Каждый кадровик сталкивался с вопросом: «Сколько экземпляров приказа нужно изготовить‚ чтобы не получить замечание от контролёров?»․ На первый взгляд кажется логичным подготовить по «оригиналу» для отдела кадров и бухгалтерии․ Однако ревизоры регулярно ставят это в вину‚ ссылаясь на требование единственного подлинника․ Разберёмся‚ где правда‚ а где распространённое заблуждение․

Понятие «подлинника» приказа

• Подлинник (оригинал) — это единственный экземпляр документа‚ имеющий юридическую силу и подписанный непосредственно руководителем организации (п․ 3;8 Единых требований к делопроизводству‚ утв․ Приказом ФСБ РФ № 212‚ Минкультуры РФ № 558/2018)․
• Любые дополнительные экземпляры‚ даже если они подписаны тем же руководителем‚ считаются копиями и заверяются отметкой «Верно» с указанием должности‚ расшифровки подписи‚ датой и печатью․

Для каких приказов обязан один подлинник?

Как оформлять копии

После подписания единственного подлинника:

1. На бланке приказа проставляется регистрационный номер и дата․
2. В карточке-шаблоне «Указатель рассылки» фиксируются:
   • наименование подразделений/должностей;
   • количество листов и приложений;
   • дата выдачи и подпись получателя․
3. Копии заверяются штампом «Верно» и синей печатью организации․
4. Каждая копия помещается в дело структурного подразделения (но не в личное дело сотрудника)․

Почему нельзя подписывать несколько «оригиналов»

• Риск двойного учёта․ Приказ о приёме на работу‚ имеющий два одинаково подписанных экземпляра‚ может быть воспринят как два разных решения руководителя․
• Нарушение ГОСТ Р 7․0․97-2016‚ где подлинник определён как единичный экземпляр․
• Замечания контролёров․ Ревизоры‚ аудиторы‚ трудовая инспекция зачастую трактуют наличие двух одинаково оформленных экземпляров как «изготовление неустановленных дубликатов»․

Пошаговая инструкция для кадровика

Шаг 1․ Подготовка проекта

Печатаем один экземпляр приказа на бланке формы Т-6‚ Т-8‚ Т-11 или на обычном листе А4 при наличии реквизитов организации․ Поля: левое ≥ 20 мм‚ верхнее ≥ 20 мм‚ правое ≥ 10 мм‚ нижнее ≥ 20 мм․

Шаг 2․ Согласование

1. Руководитель ставит подпись и дату․
2. Главбух визирует правый верхний угол (если касается начислений)․
3. Служба охраны труда визирует в случае изменения условий труда․

Шаг 3․ Регистрация

В журнале учёта приказов по личному составу делается запись: номер‚ дата‚ краткое содержание‚ количество листов‚ подпись регистратора․

Шаг 4․ Ознакомление и выдача копий

• Сотрудник расписывается в подлиннике (например‚ в графе «С приказом ознакомлен»)․
• Копии заверяем‚ выдаём адресатам по «Указателю рассылки»․

Сроки хранения

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: «Подписываем два оригинала и храним каждый в своём архиве»․
  Решение: один подлинник остаётся в ОК‚ копии заверяем и выдаём другим службам;
• Ошибка: «Копию не заверяем‚ отдаём на руки сотруднику»․
  Решение: любой документ‚ покидающий пределы организации‚ заверяется печатью и подписью ответственного лица․
• Ошибка: «Не ведём «Указатель рассылки»»․
  Решение: ведём журнал рассылки или шаблон в Excel с колонками: № п/п‚ кому выдано‚ дата‚ подпись․

Мини-чек-лист для самопроверки

1. ☐ Только один подписанный руководителем подлинник․
2. ☐ Подлинник зарегистрирован в журнале учёта․
3. ☐ Копии заверены «Верно»‚ печатью и подписью кадровика․
4. ☐ Любой сотрудник расписался в подлиннике․
5. ☐ В «Указателе рассылки» проставлены все получатели․

Соблюдая эти нормы‚ вы исключите замечания ревизоров и приведёте делопроизводство в соответствие с ГОСТ и требованиями архивного законодательства․