Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих стаж и квалификацию работника. При увольнении работодатель обязан передать её сотруднику в установленный срок. Если работник не получил книжку в последний рабочий день‚ необходимо оформить уведомление о необходимости её получения. В статье рассмотрим правовую основу‚ порядок оформления‚ типовой шаблон и практические советы.

Нормативно‑правовая база

Требования к выдаче трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 71‚ 73‚ 78;
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 354н);
• Приказы и разъяснения Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и региональных органов.

Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после увольнения передать трудовую книжку работнику (или направить её почтой с согласия работника). Если это не сделано‚ работник может потребовать книжку через суд и требовать компенсацию за задержку.

Когда требуется отправлять уведомление

Уведомление оформляется в следующих ситуациях:

1. Работник не пришёл за книжкой в последний рабочий день.
2. Работник отказался от получения книжки без официального согласия на отправку по почте.
3. Работодатель намеренно задерживает выдачу (например‚ из‑за несвоевременного заполнения записей).
4. Необходимо подтвердить факт направления книжки (почтовым отправлением) и зафиксировать согласие работника.

Кому и каким способом отправлять уведомление

Уведомление может быть направлено:

• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• по электронной почте (при наличии согласия работника на электронный документооборот);
• вручено лично под подпись с разъяснительной запиской и получено подписью получателя.

В случае отправки почтой рекомендуется сохранять копию письма и подтверждение (квитанцию‚ трек‑номер).

Обязательные реквизиты уведомления

Согласно образцам‚ подготовленным специалистами КонсультантПлюс и другим источникам‚ в уведомлении должны присутствовать следующие элементы:

Пошаговая инструкция по заполнению уведомления

1. Подготовьте бланк письма организации (обычно используеться фирменный бланк).
2. Укажите дату составления и‚ при необходимости‚ номер документа.
3. В строке «Кому» впишите полные Ф.И.О.‚ должность и адрес бывшего сотрудника.
4. Сформулируйте тему письма: «Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку».
5. В тексте укажите:
   • Основание (например‚ «В соответствии со ст. 71 ТК РФ и Положением о трудовых книжках»);
   • Дата увольнения;
   • Место и часы‚ в которые книжку можно получить (отдел кадров‚ адрес‚ часы работы);
   • Срок‚ в течение которого необходимо явиться (не менее 7 рабочих дней);
   • Последствия неявки (возможность отправки книжки почтой после истечения срока).
6. Укажите контактное лицо (Ф.И.О.‚ должность‚ телефон) для уточнения вопросов.
7. Подпишите документ и поставьте печать (если предусмотрено внутренними регламентами).
8. Сохраните оригинал и сделайте копию для архива.
9. Отправьте уведомление выбранным способом и сохраните подтверждение доставки.

Полный образец уведомления (готовый к использованию)

Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word‚ Google Docs) и подставить свои данные.

ООО «Пример»
ИНН 1234567890‚ КПП 123456789
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

 № 12/У-В

Кому: Иванову Ивану Петровичу‚
бывшему сотруднику‚
адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 5‚ кв. 12

Тема: Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Уважаемый Иван Петрович!

В соответствии со ст. 71 Трудового кодекса Российской Федерации и Положением о порядке ведения
трудовых книжек информируем Вас о том‚ что в связи с Вашим увольнением от ООО «Пример» от 
(приказ № 45/У от ) Ваша трудовая книжка готова к выдаче.

Просим Вас явиться за трудовой книжкой в отдел кадров ООО «Пример» по адресу:
г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 3‚ в рабочие часы с 09:00 до 18:00‚
в течение семи (7) рабочих дней с даты получения данного уведомления‚ т.е. до включительно.

Если в указанный срок Вы не сможете лично получить книжку‚ просим направить письменное согласие
на её отправку почтовым отправлением по адресу‚ указанному выше. В случае отсутствия ответа
в течение указанного срока книжка будет отправлена Вам заказным письмом с уведомлением о вручении.

По вопросам‚ связанным с получением трудовой книжки‚ Вы можете обратиться к сотруднику отдела кадров
п. Петровой Марии Сергеевне‚ тел.: +7 (495) -23‑45‑68‚ e‑mail: m.petrov@primer.ru.


С уважением‚
____________________Петров Петр Петрович
Директор ООО «Пример»

(подпись) (печать)

Скачать готовый шаблон в формате DOCX или PDF.

Практические советы по оформлению

• Проверяйте сроки; Закон требует выдачи книжки в течение трёх рабочих дней‚ а уведомление – в течение семи дней с момента его получения.
• Сохраняйте доказательства доставки. Заказное письмо‚ электронный журнал отправки или скриншот электронной почты.
• Уточняйте согласие на отправку по почте. Если работник не может явиться‚ оформляйте отдельное согласие в письменной форме.
• Не забудьте подпись руководителя. В случае отсутствия подписи документ считается недействительным.
• Храните копию в личном деле сотрудника. Это поможет избежать споров в дальнейшем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если работник отказывается принимать книжку?

Согласно ТК РФ‚ работодатель имеет право направить книжку заказным письмом после получения письменного отказа
от работника. При этом необходимо фиксировать отказ в личном деле.

Можно ли отправить книжку по электронной почте?

Трудовая книжка – бумажный документ‚ её электронный эквивалент (ЭКК) пока не признан законодательством в РФ.
Поэтому отправка возможна только в виде скан‑копии при условии последующей передачи оригинала.

Как доказать‚ что уведомление было получено?

Лучший способ – заказное письмо с уведомлением о вручении или электронная подпись в электронном письме‚ подтверждённая
журналом рассылки.

Нужно ли ставить печать на уведомление?

Если в компании существует приказ о обязательном использовании печати на официальных документах‚ её следует поставить.
Иначе достаточно подписи уполномоченного лица.

Уведомление уволенному работнику о необходимости забрать трудовую книжку – важный документ‚ который фиксирует
правильность процедуры увольнения и защищает интересы обеих сторон. Правильное оформление‚ соблюдение сроков
и сохранение подтверждающих документов позволяют избежать судебных споров и штрафов.

Скачайте готовый шаблон‚ адаптируйте под свою организацию и своевременно информируйте сотрудников – это простое действие‚
которое повышает уровень корпоративного управления и соблюдения трудового законодательства.