Одним из ключевых этапов претензионной работы является уведомление поставщика о необходимости явки его представителя для совместного составления акта о выявленных нарушениях или недостатках товара/услуги. Ниже приведён подробный образец такого уведомления, а также разъяснения по его оформлению и отправке.

Когда нужно направлять уведомление

• Обнаружены количественные или качественные несоответствия товара по сравнению с условиями договора.
• Выявлены дефекты или повреждения, возникшие до передачи товара покупателю.
• Имеются просроченные или неполные поставки, требующие фиксации в акте.
• Необходимо документально зафиксировать факт нарушения для дальнейшего предъявления претензии.

Обязательные реквизиты уведомления

Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть указаны:

1. Наименование и адрес отправителя (покупатель/заказчик).
2. Наименование и адрес получателя (поставщик/исполнитель).
3. Номер и дата договора, на основании которого поставлен товар/оказана услуга.
4. Номер и дата накладной (товарной транспортной накладной, УПД).
5. Подробное описание выявленных нарушений (количество, характер повреждений, фотографии).
6. Дата и время, когда поставщик должен прибыть для составления акта.
7. Условия последствий неявки (возможность составления акта в одностороннем порядке).
8. Контактные данные ответственного лица со стороны покупателя.

Образец уведомления о вызове представителя поставщика

ООО «СнабТрейд»

123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
ИНН 7701234567, КПП 770101001, ОГРН 1157700012345
тел.: +7 (495) -23-45-67, e-mail: info@snbtrade.ru

УВЕДОМЛЕНИЕ
о вызове представителя поставщика для совместного составления акта

№ 15/06-2024 от «20» июня 2024 г.

ООО «ПродуктПлюс»
123456, г. Москва, ул. Станционная, д. 5
ИНН 7707654321, КПП 770701001

Уважаемые господа!

В соответствии с п. 4.2 Договора поставки № 23-С/23 от г. сообщаем о выявленных несоответствиях поставленного товара:

• Накладная УПД № 145 от г. на поставку картофеля фри – 500 кг.
• Выявлено: подмораживание 20 % товара, измеренное по результатам выборочного осмотра партии (протокол № 3-ОТ от г., фотографии прилагаются).

Просим Вашего уполномоченного представителя прибыть для совместного составления акта о выявленных недостатках 21 июня 2024 г. в 11:00 по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, склад № 2, ворота 5;

В случае неявки представителя или несогласования иного времени в течение трёх рабочих дней с даты получения настоящего уведомления, акт будет составлен в одностороннем порядке в присутствии независимого свидетеля (представителя торгово-промышленной палаты).

Просим подтвердить получение настоящего уведомления и время явки представителя по телефону +7 (495) -23-45-67 (доб. 115) или e-mail: claim@snbtrade.ru.

С уважением,
_______________________
И.О. директора ООО «СнабТрейд»
А.В. Иванов

Как правильно отправить уведомление

• Письмо с уведомлением о вручении (заказное письмо с описью вложения и трек-номером).
• Электронная подпись (ЭДО) через оператора электронного документооборота (Диадок, СБИС и др.).
• Курьерская доставка с подписью уполномоченного лица поставщика.
• Личная передача под роспись в журнале входящей корреспонденции.

Что делать, если поставщик проигнорировал вызов

При отсутствии представителя в установленный срок акт составляется:

1. В присутствии двух незаинтересованных свидетелей (например, сотрудников склада и бухгалтерии).
2. С участием независимого эксперта (товарищество или палата).
3. С обязательной фото/видеофиксацией нарушений.

Далее акт и фотографии направляются поставщику с претензией о замене товара, уценке или возврате денежных средств.

Правильно оформленное уведомление о вызове представителя поставщика — это первый шаг к успешному разрешению спора. Оно подтверждает добросовестность покупателя, фиксирует сроки и условия для совместного осмотра и защищает ваши интересы в суде или при арбитраже.

Всегда храните подтверждение отправки и входящий регистрационный номер: в случае судебного разбирательства это будет вашим главным доказательством соблюдения претензионной процедуры.