Что такое «ведомость на выплату зарплаты через кассу» и зачем она нужна
Ведомость на выплату зарплаты через кассу — это первичный бухгалтерский документ‚ который оформляют при выдаче работникам заработной платы наличными деньгами из кассы предприятия.
В соответствии с постановлением Госкомстата от № 1 применяется форма Т-53.
Главная цель документа — зафиксировать:
- кому именно выдаются деньги;
- какую сумму;
- когда и на основании какого расходного кассового ордера (РКО).
Какие формы ведомостей существуют
| Форма | Назначение | Особенности |
|---|---|---|
| Т-49 | Расчётно-платёжная ведомость | Объединяет расчёт и выплату (редко используется для кассы) |
| Т-53 | Платёжная ведомость | Только для выдачи наличных. Обязательна при групповой выдаче. |
| КО-2 (РКО) | Расходный кассовый ордер | Допустим для разовой выдачи одному сотруднику вместо Т-53. |
Как заполнить ведомость Т-53: пошаговая инструкция
Шапка документа
- Организация: полное наименование по Уставу.
- ИНН / КПП.
- Структурное подразделение (если выплата ведётся по отделам).
- Дата составления — обычно 1-2 рабочих дня до фактической выдачи.
- Номер ведомости сквозная нумерация за год.
Табличная часть
Каждой строке соответствует один работник:
- № п/п
- Табельный №
- Ф. И. О.
- Начислено (всего начислений за расчётный период)
- Удержано
- НДФЛ
- Алименты‚ исполнительные листы и др.
- К выдаче на руки = начислено – удержано
- Роспись работника после получения денег
- «По настоящей ведомости выплачено» — сумма выданных наличных.
- «Депонировано» — сумма‚ не востребованная в установленный срок.
- «Расходный кассовый ордер № ___ от ___», реквизиты РКО‚ по которому деньги получены в банке.
Работа с ведомостью в программе 1С:ЗУП
Ниже приведён алгоритм‚ актуальный на апрель 2026 года:
- Расчёт зарплаты: раздел «Зарплата → Начисление зарплаты».
- Создание ведомости в кассу:
«Касса → Ведомости → Ведомость в кассу».
Убедитесь‚ что у сотрудников установлен способ выплаты «Касса»‚ иначе они в ведомость не попадут. - Печать Т-53: кнопка «Печать → Платёжная ведомость (Т-53)».
- Передача в кассу: подпись директора → кассир.
- Фактическая выдача: кассир ставит отметку в ведомости о получении‚ знак «—» в графе «Роспись» при отказе.
- Учёт депонентов: неполученные суммы вносятся в журнал депонентов‚ формируется РКО на взнос депонированной зарплаты в банк.
Сроки хранения и налоговые особенности
- Ведомость относится к кассовым документам и хранится 5 лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ).
- Выдача зарплаты наличными допускается только в день‚ указанный в РКО. При просрочке нужно оформлять новый РКО.
- НДФЛ перечисляется в день выдачи наличных (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Сотрудник не попал в ведомость | Задержка выплаты | Проверить способ выплаты в карточке сотрудника |
| Неверно рассчитан НДФЛ | Недоимка в бюджет | Использовать автоматический расчёт 1С‚ проверить вычеты |
| Сумма в ведомости ≠ сумме в РКО | Несоответствие кассы | Двойная проверка итогов перед подписью |
Ведомость на выплату зарплаты через кассу (форма Т-53) — важнейший элемент кадрово-бухгалтерского учёта.
Своевременное и корректное оформление защитит компанию от штрафов‚ а сотрудников — от задержек в получении денег.
Используйте типовые формы‚ автоматизированные сервисы (1С‚ Контур.Экстерн) и строго соблюдайте кассовую дисциплину.