Счёт-фактура – это ключевой обязательный документ, без которого невозможно принять НДС к вычету. Одним из самых частых вопросов бухгалтеров остаётся: «Сколько экземпляров нужно подготовить?» Ниже ‒ разбор актуальных норм, практических ситуаций и типичных ошибок на 2026 год.
Базовое правило: два экземпляра
Каждая счёт-фактура оформляется в двух экземплярах. Это прямое требование п. 3 ст. 168 НК РФ:
- Первый экземпляр – передаётся покупателю для принятия НДС к вычету;
- Второй экземпляр – остаётся у продавца и хранится в качестве приложения к книге продаж.
Дополнительные копии законом не требуются, но могут готовиться для внутреннего документооборота.
Электронный формат: один файл = два экземпляра
В электронном виде счёт-фактура подписывается одной усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) продавца. После подписания:
- Файл автоматически направляется покупателю через оператора электронного документооборота (оператор ЭДО);
- Одновременно формируется учётная запись в информационной системе продавца, которая выполняет роль второго экземпляра.
Таким образом, физически только один файл, но юридически он выполняет функцию двух экземпляров.
Исключения и особые случаи
Агентские схемы
Если продажа осуществляется через комиссионера или агента, то:
- счёт-фактура выписывается от имени комитента (принципала);
- всё равно готовятся два экземпляра: один для покупателя, второй – для комитента.
Возврат товара
При возврате до продавец выписывает:
- исправленный счёт-фактуру – два экземпляра;
- корректировочный счёт-фактуру (при уменьшении стоимости) – также два экземпляра.
Экспорт
При экспорте товаров счёт-фактура не формируется. Вместо неё используется декларация на товары (ДТ) и прочие таможенные документы.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сделать три экземпляра? – Да, если внутренние правила компании требуют дополнительной копии для склада или бухгалтерии, но Налоговый кодекс их не обязывает.
- Нужно ли заверять копии у нотариуса? – Нет, достаточно подписи и печати (если применяется) руководителя или доверенного лица.
- Что делать, если покупатель потерял первый экземпляр? – Продавец может выдать заверенную копию соответствующего экземпляра из своего архива. Это не вторая счёт-фактура, а именно копия.
Чек-лист бухгалтера: как не ошибиться
- Открыть программу или бланк счёта-фактуры.
- Заполнить все обязательные реквизиты:
- номер и дата;
- наименование продавца/покупателя, ИНН/КПП;
- наименование товара (услуги), количество, цена, ставка НДС;
- подпись руководителя и главного бухгалтера (или иного ответственного лица).
- Распечатать два экземпляра или подписать один электронный файл.
- Передать первый экземпляр покупателю, второй – отнести в отдел продаж/бухгалтерию.
- Проверить, что счёт-фактура появился в журнале учёта (книге продаж) и в электронном формате – в личном кабинете оператора ЭДО.
Независимо от того, работаете ли вы на бумаге или через ЭДО, два экземпляра счёта-фактуры – это минимум, который обеспечивает законные права продавца и покупателя на вычет НДС. Любые дополнительные копии – дело добровольное и зависит от внутренней политики компании.