Акт выполненных работ (далее – Акт) – это документ, фиксирующий факт полного (или частичного) исполнения обязательств по договору оказания услуг или подряда. Одним из ключевых требований к оформлению Акта является его составление в двух экземплярах. В статье рассмотрим, почему так принято, какие правовые нормы регулируют этот процесс и как правильно оформить документ в традиционной и электронной формах.

Почему именно два экземпляра?

1. Контроль сторон. Один экземпляр остаётся у исполнителя, второй – у заказчика. Это позволяет каждой стороне иметь собственный оригинал, подтверждающий её позицию.
2. Доказательная сила. При возникновении споров обе стороны могут предъявить подписанный оригинал, и суд оценит их в равной степени.
3. Бухгалтерский и налоговый учет. Один экземпляр включается в бухгалтерскую документацию исполнителя, второй – в реестр документов заказчика, что упрощает проверку соответствия выполненных работ и оплаты.
4. Электронный документооборот. С 1 января 2026 года в России действует обязательный переход к электронным форматам (ЭДО). При подписании в электронной форме оба экземпляра хранятся в системе, но логика «два оригинала» сохраняется – один в базе исполнителя, второй в базе заказчика.

Правовая база

Существует несколько нормативных актов, где закреплено требование о составлении и подписании Акта в двух экземплярах:

• Статья 753 ГК РФ – «Обязанность заказчика принять результат работ и оформить это документально».
• Постановление ФАС Северо‑Западного округа от по делу А56‑64895/2010, где суд признал датой выполнения работ дату составления и направления Акта для подписания.
• Приказы ФНС России, разрешающие представление Акта в электронной форме (с 2026 года). Электронный акт считается равноправным бумажному, если подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Как правильно оформить Акт в двух экземплярах

Составление бумажного варианта

Для большинства компаний традиционный бумажный акт остаётся «золотым стандартом». Ниже – типовая структура документа.

Акт выполненных работ № ___
Стороны:
 Заказчик: ___________________________ (ИНН, КПП, адрес)
 Исполнитель: _______________________ (ИНН, КПП, адрес)

Предмет договора:
 Описание выполненных работ/оказанных услуг, ссылка на договор № ___ от «__» ________ 2026 г.

Объём и качество выполненных работ:
 • Перечень работ;
 • Сроки выполнения;
 • Применяемые стандарты и нормативы.

Стоимость работ:
 Сумма (прописью): ______________________ руб.
 Способ расчёта: _________________________

Подписи сторон:
 Заказчик: ______________________ /Ф.И.О./
 Исполнитель: ___________________/Ф.И.О./

После заполнения документ печатается в двух одинаковых экземплярах, каждый из которых подписывается представителями сторон.

Электронный вариант (ЭДО)

С 2026 года налогоплательщики могут подавать Акт в электронном виде через аккредитованных операторов ЭДО. Процедура выглядит так:

1. Подготовка документа в формате PDF/A-2 или XML согласно требованиям ФНС.
2. Подписание каждого экземпляра усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
3. Загрузка первого экземпляра в систему исполнителя, второго – в систему заказчика (можно использовать один файл, но каждая сторона сохраняет копию в своём архиве).
4. Получение подтверждения о приёме от оператора ЭДО (свидетельство о доставке).

Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если соблюдены все технические требования.

Практические рекомендации

• Согласуйте форму заранее. В договоре укажите, будет ли акт оформляться в бумажном или электронном виде, а также порядок передачи экземпляров.
• Не откладывайте подписание. По решению ФАС, дата составления и направления Акта считается датой выполнения работ. Чем быстрее обе стороны подпишут документ, тем меньше шансов на споры.
• Проверяйте реквизиты. Ошибки в ИНН, КПП, банковских реквизитах могут привести к проблемам при бухгалтерском и налоговом учёте.
• Сохраняйте оба экземпляра. По закону бухгалтерия должна хранить оригиналы документов в течение 5 лет (для юридических лиц) и 4 года (для ИП).
• Учитывайте частичную сдачу. Если работы выполнены не полностью, в акте указывайте объём выполненных работ и оставшуюся часть, а также согласованные корректировки стоимости.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли обойтись одним экземпляром?

Теоретически – да, если обе стороны согласятся хранить один оригинал и копию в виде скана. Однако в практике это повышает риск споров, особенно при проверках налоговых органов. Поэтому рекомендуется строго придерживаться правила «два экземпляра».

Что делать, если заказчик отказывается подписать акт?

Зафиксировать факт выполнения работ (фотографии, акты‑дополнения, акты‑приёмки от субподрядчиков).
Оформить акт‑претензия и направить заказчику заказным письмом с требованием подписать акт в установленный срок.
При отсутствии реакции – обратиться в суд с иском о принудительном признании факта выполнения работ и взыскании задолженности;

Как отразить в бухгалтерском учете уменьшение объёма выполненных работ?

Если после подписания Акта стороны договорились об уменьшении объёма, необходимо оформить акт‑дополнение и отразить изменения в бухгалтерском учете через корректирующую запись: уменьшить доходы и соответствующим образом скорректировать НДС.

Составление Акта выполненных работ в двух экземплярах – это не просто формальность, а важный юридический и бухгалтерский инструмент, защищающий интересы обеих сторон. Правильное оформление, своевременное подписание и соблюдение требований законодательства (включая новые правила электронного документооборота, действующие с 2026 года) позволяют избежать споров, ускорить расчёты и обеспечить надёжную доказательственную базу в случае проверок.

Помните: каждый экземпляр Акта – ваш документ, подтверждающий факт выполнения обязательств. Храните его внимательно, подписывайте своевременно и используйте современные средства ЭДО, чтобы упростить процесс и повысить его надёжность.