Актуально на 19 апреля 2026 г. Увольняете сотрудника, но он не может лично приехать за трудовой книжкой? Закон обязывает работодателя либо вручить её в день увольнения, либо отправить почтой только после получения письменного согласия работника. Ниже — подробный алгоритм, ссылки на новые бланки 2026 года и готовый образец уведомления.
Зачем нужно уведомление при увольнении
Согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан:
- В день увольнения выдать трудовую книжку лично в руки;
- Если работник отсутствует — направить уведомление с предложением лично её получить или дать согласие на отправку почтой.
Без такого уведомления (и без согласия) отправлять книжку нельзя, иначе это будет считаться нарушением трудового законодательства.
Сроки и способы направления уведомления
| Шаг | Срок | Способ | Документы |
|---|---|---|---|
| 1 | Не позднее следующего дня после увольнения | • Заказное письмо с уведомлением о вручении • Курьерская доставка • Личная выдача под роспись | Уведомление Заявление о согласии |
| 2 | В течение 3 дней после получения согласия | Отправка трудовой книжки ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении | Квитанция, опись вложения |
Как составить уведомление (образец 2026)
Форма уведомления: что включить
- Наименование организации, ИНН, адрес;
- ФИО и адрес работника;
- Дата увольнения и основание (№ приказа);
- Предложение явиться за трудовой книжкой в течение 7 рабочих дней с даты получения письма;
- Альтернатива: «В случае невозможности личного получения прошу сообщить согласие на отправку почтой по адресу: ___»;
- Контактный телефон и электронная почта отдела кадров;
- Реквизиты и подпись работодателя.
Готовый образец уведомления
123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 8
ИНН 7708123456, КПП 770801001
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получения трудовой книжки
Иванову Ивану Ивановичу
123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 15, кв. 42
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с приказом № 15-к от Вы уволены по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Направляем Вам настоящее уведомление о необходимости явиться лично в отдел кадров ООО «Ромашка-Сервис» для получения трудовой книжки в течение 7 рабочих дней с момента получения письма.
В случае невозможности личного получения просьба письменно сообщить о своём согласии на отправку трудовой книжки почтой по адресу: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 15, кв. 42 (или иному указанному в заявлении).
Контактный телефон: +7 (495) 123-45-67
Эл. почта: kadry@romashka.ru
С уважением,
__________________
Начальник отдела кадров
/Петрова Н.А./
Что делать после получения согласия
- Составьте заявление работника на отправку по почте (см. образец ниже). Сохраняйте оригинал.
- Отправьте трудовую книжку:
- Ценным письмом (обязательно с описью вложения);
- С уведомлением о вручении.
- Заполните книгу учёта движения трудовых книжек — сделайте отметку «отправлено по почте №____ от ».
- Сохраните почтовые квитанции и уведомление о вручении не менее 3 лет.
Образец заявления работника о согласии на отправку почтой
Я, Иванов Иван Иванович, 15 марта 1985 г.р.,
проживающий по адресу: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 15, кв. 42,
согласен (-на) на направление моей трудовой книжки по указанному выше адресу почтой России.
В случае недоставки по вине почтовой службы претензий к ООО «Ромашка-Сервис» не имею.
__________________
/Иванов И.И./
Что грозит за нарушение
- Административный штраф для юр. лица до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Материальная ответственность за задержку выдачи (ст. 234 ТК РФ) — компенсация за каждый день просрочки;
- Риск судебного иска о восстановлении на работе, если работник не смог устроиться в новую организацию из-за отсутствия трудовой.
Ссылки на бланки 2026 года
Формы последней редакции (от ) можно скачать бесплатно:
- Уведомление работника (Word)
- Заявление о согласии на отправку почтой (Word)
- Опись вложения в ценное письмо (Word)