Одно из самых ответственных и «чувствительных» операций в бухгалтерии — это выплата заработной платы наличными из кассы․ Даже небольшая ошибка в проводке может привести к расхождению в учёте, недоимкам по налогам и штрафам․ Ниже разберёмся, как отразить в учёте выдачу зарплаты из кассы по платёжным ведомостям, какие документы нужно оформить, а какие типичные ошибки лучше избежать․
Что такое «платёжная ведомость» и зачем она нужна
Платёжная ведомость — это первичный документ, который подтверждает ручную выдачу наличных денег работникам․ Её составляют в двух экземплярах:
- Первый экземпляр — остаётся в бухгалтерии и прилагается к кассовому отчёту;
- Второй экземпляр — выдаётся работнику на руки как подтверждение получения зарплаты․
Форма № Т-49 «Платёжная ведомость на выдачу заработной платы» утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от г․ и содержит:
- ФИО сотрудника;
- Сумму к выдаче «на руки» (с учётом НДФЛ, алиментов и прочих удержаний);
- Расписку в получении либо пометку «депонент»․
Проводки на выплату зарплаты из кассы
Вся «механика» сводится к двум шагам:
- Деньги получены из банка (если зарплатный проект не используется);
- Деньги выданы работникам из кассы по ведомости․
Снятие наличных из банка для выдачи зарплаты
Банк оформляет чек, а кассир составляет приходный кассовый ордер (ПКО) № КО-1․
Дт 50 «Касса» Кт 51 «Расчётный счёт»
Основание: чек, платёжное поручение, справка банка․
Выдача зарплаты по платёжной ведомости
В день, когда сотрудники получают деньги, кассир оформляет расходный кассовый ордер (РКО) № КО-2․
Дт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» Кт 50 «Касса»
Основание: платёжная ведомость (форма № Т-49)․
Если работник не явился за зарплатой (депонирование)
Сумму, не выданную в течение 3 рабочих дней, возвращают на расчётный счёт:
Дт 51 «Расчетный счёт» Кт 50 «Касса»
Затем депонентам начисляют деньги заново и выдают уже отдельной ведомостью:
Дт 76 «Расчёты с депонентами» Кт 50 «Касса»
Пошаговый алгоритм для бухгалтера
- За 3–5 дней до выплаты формируем платёжную ведомость в программе (1С, «Консультант+» и т․д․)․
- Закрываем налоги: сверяем удержанный НДФЛ, страховые взносы․
- Снимаем наличные: составляем платёжку в банк, получаем чек, делаем ПКО․
- Выдаём деньги: сотрудник расписывается в ведомости или мы ставим штамп «депонент»․
- Сдаём кассовый отчёт: приход и расход должны совпадать․
- Остаток (если депоненты) — возвращаем в банк или храним в сейфе, но не более 5 дней․
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Неверная сумма в платёжке | Недостаток или избыток в кассе | Сверять расчёт зарплаты и ведомость до снятия наличных |
| Отсутствие подписи работника | Невозможно доказать факт выплаты | Просить лично расписаться или делать пометку «неявка» и депонировать |
| Проводка Dt 70 – Kt 51 вместо 50 | Расхождение по счёту 50, ошибка в кассовой дисциплине | Использовать только Dt 70 – Kt 50 при выдаче наличными |
Пример из практики (короткий кейс)
ООО «ТехноСервис» 25 апреля 2026 г․ выплачивает зарплату за март 2026 г․:
- Начислено: 1 200 000 ₽
- НДФЛ 13 %: –156 000 ₽
- К выдаче: 1 044 000 ₽
Действия бухгалтера:
- Снял из банка 1 044 000 ₽: Дт 50 – Кт 51․
- Выдал по ведомости 1 020 000 ₽: Дт 70 – Кт 50․
- Депонировано 24 000 ₽ (2 человека не явились): Дт 51 – Кт 50․
- Через 10 дней выдал депонентам: Дт 76 – Кт 50․
Краткое резюме
Чтобы операция «выдана из кассы по платёжным ведомостям заработная плата» была отражена без ошибок, достаточно соблюдать три правила:
- Использовать корректную проводку Дт 70 – Кт 50;
- Оформлять двойную подпись в платёжной ведомости (кассир + работник);
- Вовремя депонировать неполученные суммы и возвращать их в банк․
Соблюдая эти простые шаги, вы избежите штрафов от ФНС и Росфинмониторинга, а также обеспечите прозрачность расчётов с персоналом․
Справочно: актуальность данных — апрель 2026 г․ Подзаконные акты могут измениться; перед применением сверяйтесь с официальными источниками ФНС и ЦБ РФ․