Коммерческий акт – ключевой документ, с помощью которого фиксируются расхождения между фактическими данными о грузе и сведениями, указанными в транспортной железнодорожной накладной. Правильное количество экземпляров и их дальнейшее распределение определяют, насколько быстро и без споров будут решены претензии грузоотправителя, грузополучателя или перевозчика. Ниже ‒ исчерпывающая информация о том, в каком количестве экземпляров должен оформляться коммерческий акт на железнодорожном транспорте, как изменялись нормы со временем и кто получает каждый экземпляр.
Историческая справка: от инструкции МПС СССР до приказа Минтранса РФ 2020 г.
Инструкция МПС СССР от № ЦМ/4033
До 27 октября 2020 года действовала трёхэкземплярная система:
- Первый экземпляр – в грузовую службу ответственной железной дороги для регистрации и инициации разбирательства;
- Второй экземпляр – для грузоотправителя;
- Третий экземпляр – для грузополучателя.
Приказ Министерства транспорта РФ от № 256
С 27 октября 2020 года вступили в силу новые «Правила составления коммерческих актов и актов общей формы», утверждённые приказом № 256. Ключевое изменение:
- два экземпляра вместо трёх (ст. 134 Федерального закона от № 2-ФЗ «О железнодорожном транспорте»).
Актуальная норма: сколько экземпляров составляется в 2024–2026 гг.
| Документ-основание | Действующая дата | Количество экземпляров |
|---|---|---|
| Приказ Минтранса РФ № 256 | С по настоящее время | 2 |
| Инструкция МПС СССР № ЦМ/4033 | До (исторически) | 3 |
Кому передаются экземпляры
- Первый экземпляр – остаётся у станции отправления или станции назначения (в зависимости от того, где выявлены расхождения) и передаётся в грузовую службу перевозчика.
- Второй экземпляр – выдаётся грузоотправителю или грузополучателю (в зависимости от того, кто является заявителем).
Важно: при использовании электронного документооборота (ЭДО) допускается формирование одного экземпляра в электронном виде, сертифицированного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителей всех участников.
Особенности для скоропортящихся и продовольственных грузов
При перевозке в рефрижераторных секциях, контейнерах, АРВ-Э, курсирующих с обслуживающей бригадой, к первому экземпляру коммерческого акта дополнительно прилагается выписка из регистратора температуры. Это позволяет точно установить причину порчи (отказ охлаждения, нарушение температурного режима и т.д.).
Алгоритм оформления: пошаговая схема
- Выявление расхождения (недостача, излишек, повреждение).
- Составление комиссии из представителей станции, грузоотправителя/получателя и независимого эксперта (при необходимости).
- Заполнение коммерческого акта без помарок и исправлений.
- Заверение подписями всех членов комиссии чернилами.
- Распределение экземпляров: 1-й – в грузовую службу, 2-й – заявителю.
Частые вопросы и ответы
Вопрос 1: «Можно ли в 2026 г. по соглашению сторон оформить три экземпляра?»
Нет. Форма и количество экземпляров регламентированы обязательным нормативным актом (приказ № 256). Стороны могут увеличить количество внутренних копий, но официальные экземпляры – только два.
Вопрос 2: «Что делать, если станция отказывается выдать второй экземпляр?»
Требуйте письменный отказ с указанием причины и обращайтесь в диспетчерскую службу перевозчика или в Росжелдортранс.
| Период | Кол-во экземпляров | Передаётся |
|---|---|---|
| до | 3 | 1 – грузовая служба, 2 – отправитель, 3 – получатель |
| с | 2 | 1 – грузовая служба, 2 – заявитель (отправитель/получатель) |
Запомните главное: с 27 октября 2020 года коммерческий акт на железнодорожном транспорте оформляется в двух экземплярах. Это правило действует и в 2026 году. Следите за обновлениями законодательства и при необходимости консультируйтесь с юридическими службами перевозчика или с Росжелдортрансом.