Трудовой договор — это основополагающий документ, который регламентирует все ключевые аспекты трудовых отношений между работодателем и работником. Одним из самых частых вопросов, который возникает при его оформлении, звучит так: «Сколько экземпляров нужно подготовить и кто должен их хранить?» Ниже — исчерпывающий разбор темы.
Сколько экземпляров готовится по закону?
В соответствии со статьёй 67 Трудового кодекса Российской Федерации:
- минимальное количество экземпляров — два;
- один остаётся у работодателя, второй выдаётся работнику;
- оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.
Если трудовой договор оформляется с несовершеннолетним (до 18 лет) или с лицом, находящимся под опекой, дополнительно могут потребоваться третий и четвёртый экземпляры для органов опеки или родителей/опекунов. Однако это скорее исключение, чем правило.
Пошаговый алгоритм подписания
- Разработка и согласование текста.
Работодатель готовит проект договора, учитывая:- ТК РФ;
- коллективный договор;
- локальные нормативные акты.
- Подписание.
Стороны подписывают каждый лист каждого экземпляра. Дата подписания становится датой начала трудовых отношений. - Заверение и печати.
Печать в 2026 году уже не обязательна, но многие организации оставляют штамп «Совпадение подписей» во избежание споров. - Выдача экземпляра работнику.
Работник получает свой экземпляр в день начала работы и подтверждает получение подписью в Журнале выдачи трудовых договоров.
Как оформить дополнительные экземпляры: 3 ситуации
| Ситуация | Необходимые экземпляры | Кому и зачем |
|---|---|---|
| Работа в филиале | 3-й экземпляр | В центральный офис холдинга для кадрового учёта |
| Испытательный срок | 2 (без изменений) | При успешном прохождении к документу добавляют дополнительное соглашение, но количество экземпляров не меняется |
| Работа на неполный рабочий день | 2 | Форма занятости не влияет на количество экземпляров |
Что грозит за нарушение правила двух экземпляров
Административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юрлица — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, отсутствие экземпляра у работника может стать основанием для обращения в трудовую инспекцию и последующей проверки.
Практические советы HR-специалисту
- Храните экземпляры раздельно. Оригинал работодателя — в сейфе кадровой службы, копия работника — в личном деле.
- Используйте цифровые подписи. С 2024 года Роструд признал электронные трудовые договоры равнозначными бумажным (при наличии усиленной квалифицированной ЭЦП).
- Оформляйте срочные договоры с пометкой «срочный». Это снижает риски переквалификации в бессрочный договор в суде.
- Контролируйте сроки. Договор должен быть подписан до фактического допуска сотрудника к работе, иначе это расценивается как «работа без оформления» (ст. 5.27 КоАП).
Частые вопросы
Может ли работодатель оставить у себя оба экземпляра?
Нет. Это прямое нарушение ст. 67 ТК РФ. Работник вправе требовать свой экземпляр немедленно.
Что делать, если экземпляр потерян?
Работодатель обязан, в течение трёх рабочих дней, выдать дубликат на основании письменного заявления работника. Дубликат заверяется подписью руководителя и скрепляется гербовой печатью (если используется).
Нужно ли нотариально заверять трудовой договор?
Только в случае дистанционного трудоустройства (п. 4 ст. 312.1 ТК РФ) и если договор подписывается с иностранцем за пределами РФ. В остальных случаях нотариус не требуется.
Два экземпляра — это не просто формальность, а гарантия прав обеих сторон. Своевременное соблюдение правил позволяет избежать штрафов, споров в суде и роста социальной напряжённости в коллективе.
Обновлено г.