Краткий обзор
Заправочная ведомость, это первичный учётный документ‚ фиксирующий факт выдачи горюче-смазочных материалов (ГСМ) водителям и отражающий движение топлива на предприятии. В 2026 году действуют:
- типовая форма № 50 «Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов» (Госкомстат РФ‚ утв. 2023 г.);
- корпоративные шаблоны в Excel‚ Word и PDF;
- электронная форма для 1С «Управление автотранспортом».
Все шаблоны можно скачать бесплатно без регистрации по прямым ссылкам в конце статьи.
Зачем нужна заправочная ведомость
- Контроль расхода ГСМ — сверяет выданное топливо с нормами и фактическим пробегом.
- Формирование первички — подтверждает расходы в бухгалтерии и налоговой.
- Сведение в единый отчет — данные из ведомости переносят в журнал учета ГСМ и ежемесячный акт списания.
Обязательные реквизиты 2026 года
| № | Реквизит | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Название организации (ИП) | ООО «ТрансГарант» |
| 2 | Вид ГСМ (марка) | АИ-95-К5 |
| 3 | Номер путевого листа | PL-031-221 |
| 4 | Ф. И. О. водителя | Иванов С. В. |
| 5 | Выдано‚ л | 42‚5 |
| 6 | Остаток на конец дня‚ л | 8‚0 |
| 7 | Должностные лица | Механик‚ кладовщик‚ водитель |
Форматы документов
Excel-шаблон с формулами
Самый популярный вариант. Включает:
- автоматический расчёт нормативного и фактического расхода;
- проверку остатков на складе;
- график для накопительного итога за месяц.
Скачать: zaprav_vedomost_2026.xlsx (15 КБ)
Word-образец
Удобен для печати на 1 листе А4. Применяют в малых автопарках без электронного учета.
Скачать: zaprav_vedomost_2026.docx (24 КБ)
PDF-формат (Республика Беларусь)
Используется в Республике Беларусь и содержит гербовые элементы. Заполняется от руки или в Adobe Acrobat.
Скачать: zaprav_vedomost_2026_by.pdf (120 КБ)
Как правильно заполнить ведомость: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Внесите дату и номер ведомости‚ например « № 12».
- Шаг 2. Укажите марку ГСМ (дизельное топливо Евро-5‚ АИ-92‚ газ ПБТ и др.).
- Шаг 3. Заполните строки по каждому водителю:
- фамилия-инициалы;
- номер автомобиля;
- путевой лист № и дату.
- Шаг 4. Укажите колонку «Выдано по норме» (по путевому листу) и «Фактически выдано».
- Шаг 5. Рассчитайте остаток по формуле:
Остаток = Остаток предыдущий + Заправлено − Расход по норме - Шаг 6. Поставьте подписи:
- кладовщик (ответственный за склад ГСМ);
- механик (контролёр эксплуатации);
- водитель (получатель).
Интеграция с 1С: Управление автотранспортом
Если вы используете 1С: УАТ 3.2‚ то:
- в разделе «Топливо → Документы → Заправочная ведомость» создайте новый документ;
- загрузите Excel-шаблон (кнопка «Загрузить из файла»);
- подтвердите списание, программа автоматически сформирует проводки по счету 10.3.
Актуальные изменения в 2026 году
Новые нормы расхода
Приказ Минтранса РФ № 130-ФЗ от ввёл повышающие коэффициенты:
- +5 % при эксплуатации в городах-миллионниках;
- +8 % при использовании климатической системы круглый год.
Электронная подпись
С ведомость‚ оформленную в Excel‚ достаточно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в системе «Контур. ЭДО» или «СБИС».
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Не указан остаток на конец дня | Расхождение с кассой склада | Добавить формулу остатка в Excel |
| Одна ведомость на разные марки ГСМ | Неверный расчёт норм | Разделить на отдельные ведомости |
| Отсутствуют подписи двух лиц | Документ не будет принят в налоговой | Подписать кладовщика и механика |
Быстрая загрузка всех актуальных форм
Архив «Все бланки 2026» (zip‚ 1‚2 МБ):
- zaprav_vedomost_2026_all;zip
Контакты и техподдержка
Остались вопросы? Пишите в Telegram-канал @ArsenalAnalitik74 или на e-mail: support@arsenal-analitik74.ru. Мы оперативно проконсультируем по заполнению и подскажем‚ как интегрировать ведомость в вашу учётную систему.