Важно! С 2025 года значительная часть сотрудников оформляет трудовую деятельность в электронном виде (СТД-Р). Однако выдача «бумажной» трудовой книжки по-прежнему обязательна, если работник письменно отказался от электронного формата. В день увольнения работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку лично под роспись;
• если работник отсутствует или отказывается получать документ — направить уведомление о вручении трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Зачем нужно уведомление

Документ защищает работодателя от претензий бывшего сотрудника о «утрате» или «задержке» трудовой книжки и подтверждает соблюдение требований ст. 84.1 ТК РФ.

Когда отправлять

1. В день увольнения, если сотрудник отсутствует.
2. На следующий рабочий день после увольнения (если в день расторжения договора работник не вышел на работу).

Как отправлять

• Только заказное письмо с уведомлением о вручении (почтовый бланк 115).
• Внутри обязательно вкладывается опись вложения (форма 107), где указано: «Уведомление о необходимости получить трудовую книжку».
• Адрес — по месту регистрации, указанному в личной карточке работника.

Образец уведомления (Word/PDF)

Ниже приведён актуальный шаблон 2026 года, который можно скопировать в Word и сразу использовать.

Форма документа

Уведомление
о необходимости явиться за трудовой книжкой
или дать согласие на её пересылку

«___» __________ 2026 г.
Город ________________

Уважаемый(ая) [Ф. И. О. уволенного сотрудника]!
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ сообщаем, что «___» __________ 2026 г.
с Вами расторгнут трудовой договор № ___ от «___» ______ 20__ г.
на основании [указать основание: собственное желание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ].

В день прекращения трудового договора Вам должна была быть выдана трудовая книжка,
однако по причине [отсутствия на рабочем месте / отказа от получения]
выдать документ лично не представилось возможным.

В течение 7 (семи) рабочих дней со дня получения настоящего уведомления
Вы обязаны:

1. явиться лично по адресу: [адрес кадровой службы] и получить трудовую книжку;
2. или направить в письменной форме согласие на отправку трудовой книжки по почте
   (указать точный почтовый адрес и Ф. И. О. получателя).

В случае неявки и отсутствия письменного согласия трудовая книжка будет храниться
у работодателя и выдается по первому требованию.

С уважением,
__________________________
[Ф. И. О. руководителя / кадровика]
[Должность]
[Подпись]
[Контактный телефон работодателя]

Что приложить к уведомлению

• Копия приказа об увольнении (заверенная печатью/подписью).
• Форма СТД-Р (если сотрудник не отказался от электронной трудовой).

Как заполнить конверт и описи

На конверте:
Заказное письмо с уведомлением о вручении
Адресат: [Ф. И. О.] [Почтовый индекс, город, улица, дом, квартира]
Отправитель: [Наименование организации, юр./фактический адрес]

В описи вложения (форма 107):
«Уведомление о необходимости получить трудовую книжку — 1 экз., копия приказа об увольнении — 1 экз.»

Что делать после отправки

1. Сохранить квитанцию о приёме и уведомление о вручении в личном деле сотрудника.
2. С момента получения адресатом уведомления работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Ответственность за нарушение

За невыдачу трудовой книжки в день увольнения предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. для организации; для должностных лиц — до 5 000 руб.
Правильное оформление и отправка описанного выше уведомления полностью исключает риски.

Готовые шаблоны для скачивания

• Уведомление (Word 2026)
• Уведомление (PDF 2026)
• Опись вложения к письму (форма 107)