Любое изменение штатного расписания (ШР) может затронуть условия труда конкретных сотрудников.
В этой статье разберёмся, когда, кому и как правильно направлять уведомление об изменении условий трудового договора, если причина — обновлённое штатное расписание.
Зачем нужно уведомление
Статья 74 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя за 2 месяца до введения изменений предупредить сотрудника о грядущих переменах, если:
- изменяется структурное подразделение (например, отдел переименовали);
- меняется должность или оклад;
- вводится или отменяется надбавка, премия, сменный режим и т. д.
Если же изменения касаются только штатного расписания в целом (например, добавлена новая вакансия, по которой никто не работает), уведомлять персонал не требуется.
Какие изменения штатного расписания нуждаются в уведомлении
| Вид изменения ШР | Требуется ли уведомлять сотрудника? | Пример |
|---|---|---|
| Увеличение оклада | Да, если это влечёт изменение условий трудового договора | «Оклад 60 000 ₽ вместо 55 000 ₽ начиная с » |
| Сокращение должности | Да, если сотруднику предлагают перевод или увольнение | «Должность «менеджер проекта» исключена из ШР» |
| Переименование отдела | Да, если меняется название структурного подразделения в трудовом договоре | «Отдел маркетинга переименован в отдел Growth» |
| Индексация зарплаты всем сотрудникам | Да, если указан конкретный коэффициент и дата | «С оклады индексируются на 7 %» |
| Добавление новой вакансии без привязки к конкретному работнику | Нет | «Введён штатный единицей «Data Scientist»» |
Сроки и процедура
- Издаётся приказ об изменении штатного расписания (форма произвольная).
- Не позднее чем за 2 месяца до введения изменений сотруднику вручается письменное уведомление.
- Сотрудник лично подписывает экземпляр уведомления; второй экземпляр остаётся у него.
- Если сотрудник согласен — подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Если не согласен — работодатель может предложить другую должность или расторгнуть договор с выплатой компенсации (ст. 178 ТК РФ).
Форма и содержание уведомления
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации и ИНН;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- Текущие и новые условия труда;
- Причина изменений (организационные или технологические);
- Дата вступления изменений в силу;
- Ссылка на ст. 74 ТК РФ;
- Подпись работодателя и дата.
Образец уведомления
ООО «Ромашка-Сервис»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157746321098
109004, г. Москва, ул. Ленина, 12
Уведомление
о предстоящем изменении определённых сторонами условий трудового договора
Уважаемая(ый) Иванова Ирина Петровна!
В соответствии со ст. 74 ТК РФ сообщаем о предстоящем изменении следующих условий Вашего трудового договора:
- Структурное подразделение: «Отдел продаж» переименовано в «Отдел B2B-продаж».
- Должность: «Ведущий менеджер по продажам» сохраняется.
- Оклад: 70 000 ₽ вместо 65 000 ₽ (с учётом ежемесячной премии).
Причина изменений: организационные изменения штатного расписания, направленные на оптимизацию структуры продаж.
Дата вступления изменений в силу: 01 августа 2026 г.
В течение двух месяцев (до 30 июня 2026 г.) Вы можете выразить своё согласие или отказ.
В случае отказа Вам будут предложены имеющиеся вакансии в соответствии с Вашей квалификацией.
Руководитель отдела кадров _____________/А. С. Кузнецова/
20 апреля 2026 г.
Как оформить приказ об изменении штатного расписания
Приказ составляется на фирменном бланке, подписывается руководителем и заверяется печатью.
Ниже — универсальный шаблон, который можно скачать.
Образец приказа
Приказ
о внесении изменений в штатное расписание
г. Москва
15 апреля 2026 г.
№ 25-к
В целях оптимизации структуры и повышения эффективности продаж ПРИКАЗЫВАЮ:
- Внести в штатное расписание ООО «Ромашка-Сервис» следующие изменения с г.:
- должность «Ведущий менеджер по продажам» — оклад 70 000 ₽ (вместо 65 000 ₽);
- должность «Data Scientist» — ставка 1, оклад 120 000 ₽;
- должность «Специалист по работе с ключевыми клиентами» — исключить.
- Контроль исполнения возложить на директора по продажам Н. Н. Петрова.
Генеральный директор ____________/С. В. Сидоров/
Печать
Частые ошибки
- Пропуск 2-месячного срока. Начните подготовку документов заранее.
- Отсутствие причины изменений. Всегда указывайте «организационные» или «технологические» основания.
- Оповещение «в устной форме». Только письменное уведомление с подписью гарантирует юридическую безопасность.
- Забыли про допсоглашение. Даже при повышении оклада требуется подписать дополнительное соглашение.
Чтобы изменить условия труда сотрудника в связи с обновлением штатного расписания:
- Издайте приказ об изменении ШР.
- Не позднее чем за 2 месяца вручите уведомление.
- Получите подпись сотрудника.
- Оформите дополнительное соглашение или предложите альтернативную работу.
- Храните документы 75 лет (ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ).
Скачать готовые образцы уведомления и приказа можно по ссылке в конце статьи.