Краткий вывод: При упрощённой системе налогообложения (УСН) возврат подотчётных средств, полученных от работника, не считается доходом организации, если возврат сопровождается надлежащими документами, подтверждающими, что деньги были получены в качестве возврата, а не как поступление от реализации товаров, работ или услуг. Однако в случае отсутствия подтверждающих документов суд может признать такие поступления доходом, что приводит к доначислению налога;

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Судебная практика 2025‑2026 гг.
3. Учёт в бухгалтерском деле
4. Практические рекомендации
5. Вопросы и ответы

Нормативно‑правовая база

Для определения, относится ли возврат подотчётных сумм к доходу, необходимо опираться на следующие нормативные акты:

• Налоговый кодекс РФ (НК РФ):
  • Ст. 251 (2) – определяет, какие организации могут применять УСН с объектом «доходы». Важно, что субсидии и иные целевые поступления могут быть отнесены к выручке, если они не являются целевыми выплатами.
  • Ст. 346.11 (5) – налоговый агент обязан удерживать НДФЛ с доходов работников.
  • Ст. 226 НК РФ – порядок исчисления и удержания НДФЛ.
  • Ст. 123 (20 % от суммы неуплаченного налога) – штраф за не удержанный налог.
• Постановление ПФР № 44‑н – порядок учёта авансов и подотчётных сумм.
• Методические указания Минфина РФ от № МИУ‑6 «Учет подотчётных сумм при УСН».

Ключевой момент: доходом считается полученный в расчётный счёт денежный эквивалент, если он связан с предпринимательской деятельностью. Возврат средств, выданных под отчёт, не связан с оказанием услуг, если подтверждены документы возврата.

Судебная практика (2025‑2026 гг.)

Судебные решения, опубликованные в КонсультантПлюс (март‑апрель 2026 г.), показывают, как суды трактуют возврат подотчётных сумм:

1. Дело № А40‑2025/2322 (Московский районный суд, ):
   • Общество на УСН «доходы» получило возврат средств, выданных сотруднику под отчёт. Суд признал доначисление налога правомерным, так как налогоплательщик не представил письменных подтверждений (акт возврата, расписка, бухгалтерские проводки).
2. Дело № А31‑2025/1478 (Арбитражный суд Санкт‑Петербурга, ):
   • Организация представила акты возврата, письма‑подтверждения от работника, а также запись в бухгалтерском регистре «Возврат подотчётных сумм». Суд признал, что такие поступления не входят в налоговую базу.
3. Дело № А12‑2026/0185 (Суд Дальневосточного округа, ):
   • Суд отметил, что возврат средств, полученных в виде субсидий на содержание незаселённой жилой площади, относится к выручке, т.к. субсидия является доходом организации.

Таким образом, ключевой фактор – наличие документального подтверждения (акт, расписка, банковская выписка, бухгалтерская проводка) и доказательство того, что возврат не связан с реализацией товаров/услуг.

Учёт в бухгалтерском деле

Проводки при выдаче подотчётных сумм

Проводки при возврате (успешное подтверждение)

В бухгалтерском регистре «Прочие поступления» такие операции не фиксируются как доход, а отражаются в субсчёте 71. При отсутствии возврата (или при его неполном возврате) создаётся дебиторская задолженность, которая учитывается в разделе «Дебиторская задолженность» и не включаеться в доход до момента списания как безвозвратный доход.

Проводки при невозможности возврата (сотрудник уволен)

Важно: решение о списании безвозвратной суммы должно быть оформлено протоколом и подписью руководителя, иначе налоговая инспекция может трактовать её как «незарегистрированный доход».

Практические рекомендации

• Оформление выдачи:
  • Составляйте акт выдачи подотчётных средств с указанием цели, суммы, ФИО сотрудника и даты.
  • Собирайте расчётные листы (расходный отчет) в течение установленного срока (не более 30 дней).
• Оформление возврата:
  • Подписывайте акт возврата (дата, сумма, подписи обеих сторон).
  • Записывайте возврат в бухгалтерском журнале как корректировку по счёту 71.
  • Если возврат осуществляется через банковскую карту, сохраняйте выписку и сопроводительное письмо.
• Хранение документов:
  • Все акты, расписки, отчётные листы храните минимум 5 лет (пункт 5 ст. 122 НК РФ).
  • Электронные копии допускаются, если они подписаны электронной подписью.
• Контроль за сроками:
  • Устанавливайте внутренний срок возврата (например, 10 рабочих дней).
  • При просрочке – формируйте документ о взыскании и учитывайте как дебиторскую задолженность.
• Налоговый учёт:
  • При УСН «доходы» – не включайте возврат в доход, если есть подтверждающие документы.
  • При УСН «доходы минус расходы» – возврат отражается только в составе расходов (корректировка расходов), а не в доходах.
• Внутренний регламент:

  Разработайте приказ «О порядке выдачи и возврата подотчётных сумм», где будут прописаны:

  • Лимиты выдачи (не более 10 % от месячной выручки).
  • Ответственный за контроль (главный бухгалтер).
  • Штрафные санкции за несвоевременный возврат.

Вопросы и ответы

Возврат подотчётной суммы, отмеченный в бухгалтерии как «прочие поступления», считается доходом?

Только если в налоговой декларации указать её в доходах и если нет подтверждающих документов. При правильном оформлении (акт возврата) запись в «прочие поступления» должна быть заменена на корректирующую проводку по счёту 71, и в декларацию эта сумма не включается.

Что делать, если сотрудник уволился и не вернул деньги?

Составьте протокол о невозможности возврата, подпишите его руководителем и бухгалтером, отразите в учёте как списание безвозвратной суммы (счёт 91). При этом в налоговой декларации данная сумма будет включена в доход (УСН «доходы») или уменьшит расходы (УСН «доходы минус расходы») в зависимости от выбранного объекта налогообложения.

Можно ли списать подотчётную сумму как расходы?

Нет. Подотчётные суммы – это авансы, а не расходы. Их списание в расходы возможно только после подтверждения фактического расходования (чек, накладная, договор). Если сумма возвращена, она не является расходом.

Как отразить в декларации УСН возврат, полученный через банковскую карту?

В декларации УСН (форма 2‑НДФЛ) необходимо указать в разделе «Корректировка доходов» строку «Возврат авансов и подотчётных сумм», указав сумму возврата и ссылку на документ (акт возврата). При отсутствии такого указания возврат будет автоматически учтён как доход.

Нужно ли удерживать НДФЛ с возврата подотчётных сумм?

Нет. Возврат – это возврат ранее выданных средств, а не доход работника. НДФЛ удерживается только с реального дохода работника (зарплата, премия, вознаграждение).

Возврат подотчётных сумм не является доходом при условии, что:

1. Существует документальное подтверждение возврата (акт, расписка, банковская выписка).
2. Проведены корректные бухгалтерские проводки (корректировка по счёту 71).
3. В налоговой декларации указана соответствующая корректировка и нет попытки отнести сумму к «прочим доходам».

Если хотя бы один из перечисленных пунктов нарушен, налоговая инспекция вправе признать возврат облагаемым доходом, что влечёт доначисление налога, пени и штрафов (ст. 123 НК РФ). Поэтому организациям, использующим УСН, рекомендуется:

• Ввести строгий регламент выдачи и возврата подотчётных сумм.
• Обеспечить своевременное оформление актов и их хранение.
• Обучать бухгалтерию правильному отражению операций в учете и налоговой декларации.

Только системный подход к документированию и учёту позволяет избежать риска признания возврата подотчётных средств доходом и связанных с этим налоговых последствий.

Источник: КонсультантПлюс (раздел «Возврат подотчетных сумм при УСН доход», 03‑04 2026), форум Бухгалтер Онлайн (вопрос № 526200, 2025), методические указания Минфина РФ от .