Что такое ведомость передачи документов

Ведомость (реестр, опись, акт) передачи документов — это первичный учётный документ, который фиксирует факт передачи бумажных или электронных документов от одного лица (структурного подразделения) к другому․

• подтверждает передачу;
• является основанием для списания/приёта документов на баланс;
• защищает стороны при спорах и проверках (ФАС, ФНС, Росархив)․

Основные виды ведомостей

Образец акта приёма-передачи документов (бланк 2026)

Обязательные реквизиты

1. Наименование документа: «Акт приёма-передачи документов»․
2. Дата и место составления: 20 апреля 2026 г․, г․ Москва․
3. Сведения о сторонах:
   • передающая сторона: ООО «Ромашка», ИНН 7708123456;
   • принимающая сторона: ООО «Штрих», ИНН 7708765432․
4. Подробная опись передаваемых документов (таблица)․
5. Замечания и расхождения․
6. Подписи и печати (если предусмотрены Учредительными документами)․

<table border="1" cellpadding="4">
 <tr>
 <th>№ п/п</th>
 <th>Наименование документа</th>
 <th>Кол-во листов</th>
 <th>№ дела, том</th>
 <th>Примечание</th>
 </tr>
 <tr>
 <td>1</td>
 <td>Договор поставки № 145 от </td>
 <td>12</td>
 <td>Дело № 34/2026</td>
 <td>оригинал</td>
 </tr>
</table>

Как заполнить реестр передачи дел (форма № 9)

Ниже приведён живой пример заполнения формы № 9 на 20 апреля 2026 года․

• Номер по порядку: 1
• Входящий номер и дата: Вх․ № 125 от
• От кого поступил: ООО «Поставщик-Сервис»
• Наименование документа: Счёт-фактура № СФ-256 от
• Дата передачи:
• Ф․ И․ О․ получателя: Иванова Л․ П․
• Подпись получателя: ______________

Электронные форматы 2026 года: что выбрать

В 2026 году используются форматы:

• ․xls / ․xlsx — для заполнения в Excel;
• ․doc / ․docx — для печатных бланков;
• ․pdf — для неизменяемой копии подписанного акта;
• ․xml — для обмена через ЭДО (согласно приказу ФНС № ЕД-7-26/617@)․

Пошаговая инструкция: как оформить передачу

1. Сформируйте комплект документов, который нужно передать․
2. Заполните опись (таблица «№ п/п — Наименование — Кол-во листов — Примечание»)․
3. Согласуйте акт/реестр с принимающей стороной (по e-mail или в мессенджере корпоративного ЭДО)․
4. Подпишите бумагу:
   • в 2 экземплярах;
   • проставьте печати (если требуется)․
5. Передайте дела и акт лично под роспись или через курьера․
6. Сканируйте подписанный акт и прикрепите к электронной карточке дела․

Ссылки на скачивание бланков (актуальные на )

Ниже приведены прямые ссылки на типовые формы, доступные бесплатно:

• Акт приёма-передачи документов — пустой бланк (․docx)
• Акт приёма-передачи — пример заполнения (․xls)
• Реестр передачи дел Форма № 9 (․xls)
• Сопроводительная ведомость для ЭДО (․docx)

Частые ошибки и как их избежать

Ответственность за нарушение порядка передачи

В соответствии с ст․ 9․5 КоАП РФ и приказом Минкультуры № 536 нарушение правил учёта и передачи дел может повлечь:

• административный штраф на должностное лицо до 5 000 руб․;
• предписание Росархива об устранении нарушений;
• признание документов недействительными в суде․

Чек-лист перед передачей документов

Скачайте и распечатайте чек-лист:

1. ☐ Составлена опись всех документов
2. ☐ Акт подписан обеими сторонами
3. ☐ Подписи расшифрованы (ФИО, должность)
4. ☐ Поставлены печати (если нужно)
5. ☐ Один экземпляр акта сдан в архив
6. ☐ Создана электронная копия (скан)