Акт выполненных работ (оказанных услуг) — это первичный документ, который подтверждает: факт выполнения работ (услуг), их объём, стоимость и отсутствие претензий сторон. Один из самых частых вопросов, который возникает у бухгалтеров, юристов и руководителей: «Сколько экземпляров акта нужно составлять в 2026 году?»
Краткий ответ: минимальное количество
Минимум — 2 экземпляра:
- один получает заказчик;
- второй остаётся у исполнителя.
Это правило закреплено подавляющим большинством договоров, типовых форм и рекомендаций ФНС и Минфина РФ.
Почему именно два экземпляра?
2.1 Практические причины
- Равные права сторон. У каждой из сторон должен быть «свой» подписанный документ для бухгалтерского и налогового учёта.
- Первичная документация. Согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», каждая сторона обязана иметь достоверные первичные документы.
- Урегулирование споров. При возникновении разногласий экземпляр исполнителя будет служить доказательством факта выполнения работ/услуг.
2.2 Нормативные ссылки
Форма КС-2 (строительство) и другие типовые формы Минстроя, Минтранса и ФНС прямо указывают: «Акт составляется в двух экземплярах».
Когда требуется больше двух экземпляров?
| Ситуация | Рекомендуемое количество |
|---|---|
| Договором предусмотрена передача копии генподрядчику или субподрядчику | 3–4 экземпляра |
| Работы финансируются за счёт бюджета (госзаказ) | 3 экземпляра (заказчик, исполнитель, контролирующий орган) |
| Строительный контроль/экспертиза | 4 и более |
| Использование УПД (универсальный передаточный документ) | Как правило, 2 экземпляра, но стороны могут договориться о большем |
Электронный формат: цифра не меняется
Если вы используете электронную подпись (ЭЦП) и обмениваетесь документами через EDI-операторов (СКБ Контур, Диадок и др.), количество «логических» экземпляров всё равно равно двум. Каждая сторона получает идентичный файл с квалифицированной подписью.
Как прописать количество экземпляров в договоре?
Пример формулировки:
«Акт выполненных работ подписывается в 2 (двух) подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон. Дополнительные экземпляры могут быть изготовлены по соглашению сторон».
Чек-лист: что проверить перед подписанием
- Совпадает ли количество экземпляров с указанным в договоре?
- Проставлены ли дата, подписи обеих сторон и печати (если используются)?
- Если применяется УПД, отмечен ли код «1» (одновременно счёт-фактура и акт)?
- Нет ли опечаток в ИНН, КПП, наименовании работ, единицах измерения?
Ответы на частые вопросы
Вопрос 1: «Заказчик требует 5 экземпляров. Это законно?»
Ответ: Да, если это прописано в договоре или согласовано дополнительным соглашением. Закон прямого ограничения не устанавливает.
Вопрос 2: «Можно ли отказаться от бумаги и оформить только электронный акт?»
Ответ: Да, при условии, что обе стороны подключены к оператору электронного документооборота и подписи удостоверены квалифицированной электронной подписью. Это равнозначно бумажному документу.
Вопрос 3: «Что делать, если второй экземпляр не возвращают?»
Ответ: Отправьте заказному письмом с уведомлением или через электронную подпись. При отсутствии возражений в течение 20 рабочих дней акт считается принятым (ст. 753 ГК РФ).
Кратко и по делу
- Стандартная ситуация, 2 экземпляра.
- Договор может увеличить количество, согласуйте заранее.
- Электронный формат — то же правило 2 цифровых копии.
- Проверьте реквизиты и дату подписания — избежите споров.
Обновлено по состоянию на 20 апреля 2026 года. При изменении законодательства или внутренних регламентов организации рекомендуем сверяться с актуальными редакциями нормативных актов и договоров.