Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику оригинал трудовой книжки. Если это невозможно (отсутствие работника, отказ от получения книжки и др.), закон требует оформить уведомление о необходимости получения документа. В статье рассмотрены правовые основы, порядок составления и отправки уведомления, а также готовый образец.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда требуется уведомление
3. Форма и обязательные реквизиты
4. Порядок отправки и сроки
5. Образец уведомления
6. Типичные ошибки
7. Вопросы и ответы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки и оформление уведомления:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки в последний рабочий день).
• Постановление Правительства РФ от  № 225 (с изменениями) «О трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от  № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• КоАП РФ, статья 5.27 – ответственность за нарушение порядка выдачи и учета трудовых книжек.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Положения о ведении трудовых книжек, если работник не получил книжку в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости получения документа. После отправки уведомления работодатель снимает с себя ответственность за задержку.

Когда требуется уведомление

Уведомление составляется в следующих ситуациях:

• Работник отсутствовал в последний рабочий день и не смог получить книжку.
• Работник отказался принимать трудовую книжку «на руки» без письменного согласия.
• Трудовая книжка находится в бумажном виде, а работник не дал согласия на переход в электронный формат.
• Работодатель не может выдать книжку по техническим причинам (потеря, повреждение) – в этом случае оформляется акт о невозможности выдачи и направляется уведомление с предложением получения дубликата.

Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, работодатель обязан выдать только Сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р) в бумажном виде; в этом случае уведомление не требуется.

Форма и обязательные реквизиты

Уведомление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать:

• Шапку организации (полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес).
• Дата составления.
• ФИО работника, его почтовый адрес (или адрес для доставки).
• Ссылка на правовую норму (ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Положения о трудовых книжках).
• Текст уведомления с указанием:
  • Что трудовая книжка не была выдана в день увольнения;
  • Необходимо явиться за документом в течение трёх рабочих дней после получения уведомления;
  • Вариант получения книги (лично, по почте – при наличии письменного согласия).
• Подпись и печать руководителя (или уполномоченного лица).
• При необходимости – приложение «Опись передаваемых документов».

Уведомление отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронном виде (если работник дал согласие на электронную коммуникацию). К письму прилагается копия акта о невозможности выдачи (если такой акт был составлен).

Порядок отправки и сроки

1. Подготовка документов – составление акта о невозможности выдачи (если требуется) и уведомления.
2. Получение письменного согласия (если работник хочет получить книжку по почте). Согласие должно быть оформлено в свободной форме и подписано работником.
3. Отправка уведомления – заказным письмом с уведомлением о вручении. Дата отправки фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.
4. Снятие ответственности – факт отправки уведомления считается доказательством выполнения работодателем обязанностей (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
5. Получение книги – работник обязан явиться за книжкой в течение 3 рабочих дней после получения уведомления или согласовать её отправку по почте.

Если работник не отреагирует в указанный срок, работодатель может считать, что он исполнил обязанность, но рекомендуется сохранять все подтверждающие документы (копию отправленного письма, подтверждение о вручении, акт и т.д.) на случай судебного спора.

Образец уведомления

ООО «Пример» 
ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000000 
Юридический адрес: 115035, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

«19» апреля 2026 г. 

Уведомление

Г-ну (Ф.И.О. работника) 
Адрес: _________________________________

Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации и п. 37 Положения о ведении и хранении трудовых книжек, трудовая книжка должна быть выдана работнику в последний рабочий день трудовых отношений.

В день увольнения  Вы не получили трудовую книжку, так как отсутствовали на рабочем месте и не предоставили письменного согласия на её отправку по почте.

В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, мы направляем Вам данное уведомление о необходимости:

Явиться в офис компании по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, в течение трёх рабочих дней (не позднее ) для получения трудовой книжки лично; 

или
При наличии письменного согласия – получить трудовую книжку по почте на указанный Вами адрес. Пожалуйста, предоставьте подпись в подтверждении согласия.

В случае непоявления в указанный срок без предоставления согласия на почтовую отправку, компания сохраняет за собой право признать обязательство выполненным в соответствии с законодательством.

С уважением,

_____________________/Иванов И.И./
Директор ООО «Пример»

М.П.

Для отправки по почте приложите к письму копию данного уведомления и форму согласия:

Согласие на отправку трудовой книжки по почте

Я, ______________________ (Ф.И;О.), подтверждаю согласие на получение трудовой книжки ООО «Пример» по почте на адрес:
___________________________________________

Типичные ошибки при оформлении уведомления

• Отсутствие даты отправки – без фиксированной даты трудно доказать соблюдение сроков.
• Не указана ссылка на нормативный акт – суд может усомниться в законности требования.
• Отсутствие подписи и печати руководителя – документ считается неофицильным.
• Отправка без подтверждения о вручении (не заказным письмом) – невозможно доказать факт доставки.
• Не предоставлен вариант получения по почте при наличии согласия – работник может потребовать дополнительный документ.

Вопросы и ответы

Вопрос: Что делать, если работник отказывается подписать согласие на отправку по почте?

В этом случае необходимо оформить уведомление, в котором указать срок личного получения книжки (не более 3 рабочих дней). Если работник не появился, документ считается выданным, а работодатель освобождается от ответственности.

Вопрос: Можно ли отправить электронное уведомление?

Да, если работник заранее дал согласие на получение официальных сообщений в электронном виде (например, через корпоративную почту). При этом рекомендуется также отправить копию письма заказным письмом.

Вопрос: Какие последствия для работодателя, если он не направит уведомление?

Работодатель нарушит ст. 84.1 ТК РФ и может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 30 000 руб. для юридических лиц). Кроме того, в случае спора суд может признать нарушение прав работника и обязать работодателя выплатить компенсацию.

Вопрос: Нужно ли оформлять акт о невозможности выдачи, если работник просто отсутствовал?

Да. Акт фиксирует факт отсутствия работника и служит основанием для направления уведомления. Он подписывается обеими сторонами (при наличии работника) либо только работодателем, если работник не появился.

Своевременное и корректное оформление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой – важный элемент соблюдения трудового законодательства. Правильно составленное уведомление позволяет работодателю снять с себя ответственность за задержку выдачи документа, а работнику – получить нужный документ в установленный срок.

Следуйте рекомендациям, фиксируйте все действия в документации и используйте образцы, представленные в данной статье, чтобы избежать административных штрафов и судебных споров.