Краткий ответ: акт общей формы, используемый при перевозке грузов железнодорожным транспортом, составляется в трёх экземплярах. Однако в отдельных ситуациях количество экземпляров может доходить до четырёх, шести или даже семи. Ниже разберём все случаи подробно.
Стандартное правило для железнодорожных перевозок
Согласно Приказу МПС России от № 45 (в редакции до ):
- Акт общей формы составляеться в трёх экземплярах.
- Первый экземпляр — для перевозчика.
- Второй — для отправителя.
- Третий — для получателя.
Когда нужно 4 экземпляра
Если речь идёт о возврате порожних вагонов, контейнеров или при утрате сопроводительных документов, то:
- Акт составляется не менее четырёх экземпляров (п. 3.2.5 Приказа № 45).
- Дополнительный (четвёртый) экземпляр направляется владельцу подвижного состава.
Особые случаи: 6 и 7 экземпляров
Акт о техническом состоянии вагона/контейнера формы ГУ-106
- Составляется в двух экземплярах (при обнаружении течи, порчи груза).
Акт о профессиональном заболевании (форма ПЗ-1)
- Готовится в семи экземплярах.
- Направляется: работодателю, пострадавшему, Роспотребнадзор, ФСС, прокуратуре и т.д.
Общий принцип: «по числу заинтересованных сторон»
Если нормативный документ не содержит прямого указания, руководствуйтесь правилом:
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон.
| Вид акта | Минимальное кол-во экз. | Кому направляется |
|---|---|---|
| Акт общей формы (груз) | 3 | Перевозчик, отправитель, получатель |
| Акт общей формы (порожний вагон) | 4 | + владелец вагона |
| Акт ГУ-106 | 2 | Станция, ремонтное предприятие |
| Акт ПЗ-1 | 7 | Органы контроля, ФСС, пострадавший и др. |
Полезные советы
- Храните все экземпляры не менее 5 лет (по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Если в документе есть приложения с самостоятельной нумерацией, включите их в содержание в том же порядке, в каком они упоминаются в тексте.
- Допускается оформлять отметку о приложении либо с указанием количества листов, либо без него (Примеры 9 и 10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Следуя этим правилам, вы избежите претензий со стороны контролирующих органов и обеспечите надлежащий документооборот.