В любой государственной или муниципальной организации вопросы учёта материальных ценностей регулируются строго: каждая выдача моющих средств, канцелярии, ГСМ или малоценных предметов должна быть оформлена первичным документом. С 27 сентября 2020 года для этих целей обязательно применяется форма 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения» (ОКУД 0504210), утверждённая Приказом Минфина России от № 52н.

Что такое форма 0504210 и зачем она нужна

Форма 0504210, это обязательный первичный бухгалтерский документ, фиксирующий факт передачи материальных запасов из кладовой (или склада) в эксплуатацию подотчётному лицу или структурному подразделению учреждения. Её заполняют:

• каждый раз, когда выдают моющие средства, лампочки, бумагу, ГСМ и прочие МЦ;
• по факту выдачи имущества стоимостью до 1000 руб. за единицу, не являющегося основным средством;
• в пределах норм, закреплённых приказом руководителя или локальными актами субъекта учёта.

Где скачать актуальный бланк 0504210 в 2025–2026 годах

Форма неоднократно редактировалась: последняя редакция от учла изменения, вступившие в силу с . Скачать бесплатные файлы можно на официальных ресурсах:

1. КонсультантПлюс, раздел «Формы документов», код ОКУД 0504210, дата редакции .
2. Контур.Норматив — раздел «Бланки», публикация от .
3. Официальный сайт Минфина России — раздел «Бухгалтерская отчётность госучреждений», приказ № 52н, приложение № 2.

Для удобства ниже приведена прямая ссылка-якорь на пустой бланк формы 0504210 в формате Excel/PDF (обновлённый по состоянию на ):
Скачать бланк формы 0504210 (Excel, 35 КБ)

Как правильно заполнить ведомость: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заголовок

• В строке «Учреждение» укажите полное наименование по учредительным документам.
• В графе «Код учреждения» проставьте код из реестра ФИФО.
• Укажите структурное подразделение (цех, отдел, кабинет), которому выдаются материалы.

Шаг 2. Табличная часть

Шаг 3. Реквизиты-подписи

• Материально-ответственное лицо (комиссар склада) — подпись и расшифровка;
• Главный бухгалтер — подпись;
• Руководитель учреждения — подпись и дата;
• Получатели — подпись, Ф.И.О., дата выдачи.

Примеры заполненной формы

Ниже приведён образец заполненной ведомости 0504210 за апрель 2026 г. (фрагмент):

Учреждение: ГБОУ СОШ № 25 г. Москвы
Структурное подразделение: Охрана и АХЧ
Документ №: 45 от 

┌---┬--------------------┬----┬----┬--------┬--------┬---------------------┬----------┐│ № │ Наименование │Ед. │Кол-│ Цена │ Сумма │ Основание (норматив) │Подпись │
│ │ │изм.│ во │ │ │ │получателя│
├---┼--------------------┼----┼----┼--------┼--------┼---------------------┼----------┤
│ 1 │ Салфетки влажные │упак│ 3 │ 85,50 │ 256,50 │ Приказ № 10/2026 │Сидоров │
│ 2 │ Перчатки нитрил. │пара│ 10 │ 14,30 │ 143,00 │ Та же │Сидоров │
└---┴--------------------┴----┴----┴--------┴--------┴---------------------┴----------┘
Материально-ответственное лицо: ____________ /Петрова Л.А./
Главный бухгалтер: ____________ /Орехова Т.И./
Руководитель: ____________ /Кузнецов С.В./

Ответы на частые вопросы

Можно ли не заполнять ведомость, если сумма мала?

Нет. Даже при выдаче на сумму 100 рублей оформлять форму 0504210 обязательно: она подтверждает списание материалов на расходы учреждения.

Сколько экземпляров ведомости нужно распечатать?

Минимум два: первый — в бухгалтерию (приложение к журналу учёта МЦ), второй — на склад (для списания).

Допустимо ли электронное подписание?

Да, если в учреждении внедрён электронный документооборот и есть квалифицированные электронные подписи всех участников. В этом случае печатная подпись не требуется.

Ведомость 0504210, ключевой документ для бюджетных, автономных и казённых учреждений. Правильное оформление защитит от претензий ревизоров и позволит точно отслеживать расход МЦ. Не забывайте использовать актуальную редакцию формы (от ), своевременно обновлять бланки и хранить подписанные экземпляры не менее пяти лет.

Скачать пустой бланк формы 0504210 (PDF, 68 КБ)