В условиях постоянных кадровых перемещений в современных компаниях вопрос воинского учёта часто возникает у работодателей и сотрудников одновременно. Ниже представлена подробная инструкция‚ как правильно оформить и направить уведомление сотруднику о необходимости встать на воинский учёт по месту пребывания‚ какие документы требуются и какие сроки соблюдаются.

Правовая основа

Согласно Федеральному закону № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте» (в редакции от 2023‑2025 гг.) и Положению о воинском учёте‚ утверждённому приказом Министерства обороны РФ от № 719‚ каждый гражданин‚ подлежащий воинскому учёту‚ обязан быть зарегистрирован в воинском комиссариате по месту:

• регистрации по месту жительства‚ либо
• фактического пребывания (если регистрация отсутствует или срок пребывания превышает 3 месяца).

Работодатель обязан в течение трёх дней с момента приёма на работу направить в военкомат сведения о новых военнообязанных сотрудниках (форма 2 к Положению о воинском учёте) и выдать каждому работнику Уведомление о необходимости постановки на воинский учёт.

Кто обязан встать на воинский учёт?

Воинский учёт обязаны вести:

1. Все граждане РФ мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет‚ не имеющие отложенного срока призыва.
2. Граждане‚ отложившие срок службы (по состоянию здоровья‚ образованию‚ семейному положению и т.п.).
3. Граждане‚ находящиеся в резерве военной службы.

Если у сотрудника нет регистрации по месту жительства‚ но он проживает в другом населенном пункте более трёх месяцев‚ учёт производится по месту фактического пребывания.

Обязанности работодателя

Работодатель (в т.ч. юридическое лицо‚ индивидуальный предприниматель) обязан:

• В течение 3 дней после приёма сотрудника направить в военкомат сведения о лице‚ не состоящем на учёте‚ но обязателе́м встать на учёт (форма «Сведения о гражданине‚ подлежащем воинскому учёту‚ при принятии его на работу»).
• Выдать сотруднику письменное уведомление о необходимости встать на учёт и приложить к нему образец заявления (приложение 3 к Положению).
• Хранить копию уведомления в личном деле сотрудника.
• В случае изменения личных данных (ФИО‚ семейного положения‚ места жительства/пребывания‚ образования‚ должности) в течение 5 рабочих дней направлять корректирующее сообщение в военкомат.
• При увольнении сотрудника – в течение 3 дней направить в военкомат уведомление о прекращении трудовых отношений.

Как оформить уведомление сотруднику

Уведомление оформляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка организации (название‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес‚ телефон).
2. Дата составления.
3. ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ серия и номер паспорта.
4. Текущее место пребывания (адрес)‚ указанный в заявлении сотрудника.
5. Ссылка на нормативный акт (ФЗ 53‑ФЗ‚ Положение № 719).
6. Текст с требованием встать на учёт в военкомате по месту пребывания и перечень прилагаемых документов.
7. Подпись руководителя и печать организации.

Пример уведомления

ООО «ПримерТех»‚ ИНН 1234567890‚ ОГРН 1122334455667
Адрес: 191014‚ г. Санкт‑Петербург‚ ул. Примерная‚ д.1
Тел.: +7 (812) -23‑45‑67

«19» апреля 2026 г.

Сотруднику: Иванову Сергею Петровичу
Дата рождения: г.
Паспорт: 4500 № 123456‚ выдан г. УФМС России по г. Санкт‑Петербургу

УВЕДОМЛЕНИЕ

В соответствии с Федеральным законом № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте» и Положением
о воинском учёте (приказ Минобороны РФ от № 719) информируем вас о необходимости
встать на воинский учёт по месту вашего фактического пребывания.
Место вашего фактического пребывания‚ указанное в заявлении: г. Санкт‑Петербург‚ ул. Новая‚
д. 25‚ кв. 12.
Для постановки на учёт вам необходимо предоставить в военный комиссариат по адресу:
Военный комиссариат г. Санкт‑Петербурга‚ ул. Комиссарская‚ д. 5
в течение 10 (десяти) календарных дней со дня получения данного уведомления:

Заявление по форме № 3 (приложение к Положению);
Сведения о гражданине (форма № 2);
Копию паспорта (страницы с личными данными и страницой с датой выдачи);
При необходимости – справку с места работы (наша организация готова выдать её по запросу).

В случае невозможности лично явиться в военкомат‚ вы можете подать заявление через портал
Госуслуги с использованием электронной подписи (УКЭП).

Контактное лицо для уточнения вопросов: Петрова А. В.‚ тел. 8‑800‑555‑55‑55‚ e‑mail: hr@primertech.ru

Подпись руководителя ______________________
(Иванов И. И.) Печать

Пошаговый порядок действий работодателя

1. Сбор данных: при приёме сотрудника запрашиваем паспорт‚ сведения о месте проживания и/или месте пребывания.
2. Заполнение формы № 2 (Сведения о гражданине‚ подлежащем воинскому учёту).
3. Подготовка уведомления (см. пример выше).
4. Передача копии уведомления сотруднику (ручкой‚ почтой с уведомлением о вручении или электронным способом с подтверждением получения).
5. Отправка сведений в военкомат:
   • по почте (заказным письмом с описью вложения)‚
   • через электронный портал «Госуслуги» (раздел «Воинский учёт»)‚
   • с помощью специализированных сервисов (например‚ Консультант Плюс‚ СПС).
6. Контроль выполнения: в течение 10 дней проверяем‚ получено ли подтверждение от военкомата о постановке на учёт.
7. Обновление данных: в случае изменения места пребывания‚ семейного положения‚ образования и т.п. – в течение 5 дней отправляем корректирующее уведомление.

Какие документы необходимо приложить к заявлению

• Заявление по форме № 3 (приложение 3 к Положению о воинском учёте).
• Сведения о гражданине (форма № 2).
• Копию паспорта (страницы с личными данными и страницей выдачи).
• При необходимости – справка с места работы (выдается работодателем).
• Документ‚ подтверждающий место пребывания (договор аренды‚ справка из жилого фонда‚ выписка из домовой книги и т.д.).

Сроки и последствия несоблюдения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить на учёт в новый военкомат‚ если сотрудник переехал в пределах одного региона?

Да. По закону учёт производится по месту фактического пребывания. Если сотрудник проживает более 3 месяцев по новому адресу‚ он обязан встать на учёт в военкомате по этому адресу‚ даже если регион не изменился.

Можно ли подать заявление через интернет?

Да. С 2024 года действует возможность подачи заявления через портал Госуслуги с использованием электронной подписи (УКЭП). После подачи система автоматически направит данные в соответствующий военкомат.

Какие документы нужны‚ если у сотрудника нет регистрации по месту жительства?

Требуется предоставить справку о месте пребывания (договор аренды‚ справка из учебного заведения‚ выписка из домовой книги) и заявление по форме № 3.

Что делать‚ если сотрудник отказывается подавать заявление?

Работодатель обязан в письменной форме уведомить сотрудника о необходимости выполнить обязанность и фиксировать отказ в личном деле. При повторных отказах возможна передача информации в органы МВД для контроля.

Практический совет для работодателей

• Создайте в отделе кадров шаблон уведомления (см. пример) и включите его в стандартный пакет документов для новых сотрудников.
• Внедрите автоматический чек‑лист в системе HR‑MMS‚ который будет напоминать о необходимости отправки сведений в военкомат в течение 3 дней.
• Обучите HR‑специалистов работе с порталом «Госуслуги» и использованием электронной подписи.
• Ведите журнал контроля: дата приёма‚ дата отправки сведений‚ подтверждение получения от военкомата.

Уведомление сотруднику о необходимости встать на воинский учёт по месту пребывания – обязательный процесс‚ регулируемый ФЗ 53‑ФЗ и Положением № 719. Точное соблюдение сроков‚ правильное оформление документов и своевременная передача сведений в военкомат позволяют избежать штрафов‚ обеспечить законность трудовых отношений и поддержать обороноспособность страны.

При правильном подходе весь процесс занимает не более недели и может быть полностью автоматизирован с помощью государственных сервисов и внутренней CRM‑системы.