Для кого актуально: руководители, кадровики, бухгалтера, юристы, специалисты по охране труда и любые ИП/организации, которые планируют изменить режим труда хотя бы для одного сотрудника.

Что считается «сменой графика» и когда она разрешена

Изменение графика работы — это переход:

• с пятидневки на посменный режим (и наоборот);
• с «5/2» на «4/3»;
• с фиксированного времени начала/окончания смены на скользящий;
• на неполный рабочий день/неделю;
• на суммированный учёт рабочего времени и т. д.

Когда можно менять график:

1. По инициативе работодателя – только при изменении организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Примеры: внедрение нового оборудования, сокращение объёма заказов, переход на круглосуточное производство.
2. По инициативе работника – оформляется заявлением + допсоглашением без предварительного уведомления, если работодатель согласен.

Какой срок предупреждения обязателен

Алгоритм действий работодателя

1. Издать приказ «О введении нового графика работы» (по форме Т-5 или свободной форме).
2. Направить уведомление каждому работнику под роспись за 2 месяца до даты изменений.
3. По истечении срока предупреждения:
• получить письменное согласие или отказ;
• с работниками, которые дали согласие, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• с теми, кто отказался, пытаемся предложить другую вакансию. Если вакансий нет или работник отказывается, увольняем по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой двухнедельного среднего заработка.
4. Внести изменения в локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, график сменности, табель учёта.

Как составить уведомление: обязательные реквизиты

Структура документа:

• шапка (наименование организации, ИНН, адрес);
• ФИО и должность работника;
• ссылка на приказ, дата и номер;
• описание изменения (что именно меняется: время начала/окончания смены, количество часов/неделю, форма учёта рабочего времени);
• основание изменений (производственная необходимость, приказ №___);
• дата вступления изменений в силу;
• предложение продолжить работу по новому графику или предложить письменные возражения;
• срок для ответа (не менее 2-х рабочих дней);
• подписи сторон: руководителя и работника (с датой ознакомления).

Образец уведомления (формат Word, актуально на 2026 г.)

ООО «ПромСервис»
ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Ленина, 10

УВЕДОМЛЕНИЕ
о предстоящем изменении графика работы

№ 15/06-УВ от г.

Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович, инженер-конструктор ООО «ПромСервис»!

В соответствии с приказом № 14/06-П от г. в связи с внедрением нового оборудования (изменение организационных условий труда) с г. для Вас устанавливается следующий график работы:

- режим: сменный (2/2);
- продолжительность смены: 12 часов;
- время начала смены: 08:00, окончание: 20:00;
- форма учёта рабочего времени: суммированная, учётный период — квартал.

Предлагаем Вам продолжить работу по новому графику. В случае несогласия просим письменно сообщить об этом не позднее г. В противном случае изменения вступят в силу с указанной даты без дополнительных соглашений.

При отказе ООО «ПромСервис» готово предложить Вам другую имеющуюся работу, соответствующую Вашей квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии вакансий трудовой договор будет расторгнут по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.

С уведомлением ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./
«___» _________ 2026 г.

Скачать шаблон в Word/PDF:

Ссылка 1 — шаблон уведомления (Word)
Ссылка 2 — шаблон уведомления (PDF)

Особые случаи

Работник в отпуске или на больничном

Уведомление направляется заказным письмом на домашний адрес или по электронной почте (если есть договорённость). Датой ознакомления считается дата получения письма почтой.

Режим «удалёнка»

Документ можно подписать с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) через защищённый сервис (Аскон, Контур, Диадок). Главное – сохранить подтверждение даты и факта вручения.

Коллективный приказ

Если меняется график у всех сотрудников цеха, допустимо оформить единое уведомление (с перечнем ФИО) и приложением «Перечень сотрудников». Каждый работник всё равно подписывает лично.

Как работает «Аскон-Кадры» (краткий лайфхак)

1. В разделе «Кадровые документы» выбрать «Создать → Уведомление об изменении условий труда».
2. Автоматически подставляются реквизиты приказа и шаблон формулировки.
3. Система формирует PDF-документ с ЭЦП и отправляет его сотруднику на электронную почту.
4. Статус «Ознакомлен» фиксируется в журнале, привязанном к личной карточке работника.

• 2 месяца – минимальный срок предупреждения работников при инициативе работодателя.
• Уведомление – письменное, под роспись (или КЭП).
• До даты изменений подписать допсоглашение к трудовому договору.
• Не забудьте обновить график сменности и табель в 1С/Аскон.

Сохраните себе:
Скачать все образцы: уведомление + приказ + допсоглашение (ZIP-архив)

Последняя редакция: апрель 2026 г. | Актуально до изменений ТК РФ