Ведомость на получение денежных средств — это первичный бухгалтерский документ, который подтверждает факт выдачи наличных из кассы организации конкретным физическим лицам․ В статье приведён актуальный образец ведомости на 2026 год, разобраны правила заполнения и типичные ошибки, которые следует избегать․
Когда требуется ведомость на получение денежных средств?
- Выплата заработной платы наличными
- Выдача аванса под отчёт
- Компенсация расходов сотрудников (командировки, мелкие закупки)
- Оплата гонораров или вознаграждений внешним исполнителям
Образец ведомости на получение денежных средств (форма КО-2)
| ВЕДОМОСТЬ № 15 на получение денежных средств от «20» апреля 2026 г․ | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| № п/п | Ф․ И․ О․ получателя | Сумма, руб․ коп․ | Расшифровка подписи | Отметка о получении | |
| Дата | Подпись | ||||
| 1 | Иванов И․ И․ | 25 000,00 | Иванов | 20․04․26 | Иванов |
| 2 | Смирнова А․ А․ | 18 500,00 | Смирнова | 20․04․26 | Смирнова |
| Выдал кассир: __________________ /Петрова Н; Н․/ Принял(а) к сведению главный бухгалтер: __________________ /Сидоров С․ С․/ | |||||
Пошаговая инструкция по заполнению
- Шаг 1․ Заголовок
Укажите полное название документа «Ведомость на получение денежных средств», присвойте номер и дату составления․ - Шаг 2․ Табличная часть
В каждой строке фиксируется:- порядковый номер;
- Ф․ И; О․ получателя целиком (без сокращений);
- сумма прописью и цифрами;
- расшифровка подписи получателя (фамилия и инициалы)․
- Шаг 4․ Подписи ответственных лиц
Обязательно ставятся подписи кассира и главного бухгалтера․ При необходимости — руководителя организации․ - Шаг 5․ Отметки о получении
Получатели расписываются лично в момент получения наличных․ Подпись должна быть идентична расшифровке в графе «Ф․ И․ О․»․
Подсчитайте общую сумму выдачи и сверьте её с суммой по расходному кассовому ордеру (РКО)․
Как избежать распространённых ошибок
- Неверная сумма․ Перед печатью ведомости сверьте суммы с расчётными листами или договорами․
- Пропущенные подписи․ Подписи кассира и главного бухгалтера должны стоять до выдачи денег․
- Несовпадение подписей․ Если получатель подписался иначе, чем указано в графе «Расшифровка», документ может быть признан недействительным․
- Исправления без заверения․ Любые помарки должны быть оговорены и заверены подписью ответственного лица․
Электронная ведомость: возможно ли в 2026 году?
С 1 января 2026 г․ вступил в силу приказ Минфина № 55н, разрешающий формировать ведомость в электронном виде через сервисы «1С-Отчётность» или «СБИС++»․ Это позволяет:
- сократить бумажный документооборот;
- автоматически сверять суммы с данными банка-клиента;
- отправлять электронную подпись получателей через мобильное приложение․
Важно: при электронной форме всё равно требуется электронная подпись получателя и сохранение файла в формате PDF/A не менее 5 лет․
Шаблон в Excel (можно скачать)
Ниже приведён лёгкий шаблон в Excel, который можно адаптировать под свою организацию․ Просто замените жёлтые ячейки на свои данные․
A1: Ведомость на получение денежных средств № A2: от «____» __________ 2026 г․ A4: № п/п | Ф․ И․ О․ | Сумма, руб․ | Расшифровка подписи | Дата | Подпись A5: 1 | | | | | ․․․ A17: Выдал кассир: __________________ /Ф․ И․ О․/ A18: Принял(а) к сведению главный бухгалтер: __________________ /Ф․ И․ О․/
Грамотно оформленная ведомость на получение денежных средств — залог прозрачного кассового учёта и отсутствия претензий со стороны ФНС и Росфинмониторинга․ Используйте актуальный образец 2026 года, следуйте пошаговой инструкции и не забывайте о двойной проверке сумм и подписей․