнительные требования и списки получателей (областные библиотеки, архивы, музеи). В среднем добавляется 2–5 региональных экземпляра.
Официальные документы органов власти
Органы Государственной власти РФ и субъектов РФ обязаны предоставлять:
- 2 экземпляра — Парламентская библиотека РФ после регистрации документов несекретного характера.
Сроки и способы доставки
- Срок: не позднее 7 календарных дней со дня выхода первой партии тиража или размещения в сети.
- Форма:
- печатные издания, в бумажном виде;
- электронные документы — в формате PDF, EPUB, DOCX и др. через специализированные веб-порталы.
- Электронная доставка:
- https://online.bookchamber.ru — Российская книжная палата.
- https://oek.rsl.ru — РГБ (обязательный экземпляр).
- https://books.rusneb.ru/book/ru, Русская национальная электронная библиотека.
- Удостоверение подлинности: электронный документ заверяется квалифицированной электронной подписью производителя.
Как не попасть в штраф: ответственность за нарушения
Законом № 77-ФЗ предусмотрены:
- административные штрафы до 50 000 ₽ для должностных лиц и до 300 000 ₽ для юрлиц;
- возобновление передачи обязательного экземпляра в принудительном порядке;
- в случае умышленного уклонения — уголовная ответственность по ст. 183 УК РФ за незаконный отказ от передачи сведений, составляющих государственный информационный ресурс.
Алгоритм действий для производителя (чек-лист)
- Определить категорию издания и перечень получателей.
- Изготовить требуемое количество экземпляров (физических и/или электронных).
- Зарегистрировать издание в Российской книжной палате (присвоение ISBN/ISSN).
- Не позднее 7 дней загрузить электронный экземпляр на соответствующий портал и отправить бумажные экземпляры курьерской службой или почтой.
- Сохранить подтверждающие документы (квитанции, трек-номера, скриншоты загрузки).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Должен ли я сдавать обязательный экземпляр, если тираж составил всего 30 экземпляров?
Ответ: Да, минимальный тираж не освобождает от обязанности.
Вопрос: Можно ли объединить доставку бумажных и электронных экземпляров в одном пакете?
Ответ: Электронные и бумажные экземпляры доставляются по разным схемам и в разные системы. Объединение невозможно.
Вопрос: Что делать, если я забыл передать экземпляр вовремя?
Ответ: Немедленно выполните передачу и подайте в получающую организацию письменное пояснение. Штраф всё равно возможен, но оперативное устранение нарушения снижает риск дополнительных санкций.
Обязательный экземпляр — это не просто формальность, а важный элемент государственной информационной инфраструктуры. Своевременная и корректная передача экземпляров гарантирует сохранность национального культурного фонда, позволяет формировать полноценные библиографические ресурсы и избегать штрафных санкций.
Если вы планируете выпускать книги, журналы, электронные ресурсы или официальные документы, включите пункт «сдать обязательный экземпляр» в свой pre-launch чек-лист и закрепите ответственного в штате, это сэкономит время, деньги и нервы.