Актуально на 19 апреля 2026 г.

К 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако обязанность работодателя письменно информировать каждого работника о праве выбора формы ведения трудовой книжки сохраняется и для новых приёмов. Ниже приведён пошаговый порядок, образцы документов, сроки и ответственность.

Кого и когда нужно уведомлять

Новые сотрудники (принятые после )

• Не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ст. 66.1 ТК РФ).
• Уведомление оформляется одновременно с приёмом: включается в пакет первичных документов.

Действующие сотрудники

Для всех, кто уже числится в штате до , массовое уведомление закончилось 31 октября 2020 года. Повторно информировать не требуется, если выбор уже зафиксирован.

Перевод из другой организации

При переводе из другой компании (ст. 72.1 ТК РФ) уведомлять обязательно, даже если в прежней организации человек уже выбрал форму.

Как оформить уведомление

Обязательные реквизиты документа

• Наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
• Ф.И.О. и табельный номер работника.
• Изложение сути изменений:
  • возможность ведения трудовой книжки в бумажной форме;
  • возможность ведения в электронной форме через Социальный фонд России;
  • право однократно изменить решение в будущем.
• Срок для подачи заявления, 1 месяц со дня получения уведомления.
• Место и дата ознакомления, подписи сторон.

Форма уведомления (штамп «Внутренний документ»)

Образец:

----------------------------------------------------------
 УВЕДОМЛЕНИЕ
о праве выбора формы ведения трудовой книжки
----------------------------------------------------------
Уважаемый(ая) _______________________________!
В соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ и ст. 66.1 ТК РФ с введён учёт сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
Вы вправе выбрать ОДНО из двух:
 ⏤ продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
 ⏤ перейти на электронную форму.
Ваш выбор фиксируется Заявлением работника.
Срок подачи заявления: в течение 30 календарных дней с даты получения настоящего уведомления.
Отсутствие заявления в установленный срок означает автоматический переход на электронную форму.
Вы можете изменить форму ведения книжки повторным заявлением не чаще одного раза в год.

С уведомлением ознакомлен(а) «___» ________ 20__ г.
_________________/_______________/
 (подпись) (Ф.И.О.)

М.П;

Как фиксируется выбор сотрудника

Вариант «Бумажная»

1. Работник пишет заявление «О сохранении бумажной трудовой книжки».
2. Бухгалтерия продолжает делать записи в бумажном бланке.
3. Ежемесячно до 15-го числа в СФР всё равно подаётся форма СЗВ-ТД, но в ней проставляется код «Б» (бумажный вариант).

Вариант «Электронная»

1. Работник подаёт заявление «О ведении сведений в электронном виде».
2. Работодатель:
   • перестаёт вносить записи в бумажный бланк;
   • формирует и сдаёт в СФР ежемесячно форму СЗВ-ТД с кодом «Э».

Шаблон заявления работника

----------------------------------------------------------------
 ЗАЯВЛЕНИЕ
о выборе формы ведения трудовой книжки
----------------------------------------------------------------
Я, _______________________________, работающий(ая) в __________________________,
прошу:
☐ Сохранить за мной право ведения бумажной трудовой книжки.
☐ Перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Дата «___» ________ 20__ г. __________________/_______________/

Куда и когда передавать данные в СФР

Ответственность за нарушения

• Не уведомил нового сотрудника — административный штраф:
  • должностное лицо: 1 000–5 000 ₽;
  • юрлицо: 30 000–50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Не передал СЗВ-ТД — штраф 500 ₽ за каждого работника (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
• Недопуск к труду без уведомления — трудовая инспекция может оштрафовать до 100 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 4).
• Материальные претензии работника — если из-за отсутствия ЭТК нарушаются права (например, невозможно подтвердить стаж), работник может взыскать убытки с работодателя.

Чек-лист для кадровика и бухгалтера

1. В день подписания приказа о приёме:
   • Вручить уведомление под роспись.
   • Предложить два бланка заявления (бумажная / электронная).
   • Зафиксировать дату получения уведомления в журнале.
2. В течение 30 дней:
   • Ожидать заявление. Если не поступило — считаем выбором «Электронная».
3. Не позднее 3 рабочих дней:
   • Сформировать СЗВ-ТД (тип «Первичные сведения»).
   • Подписать электронной подписью и отправить через СФР-отчётность.
4. До 15-го числа каждого месяца:
   • Отправлять ежемесячное СЗВ-ТД.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Сотрудник уволился, не успел подать заявление. Что делать?

Нарушения для работодателя нет, если уведомление было вручено надлежащим образом. Сведения в СФР подаются только за период фактической работы.

Вопрос 2: Можно ли отправить уведомление по e-mail?

Нет, только письменно под роспись (письмо Минтруда от № 14-2/ООГ-14696).

Вопрос 3: Работник выбрал ЭТК, но потребовал бумажную дубликатную книжку. Правомерен ли отказ?

Да. При выборе ЭТК запись в бумажной книжке не ведётся, дубликат не выдаётся. Выдаётся только выписка из СЗВ-ТД по запросу.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки, это ежедневная кадровая рутина, за нарушение которой предусмотрены реальные штрафы. Придерживайтесь алгоритма «уведомление → заявление → СЗВ-ТД» и избежите претензий трудовой инспекции и Социального фонда России.

Дата публикации: 19 апреля 2026 г.