Ведение ведомости (журнала) проведения инструктажей по пожарной безопасности является обязательным требованием для всех организаций, подпадающих под действие Приказов МЧС России (в частности, Приказ № 806 от , Приказ № 1120 от и др.).
Отсутствие правильно оформленного журнала может привести к административной ответственности по ст. 20.4 КоАП РФ, а также к проблемам при проверках органов государственного пожарного надзора.
Правовая база
- Приказ МЧС России № 806 от г. – устанавливает требования к содержанию и оформлению журналов инструктажей.
- Приказ МЧС России № 1120 от г. – вводит форму «Ведомость проведения инструктажей по пожарной безопасности», обязательную с г.
- Федеральный закон «О пожарной безопасности» (№ 123-ФЗ) и Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) – определяют необходимость проведения вводного, первичного, повторного, целевого и внепланового инструктажей;
Что такое ведомость инструктажа?
Ведомость (или журнал) – это регистратор всех проведённых инструктажей в организации. В ней фиксируются:
- Дата и время проведения инструктажа;
- Вид инструктажа (вводный, первичный, повторный, целевой, внеплановый);
- Список работников, прошедших инструктаж, с указанием ФИО и должности;
- Сведения о лице, проводившем инструктаж (должность, ФИО, подпись/ЭП);
- Темы и основные положения инструктажа;
- Подтверждение ознакомления (подписи работников или отметка об электронном подтверждении).
Структура образца ведомости
Ниже представлен рекомендованный образец ведомости, который полностью соответствует требованиям Приказа МЧС № 1120 (приложение 1). Форма может использоваться как в бумажном виде, так и в электронном (с электронной подписью).
Скачать готовый шаблон (DOCX / XLSX): Vedomost_2025.docx | Vedomost_2025.xlsx
| № п/п | Дата и время | Вид инструктажа | Тема / Содержание | Список работников (ФИО, должность) | ФИО инструктора | Подпись инструктора (ЭП) | Подпись(и) работников (ЭП) | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | г. 09:00 | Вводный | Общие требования пожарной безопасности, порядок эвакуации | Иванов И.И., инженер‑технолог; Петрова А.С., оператор станка № 3 | Сидоров В.В. | ЭП | ЭП | — |
| Заполняется по мере проведения инструктажей | ||||||||
Пояснения к колонкам
- № п/п – последовательный номер записи.
- Дата и время – указывается точная дата и время начала инструктажа.
- Вид инструктажа – выбирается из списка: вводный, первичный, повторный, целевой, внеплановый.
- Тема / Содержание – кратко формулируются основные вопросы, рассмотренные на инструктаже.
- Список работников – каждый работник указывается в отдельной строке, указывая ФИО и должность.
- ФИО инструктора – лицо, уполномоченное проводить инструктаж (обычно специалист по ПБ).
- Подпись инструктора (ЭП) – в бумажном виде – подпись, в электронном – электронная подпись.
- Подпись(и) работников (ЭП) – подписи всех присутствующих; при электронном учёте – отметка об ознакомлении в системе.
- Примечания – возможность указать особенности (например, отсутствие работников, необходимость повторного инструктажа).
Как правильно заполнять ведомость
4.1 Подготовительный этап
- Разработать локальный Порядок обучения мерам пожарной безопасности (см. Приказ МЧС № 1120). В нём фиксируются сроки и виды инструктажей для каждой категории персонала.
- Назначить ответственных за проведение инструктажей (специалисты ПБ, руководители подразделений).
- Утвердить образец ведомости и разместить его в доступном месте (бумажная копия – в архиве, электронная – в системе документооборота).
4.2 Проведение инструктажа
- Перед началом убедитесь, что все присутствующие получили приглашение/уведомление о времени и месте проведения.
- Проведите инструктаж согласно утверждённой программе.
- После завершения составьте запись в ведомости, заполнив все обязательные поля.
- Получите подписи (или электронные отметки) от всех участников.
4.3 Последующая работа с документом
- Проверьте корректность заполнения (правильные даты, полные ФИО, подписи).
- Сохраните бумажный оригинал в закрытом, но доступном для проверяющих месте (например, в кабинете руководителя службы ПБ).
- При электронном ведении – загрузите файл в систему с указанием версии и даты последнего изменения.
- Регулярно (не реже одного раза в год) проводите ревизию журнала и проверяйте полноту записей.
Электронный vs бумажный вариант
| Критерий | Бумажный вариант | Электронный вариант (с ЭП) |
|---|---|---|
| Доступность | Требуется физический доступ к архиву | Доступ через корпоративную ДИО (доступно из любой точки сети) |
| Подписи | Ручные подписи, возможность подделки | Электронная подпись – юридически значимая, проверяемая автоматически |
| Хранение | Необходимо обеспечить условия защиты от влаги, огня | Хранится в резервных копиях, шифрование |
| Контроль изменений | Труднее отследить, требуется журнал исправлений | Система версионирования фиксирует каждый ввод/изменение |
| Проверки органов | Предоставление бумажных копий | Экспорт в PDF с подписью, быстрый доступ |
С г. рекомендовано использовать электронный вариант в соответствии с Приказом МЧС от г. № 1120, однако закон допускает и бумажный формат, если он соответствует требованиям к подлинности и достоверности.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вести отдельный журнал для каждого вида инструктажа?
- Не обязательно. В одном журнале могут фиксироваться все виды инструктажей – достаточно правильно указывать тип в соответствующей колонке.
- Можно ли объединять в одну запись несколько работников?
- Да, если инструктаж проводился одновременно и все участники ознакомились с тем же материалом. При этом в колонке «Список работников» указываются ФИО и должности каждого.
- Как оформить запись о инструктаже, проведённом удаленно (видеоконференция)?
- Указывайте дату, время, вид инструктажа, тему и в колонке «Список работников» перечисляйте всех участников. В колонке «Примечания» отмечайте способ проведения (Zoom, Teams и т.п.). Подписи могут быть электронными в виде отметки в системе видеоконференций.
- Сколько времени хранить журнал?
- Согласно нормативным требованиям, документы по пожарной безопасности хранятся не менее 5 лет после окончания их действия, либо в течение срока, установленного локальными нормативными актами организации.
- Что делать, если в журнале обнаружена ошибка?
- Оформьте акт исправления (в бумажном виде) с указанием причины, даты исправления, подписью ответственного лица и внесите корректировку в электронный вариант, сохранив обе версии.
Практические рекомендации
- Автоматизируйте процесс. Используйте готовый Excel‑шаблон с формулами подсчёта количества проведённых инструктажей за период.
- Назначьте ответственного за журнал. Как правило, этим занимается специалист по пожарной безопасности или руководитель отдела охраны труда.
- Регулярно проверяйте полноту записей. Делайте контрольный лист «Все работники прошли вводный инструктаж – да/нет».
- Обучайте сотрудников работе с электронными подписями. Это ускорит процесс оформления инструктажей в дистанционном режиме.
- Сохраняйте резервные копии. При электронном ведении делайте копию на отдельном носителе (например, на облачном сервисе с двухфакторной аутентификацией).
Ведение ведомости проведения инструктажа по пожарной безопасности – простой, но критически важный процесс, который обеспечивает доказательство выполнения требований законодательства и повышает уровень готовности персонала к действиям в чрезвычайных ситуациях. Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, и используя представленный образец, вы сможете быстро и без ошибок оформить необходимый документ, будь то бумажный журнал или электронный регистр.
Дата актуализации статьи: г. 15:57 (текущая дата системы).