Дата актуализации:

Сличительная ведомость — это обязательный бухгалтерский документ, который оформляется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ), основных средств и нематериальных активов. Она позволяет зафиксировать расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета. Ниже подробно разобраны ситуации, когда форму ИНВ-19 (или ИНВ-18 для основных средств) заполнять обязательно, а когда — нет.

Когда сличительную ведомость заполняют обязательно

Выявлены расхождения по количеству или стоимости

• Недостача: фактическое наличие меньше учетного остатка.
• Излишки: фактическое наличие больше данных бухгалтерии.
• Пересортица: один товар присутствует в избытке, другой, в нехватке (с одинаковой учетной ценой).
• Порча или утрата: выявлены поврежденные или неликвидные ТМЦ.

Пример:
На складе числится 100 единиц товара «А» по 500 руб. за шт. Инвентаризация показала 95 единиц. В сличительной ведомости отражается недостача на 5 000 руб.

Имущество, не отражённое на балансе

Ведомость оформляют отдельно на:

• товары, принятые на ответственное хранение;
• комиссионные товары;
• арендованное имущество;
• прочие активы, не числящиеся в собственности организации.

Даже если расхождений немного, но они имеют значение для отчетности, ведомость заполняют. Например, расхождение на 1 рубль по дорогостоящим активам (автомобилям) требует документального подтверждения.

Когда ведомость НЕ заполняется

• Нет расхождений: если инвентаризационная комиссия не выявила отклонений, форма ИНВ-19 не составляется.
• Расхождения незначительные: в некоторых организациях установлен порог «материальности» (например, отклонение < 0,1% от суммы активов). В таких случаях руководство может принять решение не оформлять ведомость.
• Инвентаризация не завершена: если процедура еще продолжается, промежуточные результаты не фиксируются.

Пошаговый алгоритм заполнения ИНВ-19

Шаг 1: Заголовок документа

Указывают:

• Наименование организации;
• Структурное подразделение (например, склад № 3);
• Номер и дату инвентаризации;
• Дату составления ведомости.

Шаг 2: Табличная часть

Шаг 3: Подписи и визы

Документ подписывают:

• Председатель инвентаризационной комиссии;
• Материально-ответственное лицо;
• Главный бухгалтер.

Важно: форма заполняется в 2 экземплярах. Один — в бухгалтерии, второй — у ответственного лица.

Варианты форм

• ИНВ-19: для товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
• ИНВ-18: для основных средств и нематериальных активов (графы 3, 8, 10 не заполняются).

Что делать после заполнения

1. Принять решение:
   • Взыскать недостачу с виновного лица.
   • Списать убытки как внеплановые расходы.
   • Оприходовать излишки.
2. Провести бухгалтерские проводки: отразить изменения в учете в отчетном периоде инвентаризации.
3. Хранить ведомость: срок архивного хранения — не менее 5 лет.

Краткий чек-лист для бухгалтера

• ✅ Проверены все инвентаризационные описи.
• ✅ Выявлены расхождения → заполняем ИНВ-19/ИНВ-18.
• ✅ Нет расхождений → ведомость не составляется.
• ✅ Подписи всех ответственных лиц.
• ✅ Двусторонняя печать (если требуется).