Журнал регистрации уведомлений о получении подарков – обязательный документ, который
фиксирует факт получения служебных (деловых) подарков сотрудниками организации.
Его ведут в соответствии с требованиями нормативных актов (приказов Минкультуры РФ, МВД,
ФЗ «О противодействии коррупции» и др.). В журнале фиксируются не только сведения о
подарке, но и подписи работников, подтверждающие его получение, что позволяет
избежать правовых рисков и упростить внутренний контроль.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минкультуры РФ от № 1173 «Об утверждении Порядка регистрации
  получаемых подарков» (приложения N 1 и N 2 – рекомендованные образцы).
• Приказ МВД России от № 334 «Об утверждении Порядка учёта и регистрации
  получаемых подарков».
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «О противодействии коррупции» (ст. 11‑12).
• Приказы и методические рекомендации отдельных ведомств (МЧС, ФГБУ «ГИС» и др.).

Эти документы определяют обязательные реквизиты журнала и порядок его ведения.

Цели и задачи журнала

1. Контроль за получением подарков – фиксировать каждый факт получения подарка.
2. Прозрачность – обеспечить возможность проверок со стороны контролирующих органов.
3. Документальное подтверждение – подпись получателя служит доказательством факта получения.
4. Анализ расходов – оценка стоимости полученных подарков для бухгалтерского учёта.
5. Снижение коррупционных рисков – предотвращение скрытого обмена подарками.

Структура журнала (рекомендованный образец)

Ниже представлен типовой образец журнала, основанный на Приложении N 2 к Приказу Минкультуры РФ.

В журнале могут быть добавлены дополнительные графы, если это предусмотрено внутренними регламентами организации (например, «Источник подарка», «Основание получения»).

Как заполнять журнал: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка документа

• Скачать готовый шаблон (DOC, XLS или PDF) с официальных ресурсов:
  • КонсультантПлюс – раздел «Образцы документов»;
  • Сайт Мос.ру – раздел «Бланки и формы»;
  • Портал МЧС России – «Образец уведомления о получении подарка».
• Убедиться, что в шапке журнала указаны реквизиты организации (наименование, ИНН, ОКПО).

Шаг 2. Регистрация поступления подарка

1. Определить мотив получения (деловой праздник, благодарность за сотрудничество и т.д.).
2. Записать в журнал дату регистрации (дата, когда подарок был зафиксирован в системе).
3. Внести полные данные о сотруднике: Ф.И.О., должность, подразделение.
4. Указать полное наименование подарка, количество, оценочную стоимость (по документам поставщика или бухгалтерской оценке).
5. Отразить дату и обстоятельства получения (например, «вручено на Новогоднем корпоративе 2026‑го»).

Шаг 3. Подписание

• После вручения подарка сотрудник ставит подпись в графе «Подпись получателя». При отсутствии подписи документ считается незавершённым.
• Ответственный за регистрацию (например, главный бухгалтер) ставит свою подпись и дату проверки.

Шаг 4. Хранение и передача

• Журнал хранится в отделе кадров/бухгалтерии в бумажном виде и/или в электронном виде (внутренний документ-менеджмент).
• Копии журнала могут быть направлены в отдел внутреннего контроля или в органы, проводящие проверку (например, Счетную палату).

Лучшие практики ведения журнала

• Ежедневное обновление – фиксировать подарки сразу после их получения, чтобы избежать забывчивости.
• Контроль достоверности стоимости – использовать официальные счета‑фактуры или оценки от бухгалтерии.
• Разделение доступа – доступ к журналу имеют только уполномоченные лица (кадровый отдел, бухгалтерия, внутренний аудит).
• Регулярные проверки – проводить внутренний аудит журнала раз в квартал.
• Электронный архив – сохранять сканированные копии подписанных страниц в системе электронного документооборота (например, 1С:Документооборот, КонсультантПлюс).

Где скачать готовый образец

Ниже представлены ссылки на популярные ресурсы, где можно бесплатно скачать готовый бланк журнала:

• КонсультантПлюс – Журнал регистрации уведомлений о получении подарков (AK01)
• Гарант – Журнал учета актов приема‑передачи подарков (АК‑04)
• Мос.ру – Публичные формы (раздел «Документы для государственных органов»)
• Ассистентус – Пустой бланк ведомости выдачи подарков .doc

Все формы совместимы с MS Word, LibreOffice и могут быть импортированы в электронные системы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли использовать собственный шаблон?

Да. Закон не предписывает конкретный дизайн формы, однако в ней обязаны присутствовать
обязательные реквизиты, указанные в нормативных актах (см. пункт 2). При разработке собственного шаблона рекомендуется ориентироваться на Приложения N 1 и N 2 к Приказу Минкультуры РФ.

Вопрос 2: Как оценить стоимость подарка?

Оценка производится по официальному документу поставщика (счёт‑фактура, акт приёма‑передачи) либо
по бухгалтерской оценке, если документ отсутствует. При отсутствии точных данных следует использовать рыночную стоимость аналогичного товара.

Вопрос 3: Что делать, если сотрудник отказался подписать журнал?

В случае отказа необходимо оформить протокол отказа (документ, подписанный обеими сторонами), указать причины отказа и приложить к журналу. Протокол также подлежит хранению в архиве.

Вопрос 4: Какой срок хранения журнала?

Согласно требованиям ФЗ «О противодействии коррупции», документы, связанные с подарками, хранятся не менее пяти лет после окончания финансового года, в котором они были оформлены.

Журнал регистрации уведомлений о получении подарков – важный инструмент внутреннего контроля,
позволяющий обеспечить прозрачность и законность обращения с подарками в организации.
Соблюдая рекомендации, изложенные в настоящей статье, вы сможете быстро внедрить
надёжный процесс регистрации, минимизировать риск административных проверок и создать
удобный документ для бухгалтерского и аудиторского учёта.

Помните: правильное оформление журнала – это не только формальная обязанность, но и защита интересов вашей компании.