Назначение и правовая база
Журнал регистрации уведомлений о получении подарка, это обязательный документ, применяемый в государственных и муниципальных учреждениях, а также в организациях, регулируемых антикоррупционным законодательством РФ. Он используется для учета полученных гостинцев, сувениров и иных подарков в рамках:
- протокольных мероприятий (деловые встречи, официальные приёмы, переговоры);
- служебных командировок;
- других официальных мероприятий, участие в которых связано со служебными полномочиями сотрудника.
Основные нормативные акты:
- Федеральный закон от № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
- Указ Президента РФ от № 557 «О порядке представления сведений о получении подарков…».
- Приказ МВД России от № 125 «О порядке сообщения в системе МВД России…».
Кто обязан вести журнал
Ответственность за ведение и хранение журнала возлагается на:
- отдел кадров / управление по работе с персоналом;
- службу безопасности или же специально уполномоченную комиссию по соблюдению требований к служебному поведению.
Форма журнала и обязательные реквизиты
Рекомендуемая форма журнала утверждена приложением № 2 к приказу МВД России № 125/2021. Документ должен:
- быть прошитым, пронумерованным и скреплённым подписью руководителя и печатью;
- иметь регистрационный номер и дату начала использования;
- содержать корешок-файл для хранения сопроводительных материалов.
Минимальный набор полей
| № п/п | Дата поступления уведомления | ФИО получателя | Должность / структурное подразделение | Краткое описание подарка (наименование, примерная стоимость) | Дата и место вручения | Срок для передачи в собственность организации (день, месяц) | Регистрационный номер акта приёма-передачи | ФИО ответственного и подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | Зам. начальника управления | Книга, 550 руб. | , г. Москва, МИД РФ | до | Передана в библиотеку учреждения | АПП-05/2026 | Смирнова Н.Н. / подпись |
Порядок действий при получении подарка
- Фиксация факта получения: сотрудник заполняет уведомление по форме (Приложение № 1 к приказу № 125).
- Передача в канцелярию: уведомление подаётся в срок не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки / мероприятия.
- Регистрация: ответственное лицо вносит запись в журнал и присваивает регистрационный номер.
- Оценка и решение:
- если стоимость ≤ 3 000 руб., подарок можно оставить себе;
- если > 3 000 руб., подарок передаётся в собственность организации, после чего возможен выкуп (по заявлению сотрудника) или передача в доход государства;
- непродовольственные сувениры, невозможные к реализации, могут быть уничтожены с составлением акта.
- Оформление акта приёма-передачи: регистрационный номер акта совпадает с номером записи в журнале.
- Хранение: журнал и все приложенные документы хранятся не менее 5 лет.
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Возможные последствия |
|---|---|
| Неуведомление о получении подарка | Дисциплинарное взыскание; при сумме > 3 000 руб. — административный штраф до 50 000 руб. или увольнение по ст. 81 ТК РФ. |
| Отсутствие журнала | Штраф на должностное лицо 5 000–10 000 руб. по КоАП РФ, ст. 19.29. |
| Неверное оформление записи | Обязанность устранить нарушения в срок до 30 дней, проверка прокуратурой. |
Электронный журнал: возможности и ограничения
С 2024 года допускается ведение электронного журнала в корпоративных системах документооборота, если:
- обеспечен контроль целостности данных (электронная подпись, хеш-суммы);
- предусмотрен экспорт в формате PDF/A для долгосрочного хранения;
- есть возможность выдачи заверенной бумажной копии при проверке контролирующих органов.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не регистрировать канцелярскую ручку или блокнот?
- Да, если суммарная стоимость сувениров, полученных за год от одного источника, не превышает 1 000 руб.
- Как быть с подарками в командировке за границей?
- Действуйте по тем же правилам, но учитывайте стоимость в рублях по курсу ЦБ на дату вручения.
- Можно ли оформить уведомление задним числом?
- Только при наличии уважительных причин (больничный, авария) и при условии письменного объяснения сотрудника.
Краткий чек-лист для ответственного лица
- Журнал прошит, пронумерован, подписан руководителем.
- Все пустые поля зачеркнуты.
- Для каждой записи есть подпись сотрудника и ответственного.
- Акты приёма-передачи хранятся в корешке-файле.
- Ежеквартально проводится сверка данных с бухгалтерией по выкупленным/переданным подаркам.
Важно! Все формы и шаблоны можно бесплатно скачать на официальном сайте МВД России или регионального управления архивного дела.
© 2026 Департамент информационной политики. Материал подготовлен на .