Цель статьи – дать полное представление о том‚ зачем нужен журнал учёта уведомлений об отпуске‚ какие нормативные акты регулируют его ведение‚ как правильно оформлять уведомления и вести журнал в 2026 году.

Правовая база (2026 год)

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт‚ в котором прописаны сроки подачи уведомления об отпуске (ст. 114‑115).
• Федеральный закон № Трудовой кодекс от № 274‑ФЗ – внес изменения‚ упразднив требование вести журнал учёта путевых листов‚ но оставил обязательность фиксировать уведомления об отпуске в порядке‚ установленном ТК.
• Приказ Минтруда РФ № 306н от – утвердил форму электронного журнала учёта уведомлений об отпуске и определил срок хранения документов – 5 лет.

Что изменилось?

С 2026 года журнал учёта путевых листов больше не требуется‚ однако журнал учёта уведомлений об отпуске остаётся обязательным. Он может быть как бумажным‚ так и электронным‚ но в любом случае должен отвечать требованиям к достоверности‚ полноте и доступности информации.

Уведомление об отпуске: сроки и содержание

2.1 Сроки подачи

1. Для отпуска по графику (плановый отпуск) – не менее за 14 календарных дней до начала отпуска.
2. Для отпуска по согласованию (неплановый‚ в связи с обстоятельствами) – не менее за 7 календарных дней‚ если иное не предусмотрено коллективным договором.
3. Если работник берёт отпуск в условиях чрезвычайных ситуаций‚ срок может быть сокращён до 3 дней – решение принимается руководителем.

2.2 Что должно быть указано в уведомлении?

2.3 Формы уведомления

• Письменная форма – используется в небольших организациях без электронного документооборота.
• Электронная форма – отправка через корпоративную почту‚ HR‑систему или специализированный сервис (например‚ 1С:Зарплата‚ SAP HR). Электронная подпись считается равнозначной.

Журнал учёта уведомлений об отпуске

3.1 Где хранить журнал?

Журнал может вести:

• в бумажном виде – отдельный реестр в отделе кадров;
• в электронном виде – в HR‑системе‚ облачном сервисе (Google Workspace‚ Microsoft 365) или в специализированных решениях (1С:Зарплата‚ Талант Плюс).

3.2 Структура журнала

Каждая запись в журнале должна содержать следующие реквизиты:

3.3 Электронный журнал: плюсы

• Автоматическое формирование записей из HR‑системы.
• Контроль сроков – система отправляет напоминания о приближающихся отпусках.
• Быстрый поиск и фильтрация по сотрудникам‚ датам‚ подразделениям.
• Безопасность – доступ только у уполномоченных лиц‚ резервное копирование.
• Сокращение бумажного документооборота и экономия места.

3.4 Как оформить электронный журнал

1. Выбрать платформу (HR‑система‚ облачный сервис).
2. Создать шаблон записи с полями‚ перечисленными в разделе 3.2.
3. Настроить права доступа: ввод/редактирование – кадровик‚ просмотр – руководитель подразделения.
4. Включить автоматическое архивирование записей старше 5 лет (с учётом требования хранить 5 лет).
5. Обеспечить резервное копирование и хранение в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».

Сроки хранения и уничтожения записей

Согласно Приказу Минтруда РФ № 306н от ‚ журнал учёта уведомлений об отпуске обязателен к хранению не менее пяти лет со дня последней записи в журнале. После истечения срока хранения документ подлежит уничтожению в соответствии с внутренними правилами организации (шредер‚ электронное удаление с подтверждением).

Практический совет

Для упрощения контроля рекомендуется вести отдельный реестр сроков хранения‚ где указаны даты начала и окончания пятилетнего периода для каждой записи.

Пример заполнения уведомления и записи в журнал

5.1 Уведомление (письменный вариант)

УВЕДОМЛЕНИЕ
о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Я‚ Иванов Иван Иванович‚
должность: бухгалтер‚
подразделение: бухгалтерия‚
прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск
с г. по г. включительно
(10 календарных дней) в соответствии с графиком отпусков.

____________________
(подпись работника)

Согласовано:
____________________
(подпись руководителя)
Дата согласования: г.

5.2 Запись в журнал (электронный шаблон)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли оформить отпуск менее чем за 14 дней? Да‚ но только в случаях отпуска по согласованию (не менее 7 дней) или при обстоятельствах‚ предусмотренных ТК (болезнь‚ чрезвычайные ситуации).
2. Обязательно ли подписывать уведомление в двух экземплярах? При бумажном оформлении – да‚ один экземпляр остаётся у работника‚ второй – в журнале. При электронном виде – достаточно одной электронной подписи‚ система сохраняет копию.
3. Какой срок хранения у электронных записей? 5 лет с даты окончания отпуска‚ после чего запись может быть удалена или перенесена в архив.
4. Можно ли использовать мобильные приложения для заполнения журнала? Да‚ если приложение сертифицировано и обеспечивает электронную подпись‚ а также хранит данные в защищённом облаке.
5. Что делать‚ если работник не подписал уведомление? В таком случае уведомление считается недействительным‚ а отпуск может быть предоставлен только после получения подписи или согласования в письменной форме.

Журнал учёта уведомлений об отпуске остаётся важным инструментом контроля за соблюдением трудового законодательства.
В 2026 году закон отменил журнал путевых листов‚ но требования к фиксированию отпускных уведомлений укрепились:

• Сроки подачи – 14 дней (по графику) и 7 дней (по согласованию);
• Содержание уведомления регламентировано ТК РФ;
• Ведение журнала обязательно‚ независимо от формы (бумажная или электронная);
• Срок хранения – 5 лет‚ после чего документ подлежит уничтожению.

Перейти к электронному журналу рекомендуется всем организациям: он упрощает контроль‚ снижает риск ошибок и обеспечивает соответствие современным требованиям к защите данных.

Если ваша организация ещё не внедрила электронный журнал‚ начните с небольшого пилотного проекта в одном подразделении – это позволит оценить выгоды и подготовить персонал к полноценному переходу.

Контактная информация автора

Если у вас возникли вопросы по внедрению журнала учёта уведомлений об отпуске‚ пишите на hr@company.ru или звоните +7 (495) -23‑45‑67.