Важность правильного оформления уведомления․ При увольнении сотрудника работодатель обязан вернуть ему трудовую книжку (если она имеется) и оформить соответствующее уведомление․ Ошибки в этом документе могут привести к спорным ситуациям, задержкам в выплате выходного пособия и даже к административной ответственности․

Правовая база

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ работник имеет право запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности, а работодатель обязан их предоставить․ При увольнении трудовая книжка считается основным документом, подтверждающим стаж, и должна быть возвращена работнику в день увольнения․

С 2025 года наблюдается рост количества сотрудников, работающих без бумажной трудовой книжки (по собственному выбору или в связи с тем, что они впервые устроились после отмены обязательного бумажного формата)․ Тем не менее, в случае наличия бумажной книжки обязательства работодателя остаются теми же․

Когда необходимо оформлять уведомление?

• При увольнении по собственному желанию работника․
• При увольнении по инициативе работодателя (в т․ч․ в связи с сокращением штата)․
• При переводе работника в другую организацию, где требуется передача трудовой книжки․
• При увольнении в случае, если трудовая книжка была выдана в электронном виде – необходимо оформить аналогичный документ о передаче электронных данных․

Кому адресуется уведомление?

Уведомление направляется работнику․ Оно может быть вручено лично в день увольнения, а также передано через отдел кадров, кадровую службу или через представителя работодателя․

Структура уведомления

Уведомление о явке за трудовой книжкой должно включать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа (наименование организации, ИНН, ОГРН)․
2. Дата составления уведомления․
3. Наименование документа – «Уведомление о явке за трудовой книжкой»․
4. ФИО работника, его должность и подразделение․
5. Ссылка на соответствующий пункт Трудового кодекса (ст․ 66․1, ст․ 81 ТК РФ)․
6. Подтверждение факта выдачи трудовой книжки (номер книги, дата выдачи, подпись работника)․
7. Сведения о переданных в книжку записях (дата начала и окончания работы, должности, причины увольнения, иные отметки)․
8. Подпись ответственного лица (руководителя отдела кадров) и печать организации․

Пример формы уведомления

Ниже приведён образец официального уведомления, который можно адаптировать под нужды вашей организации․

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
____________________________________________________________


Уведомление о явке за трудовой книжкой

Работнику: Иванову Ивану Петровичу
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж

В соответствии с статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ и статьёй 81 ТК РФ подтверждаем, что в день увольнения ( г․) Вам выдана трудовая книжка:


 
Номер трудовой книжки: 12-34-56
 
Дата выдачи: г․


В трудовую книжку внесены следующие записи:

 
 – – менеджер по продажам (основное место работы)․
 
 – – старший менеджер по продажам (повышение)․
 
Дата увольнения: г․ – Увольнение по собственному желанию․


Настоящим подтверждаю факт получения трудовой книжки и её полного соответствия требованиям законодательства․

_________________________ _________________________
(Подпись работника) (Подпись представителя
 отдела кадров)

М․П․
____________________________________________________________

Пошаговая инструкция по оформлению уведомления

1. Подготовка данных․ Сотрудник отдела кадров собирает:
• Личные данные работника (ФИО, должность, подразделение)․
• Номер и дату выдачи трудовой книжки․
• Все записи, внесённые в книжку за период работы․
2. Проверка соответствия․ Убедитесь, что в книжке отражены все периоды работы, должности, причины увольнения и подписи уполномоченных лиц․
3. Заполнение формы․ Используйте готовый шаблон (см; выше) и внесите актуальные данные․
4. Подписание․ Документ подписывается представителем отдела кадров и печатается․ После этого работник подписывает уведомление в присутствии свидетеля (или представителя работодателя)․
5. Передача трудовой книжки․ Трудовая книжка вручается работнику одновременно с уведомлением․ Работник ставит свою подпись в графе «Получено»․
6. Архивирование; Копия подписанного уведомления и скан трудовой книжки помещаются в личное дело работника․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку позже дня увольнения?

Согласно Трудовому кодексу, трудовая книжка должна быть выдана в тот же день, когда происходит увольнение․ Отсрочка возможна только при наличии уважительных причин (болезнь, форс-мажор) и оформляется отдельным приказом․

Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?

Если трудовая книжка была оформлена в электронном виде, работодатель обязан предоставить выписку из электронного реестра в день увольнения и оформить аналогичное уведомление о передаче данных․

Какие последствия за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки?

Работодатель может быть привлечён к административной ответственности: штраф от 10 000 до 30 000 рублей за каждый случай нарушения․

Оформление уведомления о явке за трудовой книжкой в день увольнения – обязательный и ответственный процесс, который требует точного соблюдения требований Трудового кодекса․ Правильно составленный документ защищает интересы как работника, так и работодателя, облегчает дальнейшее оформление пенсионных и социальных выплат и исключает возможность возникновения трудовых споров․

Следуя представленной выше инструкции и используя пример формы, вы сможете быстро и безошибочно оформить необходимое уведомление․

Дата публикации: