Актуально на 19 апреля 2026 г. Ведомость выдачи материалов (форма 0504210) – первичный бухгалтерский документ, который оформляет выдачу материальных ценностей со склада учреждения (бюджетной, автономной или казённой организации) подотчётным лицам или внутренним подразделениям. В статье разобраны:
- законодательные основания использования формы 0504210;
- ключевые реквизиты и правила их заполнения;
- пошаговый образец заполнения ведомости;
- кто подписывает и как хранится документ;
- где скачать бесплатный бланк в формате Excel и PDF.
Нормативная база
Форма 0504210 утверждена Приказом Минфина РФ от № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов, применяемых органами государственной власти, органами местного самоуправления и государственными (муниципальными) учреждениями». Применяется с 27 сентября 2020 года вместе с внесёнными изменениями (Письмо Минфина РФ № 02-07-07/78904 от ).
Когда и зачем применяется ведомость 0504210
- Цель: оформление факта передачи материалов (канцелярия, ГСМ, стройматериалы, запчасти и т. д.) из кладовой подотчётному лицу либо внутреннему подразделению для нужд учреждения.
- Важно: если материалы выдаются на возвратную основу (например, инвентарь на мероприятие), то используют форму 0504042 «Ведомость выдачи и возврата материальных ценностей».
Структура бланка 0504210
| Реквизит | Содержание |
|---|---|
| ОКУД | 0504210 |
| Наименование учреждения | Полное наименование по учредительным документам |
| ОКПО | Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций |
| Дата | Число, месяц, год выдачи |
| Структурное подразделение | Кому выдаются материалы (кафедра, отдел, служба) |
| Таблица | Наименование, код, количество, цена, сумма, личные подписи получателей |
| Подписи | Главный бухгалтер, материально-ответственное лицо, получатели |
Пошаговый образец заполнения
Ниже приведён пример заполнения ведомости 0504210 для выдачи канцелярских товаров отделу кадров ГБОУ «Школа № 15»:
ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА НУЖДЫ УЧРЕЖДЕНИЯ Форма по ОКУД 0504210 Учреждение (централизованная бухгалтерия) ГБОУ «Школа № 15» Код по ОКПО 12345678 Структурное подразделение Отдел кадров Дата 19 апреля 2026 г. № п/п | Наименование материальных ценностей | Код по КОСГУ | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. | Личная подпись получателя 1 | Бумага офисная А4, 500 листов | 221 | пачка | 5 | 180,00 | 900,00 | Иванов И.И. 2 | Ручки шариковые синие | 221 | шт. | 50 | 12,00 | 600,00 | Петрова Н.П. ИТОГО: X X X X 1 500,00 руб. Сумма прописью: Одна тысяча пятьсот рублей 00 копеек Материальные ценности выдал: Складской кладовщик (должность) /Сидорова Л.М./ (подпись) (расшифровка) Проверил и разрешил расход: Главный бухгалтер /Смирнова И.В;/ (подпись) (расшифровка)
Кто подписывает и отвечает
- Материально-ответственное лицо (кладовщик) – заполняет реквизиты, подписывает строку «Материальные ценности выдал».
- Главный бухгалтер – контролирует правильность цен, соответствие КОСГУ и подписывает «Проверил и разрешил расход».
- Получатели – ставят личные подписи в колонке «Личная подпись получателя». Подпись подтверждает факт получения ценностей.
Учёт и хранение
- Один экземпляр – в бухгалтерию (корешок остаётся в книге складского учёта).
- Срок хранения – 5 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
- Для электронного документооборота можно использовать электронную подпись по ГОСТ Р 34.10-2012.
Где скачать бесплатный бланк
Ниже ссылки на официальные и проверенные ресурсы (все файлы актуальны на ):
- Бланк формы 0504210 (Excel) – КонсультантПлюс
- Скачать пустой бланк в Excel (Kontur)
- PDF-образец заполненной ведомости – Buh.ru
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Как правильно |
|---|---|
| Отсутствует КОСГУ | Указывать код, соответствующий виду расходов (221, 340 и др.) |
| Не прописали сумму словами | Обязательно прописывать итог «прописью» |
| Подпись поставил только кладовщик | Должна быть подпись главного бухгалтера и всех получателей |
| Заполняли шариковой ручкой светлых цветов | Использовать чёрную или синюю пасту, писать разборчиво |
Краткий чек-лист перед сдачей в бухгалтерию
- ✅ Дата и номер документа указаны.
- ✅ Все материальные ценности перечислены с кодами КОСГУ.
- ✅ Цены и количество сверены с данными склада.
- ✅ Все подписи стоят.
- ✅ Бланк не содержит помарок и зачёркиваний.
Грамотное оформление ведомости выдачи материалов по форме 0504210 позволяет избежать претензий аудиторов, ускоряет списание материалов на затраты и повышает дисциплину материального учёта. Скачайте бланк, используйте наши образцы и не забывайте проверять чек-лист перед сдачей документа в бухгалтерию.
Быстрый доступ: Скачать актуальный бланк 0504210