Приём на работу государственного служащего – процесс‚ регулируемый рядом нормативных актов (Федеральный закон № 273‑ФЗ «О государственном гражданском служащем»‚ приказами Минюста РФ‚ локальными нормативными актами организации). Одним из обязательных этапов является уведомление уполномоченных органов о факте приёма на должность.

В этой статье мы подробно разберём:

• Кому и в какие сроки необходимо направлять уведомление;
• Какие сведения должно содержать уведомление;
• Как оформить документ в соответствии с требованиями законодательства;
• Типичные ошибки и рекомендации по их избежанию.

Правовая основа уведомления о приёме на работу госслужащего

Согласно ст. 25 Федерального закона № 273‑ФЗ‚ в течение трёх рабочих дней после заключения трудового договора (контракта) с государственным гражданским служащим работодатель обязан направить в органы государственной службы уведомление о приёме на работу.

Основные нормативные документы‚ регулирующие порядок уведомления:

1. Федеральный закон № 273‑ФЗ «О государственном гражданском служащем»;
2. Приказ Минюста РФ от № 106н «Об утверждении формы уведомления о приёме‚ переводе и увольнении государственных гражданских служащих»;
3. Локальные нормативные акты (приказы о приёме на работу‚ штатные расписания‚ положения о кадровой работе).

Кому направляется уведомление

В зависимости от уровня организации и конкретного должностного положения‚ уведомление направляется в:

• Росстандарт (для федеральных органов);
• Региональный орган государственной службы (для субъектов РФ);
• Отдел кадров организации‑работодателя (если в организации уже имеется единый центр обработки кадровой информации).

Для большинства муниципальных и региональных учреждений уведомление отправляется в управление государственной службы по месту расположения организации.

Сроки и форма подачи

Что должно быть указано в уведомлении

Согласно приказу Минюста № 106н‚ уведомление должно включать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации‑работодателя;
2. Полное ФИО государственного служащего;
3. Дата рождения‚ паспортные данные (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ кем выдан);
4. Сведения о должности (наименование‚ код ОКДП‚ разряд‚ уровень квалификации);
5. Дата начала исполнения обязанностей;
6. Сведения о трудовом договоре (номер‚ дата заключения);
7. Сведения о месте работы (адрес‚ телефон‚ e‑mail);
8. Подпись уполномоченного лица (директор‚ начальник отдела кадров) и печать организации.

Ниже приведён готовый шаблон уведомления‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор‚ заменить квадратные скобки на актуальные данные и отправить в нужный орган.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <title>Уведомление о приёме на работу государственного служащего</title>
</head>
<body>

<h2 style="text-align:center;">УВЕДОМЛЕНИЕ</h2>
<h3 style="text-align:center;">о приёме на работу государственного гражданского служащего</h3>
<br>

<p>От: <b>[Наименование организации‑работодателя]</b><br>
Адрес: <b>[Полный юридический адрес]</b><br>
Телефон/факс: <b>[Контактный телефон]</b><br>
Эл. почта: <b>[e‑mail]</b><br>
Код ОКПО: <b>[Код ОКПО]</b><br></p>

<p>Кому: <b>[Наименование органа‚ в который направляется уведомление]</b><br>
Адрес: <b>[Адрес органа]</b></p>

<hr>

<p>Уважаемые коллеги!</p>

<p>В соответствии с требованиями ст. 25 Федерального закона № 273‑ФЗ и приказом Минюста России от № 106н‚ информируем о приёме на работу государственного гражданского служащего:</p>

<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0" style="border-collapse:collapse; width:100%;">
 <tr><td width="30%"><b>ФИО</b></td><td>[Иванов Иван Иванович]</td></tr>
 <tr><td><b>Дата рождения</b></td><td>[]</td></tr>
 <tr><td><b>Паспортные данные</b></td><td>[серия 45 12‚ № 345678‚ выдан г.‚ ОУФМС России по г. Москве]</td></tr>
 <tr><td><b>Должность</b></td><td>[Начальник отдела кадров]</td></tr>
 <tr><td><b>Код ОКДП</b></td><td>[06.01.02]</td></tr>
 <tr><td><b>Разряд/квалификация</b></td><td>[1 разряд]</td></tr>
 <tr><td><b>Дата начала исполнения обязанностей</b></td><td>[]</td></tr>
 <tr><td><b>Номер и дата трудового договора</b></td><td>[№ 12/2026 от ]</td></tr>
 <tr><td><b>Место работы</b></td><td>[г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10]</td></tr>
</table>

<p>Настоящее уведомление направлено в электронном виде с цифровой подписью и прилагается к оригинальному приказу о приёме на работу.</p>

<p style="margin-top:40px;">С уважением‚<br>
<b>[ФИО уполномоченного лица]</b><br>
Должность: <b>[Директор/Начальник отдела кадров]</b><br>
Подпись: ________________________<br>
Печать организации</p>

<hr>
<p style="font-size:0.9em; color:#555;">Копия направлена в бухгалтерию для отражения в кадровой документации.</p>

</body>

Пошаговая инструкция по подготовке и отправке уведомления

1. Подготовьте приказ о приёме на работу. В приказе укажите все сведения‚ перечисленные в пункте 4 (должность‚ код ОКДП‚ дата начала и т.д.). Приказ подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
2. Сформируйте уведомление. Скопируйте шаблон‚ замените placeholders (текст в квадратных скобках) на реальные данные‚ проверьте орфографию.
3. Подпишите и заверьте документ. Уполномоченное лицо (директор‚ начальник отдела кадров) ставит подпись‚ проставляет печать.
4. Отправьте уведомление.
   • Бумажный вариант – по почте заказным письмом с уведомлением о вручении‚ либо вручите лично с получением подписи о приёме.
5. Сохраните копию. Храните оригинал и электронную копию в личном деле сотрудника (дело № …/2026).

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

• Пропуск срока. Уведомление должно быть направлено в течение 3 рабочих дней. Установите напоминание в календаре HR‑системы.
• Отсутствие кода ОКДП. Код ОКДП — обязательный реквизит. Проверьте в справочнике ОКДП перед заполнением.
• Неправильный адрес получателя. Уточняйте актуальный адрес органа в официальных реестрах‚ иначе документ может быть возвращён.
• Отсутствие цифровой подписи в электронном варианте. Для электронных уведомлений требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). При её отсутствии используйте традиционную бумажную форму.
• Неуказание номера трудового договора. Этот номер нужен для согласования с бухгалтерией и последующего учета.

Оформление уведомления по госслужащим при приёме на работу – важный юридический процесс‚ который гарантирует соответствие кадровой документации требованиям федерального законодательства. Соблюдение сроков‚ точность указанных данных и правильный выбор формы подачи позволяют избежать задержек в регистрации служащего‚ штрафов и других административных последствий.

Используйте представленный шаблон как основу‚ адаптируйте его под специфические требования вашего учреждения и внедрите чёткую процедуру контроля сроков в HR‑политику. При возникновении вопросов рекомендуется консультироваться с юридическим отделом или специалистом по государственной службе.

Дата публикации:  г.