Актуально на 19 апреля 2026 г.
Зачем нужен журнал
Журнал поэкземплярного учета носителей ключевой информации — это обязательный первичный документ, который:
- подтверждает законное владение и использование средств криптографической защиты информации (СКЗИ);
- фиксирует полный жизненный цикл каждого носителя (выдача → эксплуатация → возврат → уничтожение);
- служит основанием для лицензионных проверок ФСТЭК/ФСБ;
- является неотъемлемой частью системы управления информационной безопасностью (СУИБ);
Виды журналов
Для обладателя конфиденциальной информации
Ведется в соответствии с Приказом ФАПСИ № 152 от , приложение 2.
Предназначен для организаций, владеющих защищаемой информацией и применяющих СКЗИ.
Для органа криптографической защиты
Таже форма, но приложение 1.
Используется при внешнем заказе услуг СКЗИ у сторонних провайдеров или внутри холдинга, где криптослужба выступает отдельным подразделением.
Электронный журнал
Допустимо дублировать бумажный журнал в электронном виде (Excel/СУИБ/ЭДО), если:
- обеспечен контроль целостности и неизменности записей (ЭЦП, хеш-суммы);
- есть возможность распечатки при проверке;
- доступ разграничен по правам.
Структура типовой формы
Обязательные графы
- № п/п — сквозная нумерация по тексту журнала.
- Наименование СКЗИ / носителя — полное название программного или аппаратного средства (токен, смарт-карта, HDD, eToken, Rutoken ECP и т.д.).
- Серийный номер, номер, указанный производителем или присвоенный при вводе в эксплуатацию.
- Ключевой документ — название/тип (сертификат ключа ЭП, контейнер, лицензия).
- ФИО получателя, сотрудник, которому выдан носитель.
- Должность / подразделение.
- Дата выдачи.
- Подпись получателя.
- Дата возврата / сдачи.
- ФИО принявшего, ответственный за СКЗИ.
- Отметка об уничтожении / списании — дата, способ (шредер, девастатор), акт.
- Примечание — дополнительные сведения (утрата, блокировка, замена).
Пример фрагмента заполнения (образец 2026)
ЖУРНАЛ
поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации,
эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов
для обладателя конфиденциальной информации
ООО «Альфа-Бизнес»
(утв. руководителем )
| № п/п | Наименование СКЗИ/носителя | Серийный номер | Ключевой документ | ФИО получателя | Должность | Дата выдачи | Подпись получателя | Дата возврата | ФИО принявшего | Отметка об уничтожении | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | eToken 5110 JC, 64 КБ | ETOK-2026-001 | Сертификат ключа ЭП № 00A1 | Иванов И.И. | Главный бухгалтер | Активен до | |||||
| 2 | Rutoken ECP 2.0 | RUT-2026-002 | Лицензия на СКЗИ № 12345 | Петрова А.В. | Юрисконсульт | — | |||||
| 3 | USB-HDD «Seagate» 4 ТБ | SEA-2026-003 | Резервная копия ключей | Отдел ИБ | Сидоров Н.Н. | Уничтожен , акт № 4 | Контейнер поврежден |
Пошаговая инструкция по ведению журнала
- Открытие журнала. Завести твердый переплет, прошить, пронумеровать страницы, опечатать печатью «Журнал СКЗИ № __». На титульном листе указать организацию, ответственное лицо, дату начала ведения.
- Регистрация нового носителя. Сразу при поступлении от поставщика внести строку без даты выдачи. Поля «Дата возврата» и «Отметка об уничтожении» оставить пустыми.
- Выдача сотруднику.
- Ознакомить с инструкцией по эксплуатации.
- Внести дату выдачи и подпись сотрудника.
- Сделать ксерокопию страницы для отдела кадров (если ключ ЭП — идентификация пользователя).
- Ежеквартальная проверка. Сверить фактическое наличие носителей с журналом, актировать расхождения.
- Возврат.
- Сотрудник сдает носитель ответственному за СКЗИ.
- Заполняется графа «Дата возврата» и «ФИО принявшего».
- Проверяется целостность (визуально, тестом утилитой).
- Уничтожение.
- Составляется акт о выводе из обращения (форма произвольная, с указанием способа).
- В журнале проставляется дата уничтожения и ссылка на акт.
- Акт хранится 5 лет.
- Закрытие журнала. После заполнения последней строки журнал опечатывается, на титуле ставится отметка «Закончен», хранится не менее 5 лет после последней записи.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Отсутствует подпись получателя | Невозможно доказать, что ключ передан конкретному лицу | Подпись ставится строго в момент выдачи, при отсутствии сотрудника, оформляется доверенность. |
| Не указан серийный номер токена | Нельзя идентифицировать носитель при проверке | Серийник прописывается с корпуса токена, а не с коробки; |
| Одна строка на несколько носителей | Смешение экземпляров, сложности списания | Каждый физический экземпляр = отдельная строка. |
| Запись карандашом | Запись может быть подчищена | Использовать черную/синюю пасть или гелевую ручку. |
Загрузка бланков
Готовые шаблоны 2026 года (в формате DOC и PDF):
- Журнал для обладателя конфиденциальной информации
- Журнал для органа криптографической защиты
- Электронный шаблон Excel с автоподсчетом строк
Контрольные вопросы для самопроверки
- Кто утверждает журнал в вашей организации?
- Какие реквизиты обязательно проверяются при возврате носителя?
- Где хранятся акты об уничтожении ключей?
- Каков срок хранения закрытого журнала?
Если остались вопросы — обращайтесь к вашему специалисту по ИБ или в службу криптографической защиты.