Сегодня: 06:43:43
Что такое «ведомственные перечни» и зачем они нужны
Ведомственные перечни, это официальные документы, в которых:
- систематизированы виды документов, возникающие в деятельности конкретного федерального органа власти или подведомственных ему организаций;
- указаны сроки хранения (в т.ч. для бумажных и электронных носителей);
- закреплены правила передачи документов в архивные подразделения и государственные/муниципальные архивы.
Ими дополняют общий Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от № 236.
Если вопрос регулируется и типовым, и ведомственным перечнем, приоритет отдаётся ведомственному (п. 3 Инструкции к Перечню № 236).
Кому обязательно ведомственный перечень
Обязателен для:
- федеральных министерств и ведомств;
- их территориальных органов;
- подведомственных федеральным органам организаций.
Остальные юрлица могут использовать только типовой Перечень № 236, но при этом вправе разработать собственный ведомственный перечень (ч. 3 ст. 6 ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле»).
Как создаётся ведомственный перечень
- Подготовка проекта. Курирует служба делопроизводства/архивной службы ведомства совместно с ВНИИДАД.
- Экспертиза ценности. Документы, выносимые на постоянное хранение, проходят обязательную экспертизу (ЭПК).
- Согласование с Росархивом и (при необходимости) с Минюстом России.
- Утверждение приказом руководителя ведомства и официальное опубликование.
Сроки:
— первый этап должен был завершиться до конца 2020 г.;
— второй — не позднее I квартала 2022 г.
Реально из-за пандемии и организационных причин многие ведомства завершили работу лишь в 2024–2025 гг.
Уже действующие ведомственные перечни (актуально на апрель 2026 г.)
| Орган / Ведомство | Номер, дата приказа | Ключевые особенности |
|---|---|---|
| ФССП России | Приказ от № 259 | Документы о принудительном исполнении судебных актов: постоянное хранение — акты о невозможности взыскания; 75 лет — исполнительные производства о взыскании алиментов и имущественных споров. |
| Банк России | Положение Банка России и Росархива от № 1/801-П | Для кредитных организаций: 5–10 лет — первичные платёжные документы; 20 лет — договоры банковского счёта; постоянно — лицензионные дела. |
| ФНС России | Приказ ФНС от № ЕД-7-8/868@ (ред. 2023) | Налоговая отчётность: 5 лет — первичные документы, 10 лет — декларации, 25 лет, акты выездных проверок, постоянно — дела о ликвидации юрлиц. |
Актуальный список действующих ведомственных перечней публикуется на сайте Росархива в разделе «Нормативные правовые акты».
Как применять: алгоритм для практика
- Определите, к какому ведомству принадлежит ваше предприятие.
- Проверьте, утверждён ли уже ведомственный перечень (см. таблицу выше).
- Если перечень есть, пользуйтесь им. Сроки, указанные в нём, заменяют аналогичные строки из Перечня № 236.
- Если перечня нет, продолжайте применять Перечень № 236.
- При разработке номенклатуры дел в графе «Срок хранения» указывайте точную статью ведомственного (или типового) перечня.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли утвердить акты о выделении к уничтожению «задним числом»?
Нет. Приказ Росархива № 236 требует пересчёта сроков с 18 февраля 2020 г. Акты, составленные ранее и содержащие устаревшие сроки, нужно переоформить.
Вопрос 2: Что делать, если документ пропал из Перечня 2019 года?
Смотрите аналогичную по смыслу статью или пользуйтесь перечнем 2010 года, пока ведомственный перечень не внесёт корректив. При сомнениях — проводите ЭПК.
Вопрос 3: Как обосновать сокращение постоянного срока до 5 лет ЭПК?
Это экспериментальный механизм (пояснения ВНИИДАД). В акте экспертизы прописывают:
- низкую информационную ценность;
- наличие полных дубликатов в вышестоящем архиве;
- реальную экономию бюджета на хранение.
Что ждать дальше: прогноз до конца 2026 года
- Росархив планирует утвердить обновлённый типовой Перечень (проект 2025 г.) — возможно, в III квартале 2026 года.
- Все федеральные ведомства должны будут актуализировать или разработать свои ведомственные перечни, иначе при проверке Росархива им выставят нарушения (ст. 13.20 КоАП РФ).
- Ожидается расширение перечня электронных форм документов: добавятся NFT-токены, смарт-контракты и документы из систем «Госуслуги.РФ».
Полезные ссылки и чек-лист для скачивания
- Типовой Перечень № 236 с Инструкцией (PDF, 1,3 МБ)
- Каталог актуальных ведомственных перечней (Контур-Норматив)
- Чек-лист «Как проверить свою номенклатуру дел» (XLSX)
Статья подготовлена на основании официальных источников Росархива, ВНИИДАД и судебной практики.