Дата публикации: 19 апреля 2026 г.

Что регулирует срок хранения?

Основной нормативный акт — статья 230.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Именно она устанавливает обязанность работодателя сохранять второй экземпляр утверждённого акта о несчастном случае со всеми приложенными материалами расследования в течение 45 лет.

Кто именно должен хранить документы?

• Работодатель, на территории которого произошёл инцидент.
• Его уполномоченный представитель (например, специализированная служба охраны труда или внешняя кадровая компания, если такое решение приняла комиссия по расследованию).
• Образовательные организации — если несчастный случай произошёл с обучающимся, второй экземпляр акта передаётся именно в учебное заведение и также хранится 45 лет.

Какие именно документы подпадают под 45-летний срок?

1. Утверждённый акт формы Н-1 (или Н-1С при затяжном расследовании).
2. Все материалы расследования:
   • приказ о создании комиссии;
   • протоколы опросов свидетелей;
   • заключения экспертов и специалистов;
   • фотофиксация места происшествия;
   • медицинские заключения;
   • технические отчёты и иные документы, приложенные к акту.
3. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Откуда взялась цифра «45 лет» и почему важно не сокращать срок?

В нормативной базе действительно встречаются и более «мягкие» сроки — например, 5 или 10 лет для некоторых категорий документов.
Однако именно 45 лет закреплены в ТК РФ и подтверждены:

• Приказом Минтруда России № 537н (ред. 2024 г.);
• Перечнем типовых управленческих документов, утверждённым Росархивом.

Если документы уничтожить досрочно, это квалифицируется как административное правонарушение по статье 13.20 КоАП РФ (нарушение порядка хранения документов).
Штрафы для должностных лиц — до 5 000 рублей, для юрлиц — до 50 000 рублей.
В ряде случаев возможна и уголовная ответственность, если при этом скрыты обстоятельства тяжкого вреда здоровью.

Как правильно организовать хранение?

Формирование дела

Все материалы расследования сшиваются в отдельное дело, заверяются подписью председателя комиссии и печатью организации.
На обложке проставляется индекс:

 Дело № ___
 «Акт и материалы расследования несчастного случая
 от 19 апреля 2026 г. № Н-1/26-НС»

Учёт и передача в архив

• В журнале регистрации несчастных случаев делается запись с указанием номера акта и места хранения.
• Дело передаётся в структурное подразделение по делопроизводству или в архив.
• В картотеке архива заводится карточка с контрольным сроком «45 лет».

Электронная копия

Не запрещено дополнительно создавать электронный образ дела (сканирование в формате PDF/A).
Однако бумажный оригинал все равно обязан храниться 45 лет — электронная версия не может его заменить.

Что делать при реорганизации или ликвидации компании?

При реорганизации (слиянии, присоединении, выделении) вся документация передаётся правопредшественнику.
При ликвидации, в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации (п. 7 Правил ГА РФ, утв. приказом Минкультуры № 536).
При этом срок хранения не сокращается;

Контакты для консультаций

Если остались вопросы по срокам хранения или оформлению актов, обращайтесь:
• Горячая линия КонсультантПлюс: ###-###-####
• Росархив: rusarchives.ru

Материал подготовлен на основе актуальных нормативных документов по состоянию на г.