Что такое «визовый экземпляр» и зачем он нужен?
Визовый экземпляр (или визовая копия) — это отдельный лист или копия документа‚ на которой проставляются визы согласования всех заинтересованных должностных лиц. Он не подменяет оригинал‚ а дополняет его‚ позволяя отслеживать‚ кто и когда дал «добро» на утверждение или реализацию документа.
Визирование: основные понятия
Что такое «виза» в документе?
В управленческой и кадровой практике виза — это краткая подпись-отметка должностного лица‚ выражающая:
- Согласие с проектом (например‚ «Согласовано»);
- Резолюцию (например‚ «К исполнению»);
- Ограничения или условия (например‚ «При условии согласования с юристом»).
Где физически размещается визовый экземпляр?
| Вариант размещения | Когда применяется |
|---|---|
| Оборот последнего листа оригинала | Если на лицевой стороне места нет |
| Отдельный лист «Визирование» | Для сложных проектов (бизнес-планы‚ приказы по основной деятельности) |
| Копия‚ отправляемая по почте | Когда подлинник уходит адресату‚ а согласование продолжается |
Пошаговая инструкция: как оформить визовый экземпляр
- Определить перечень согласующих, составляет ответственный исполнитель.
- Выделить место для виз:
- Если места на лицевой стороне нет — используйте оборот последнего листа.
- Если документ многостраничный и сложный, приложите отдельный лист согласования.
- Заполнить шапку листа:
ВИЗОВЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР
К документу «___»‚ №___‚ дата ____
Автор: _____________ - Проставить визы — каждое должностное лицо ставит подпись‚ расшифровку ФИО‚ дату и должность.
- Сохранить оригинал и визовый экземпляр вместе — они образуют единое дело.
Пример визового листа
ВИЗОВЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР К документу «Приказ о проведении инвентаризации»‚ № 15-26/04‚ Автор: Зам. директора по экономике И.В. Петрова ┌──────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┐ │ Должность │ ФИО │ Подпись │ Дата │ ├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────────┤ │ Глав. бухгалтер│ Сидорова Н.К. │ ____________ │ │ │ Юрист │ Романов А.А. │ ____________ │ │ │ Нач. отдела │ │ │ │ │ снабжения │ Лунина Т.П. │ ____________ │ │ └──────────────┴──────────────┴──────────────┴──────────────┘
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: ставить визы на первом листе‚ где есть свободное место.
Решение: визируйте только последний лист или отдельный лист‚ чтобы не путать читателей. - Ошибка: не указывать‚ к какому документу относится лист.
Решение: всегда заполняйте шапку «К документу…». - Ошибка: передавать оригинал без виз.
Решение: используйте визовый экземпляр-копию для внутреннего согласования‚ а подлинник отправьте только после получения всех виз.
Когда визовый экземпляр обязателен
В соответствии с требованиями делопроизводства визовый экземпляр обязателен при:
- оформлении приказов по основной деятельности;
- утверждении бизнес-планов‚ инвестиционных программ;
- согласовании изменений в штатном расписании;
- выпуске локальных нормативных актов (ПВТР‚ положений‚ инструкций).
Визовый экземпляр — это удобный инструмент согласования‚ который позволяет сохранить оригинал чистым‚ отследить всех согласующих и ускорить утверждение документа. Главное — чётко обозначить‚ к какому документу он относится‚ использовать отдельный лист или оборот последнего листа‚ а после завершения процедуры хранить визовый экземпляр вместе с подлинником как единое целое.