Актуально на г.
При сокращении численности (штата) работодатель обязан не позднее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения предложить сотруднику все имеющиеся вакансии. Если подходящих мест нет, оформляется уведомление об отсутствии вакантных должностей. Ошибка в содержании или сроках может стать основанием для признания увольнения незаконным, поэтому ниже приведён актуальный образец 2026 года, порядок заполнения и контрольный чек-лист для кадровика.
Законодательное обоснование
- ст. 180 ТК РФ — обязанность предложить вакансии;
- ст. 81 ТК РФ — основание увольнения «п. 2 ч. 1 ст. 81»;
- Письмо Минтруда № 14-2/ООГ-8517 от — разъяснение по форме предложения вакансий.
Если подходящих вакансий нет, работнику выдаётся письменное уведомление об их отсутствии. Его подпись или отказ от подписи фиксируется актом.
Когда оформляется документ
- Не позднее чем за 60 календарных дней до планируемой даты увольнения (не рабочих!).
- До издания приказа о сокращении: сначала вручаем уведомление о сокращении должности, затем (если нет вакансий) — уведомление об их отсутствии.
- Если вакансии появляются позже, работодатель обязан в течение 2 месяцев направить новое предложение.
Структура документа
Документ состоит из обязательных реквизитов:
- шапка: наименование работодателя, ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- регистрационные данные: исходящий № и дата;
- адресат: Ф. И. О., должность, структурное подразделение;
- ссылка на приказ о сокращении (номер, дата);
- констатация отсутствия вакансий;
- подписи сторон и расшифровки;
- при необходимости — акт об отказе от подписи (приложение).
Готовый образец 2026 года
ШАПКА
Общество с ограниченной ответственностью «ТехПром»
ИНН 7702123456, ОГРН 1157700012345
109004, г. Москва, ул. Лубянка, д. 5
тел. +7 (495) -23-45-67
УВЕДОМЛЕНИЕ
об отсутствии вакантных должностей при сокращении
г. Москва «20» апреля 2026 г.
Уважаемый(-ая) Иванов Сергей Петрович!
В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ и приказом генерального директора ООО «ТехПром» от «18» апреля 2026 г. № 15/к «О сокращении численности работников» доводим до Вашего сведения, что должность инженера-конструктора 1 категории в отделе № 3 подлежит сокращению с 20 июня 2026 г.
В установленный двухмесячный срок ООО «ТехПром» рассмотрело возможность перевода Вас на другую имеющуюся у работодателя работу, соответствующую Вашей квалификации и состоянию здоровья.
Сообщаем, что на дату настоящего уведомления в организации отсутствуют вакантные должности (постоянные или временные), которые могли бы быть Вам предложены.
При появлении вакантных мест в течение двухмесячного периода Вы будете дополнительно уведомлены в письменной форме.
Уведомление вручено лично.
Подпись работника __________________ /Иванов С.П./
Подпись представителя работодателя __________________ /Кадровикова Н.В./
Второй экземпляр (подписанный) остаётся у работника.
Пошаговая инструкция для кадровика
- За 70–75 дней до даты увольнения:
- утверждаете новое штатное расписание без сокращённой должности;
- готовите проект приказа о сокращении и список затрагиваемых сотрудников.
- За 60 дней:
- вручаете сотруднику уведомление о сокращении должности под роспись (или акт об отказе);
- одновременно или в течение 3 рабочих дней предлагаете все открытые вакансии (если есть). Если вакансий нет, направляете уведомление об их отсутствии.
- Если отказ от вакансий: фиксируете в письменном отказе или составляете акт.
- За 2 недели до увольнения выдаёте трудовую книжку, расчётные документы, справку 2-НДФЛ и СЗВ-ТД.
- В день увольнения оформляете приказ (форма Т-8), проводите расчёт с выходным пособием (ср. зарплата за 1-й месяц) и дополнительной компенсацией при необходимости.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Уведомление в дату приказа | Нарушение ст. 180 ТК РФ → увольнение признаётся незаконным | Считать 60 календарных дней от даты уведомления, а не от приказа |
| Не указали «временные» вакансии | Работник может доказать, что вакансия была | Если временная вакансия (на период отпуска по уходу за ребёнком и т.п.) — явно обозначьте «временная» |
| Только электронная подпись | В суде может быть оспорено | Всегда имеете бумажный оригинал или квалифицированную ЭП |
Скачать бланк бесплатно
- Word-шаблон (актуально на 2026 г.)
- PDF-образец
Краткий чек-лист перед отправкой
- ✅ 60 календарных дней без выходных и праздников выдержаны?
- ✅ Все вакансии по квалификации перечислены?
- ✅ Есть подпись (или акт об отказе) + входящий №?
- ✅ Копия уведомления в личном деле сотрудника?
- ✅ Дата исходящего совпадает с датой в журнале исходящей корреспонденции?
Соблюдая эти простые правила, вы минимизируете риски судебных споров и обеспечите законность процедуры сокращения.