Аттестация персонала – обязательный процесс‚ предусмотренный Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Одним из первых шагов является уведомление работников о предстоящей аттестации. В статье рассмотрим‚ какие требования предъявляються к такому уведомлению‚ что должно в нём быть указано‚ как правильно оформить документ и как его применять на практике.
Правовое основание уведомления
- Трудовой кодекс РФ (ст. 226‑229) – регулирует порядок проведения аттестации‚ её цели и порядок информирования работников.
- Положение о проведении аттестации работников‚ утверждённое приказом руководителя организации – внутренний нормативный документ‚ где фиксируются сроки‚ порядок формирования комиссии‚ формы уведомлений.
- Приказы Минтруда РФ и методические рекомендации (например‚ «Порядок проведения аттестации работников» от 2023 г.) – дают общие рекомендации по содержанию и форме уведомления;
Кому и когда направляется уведомление
- Кому: каждому сотруднику‚ подлежащему аттестации (в т.ч. к временно неработающим‚ если их аттестация предусмотрена внутренними правилами).
- Когда: за не менее 10 календарных дней до даты начала аттестации‚ если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
- Уведомление должно быть доставлено личным вручением под подпись‚ либо направлено заказным письмом с уведомлением о вручении‚ либо размещено в корпоративном портале с обязательным подтверждением получения (электронная подпись).
Что обязательно должно быть указано в уведомлении
- Шапка документа: название организации‚ реквизиты‚ номер приказа/распоряжения‚ дата.
- Тема: «Уведомление о проведении аттестации сотрудников».
- Ссылка на нормативный акт: ТК РФ‚ Положение об аттестации (указать номер и дату).
- Дата и время проведения аттестации: конкретный день‚ время начала и окончания.
- Место проведения: кабинет‚ конференц-зал‚ онлайн‑платформа.
- Состав аттестационной комиссии: ФИО‚ должности‚ контактные данные.
- Порядок подготовки: какие документы необходимо подготовить сотруднику (отзыв руководителя‚ характеристика‚ результаты KPI и т.д.).
- Последствия аттестации: возможные варианты (повышение‚ перевод‚ сохранение текущей должности‚ обучение и т.п.).
- Контактное лицо: ФИО‚ должность‚ телефон‚ e‑mail для вопросов.
- Подпись и печать руководителя‚ ответственного за проведение аттестации.
Пример уведомления (шаблон)
ИНН 1234567890‚ КПП 123456789‚ ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: info@primercompany.ru
УВЕДОМЛЕНИЕ
о проведении аттестации сотрудников
№ 27/Отд‑Атт от г;
Сотруднику: Иванову Ивану Петровичу
Должность: старший инженер‑программист
Подразделение: отдел разработки программного обеспечения
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 226‑229) и Положением о проведении аттестации работников ООО «ПримерКомпания» от г.‚ уведомляем Вас о предстоящей аттестации‚ которая состоится:
- Время: 09:00 – 12:00
- Место: конференц‑зал 3‚ 2‑й этаж‚ офисный центр «Пример»‚ г. Москва.
Состав аттестационной комиссии:
- Петрова Мария Сергеевна – начальник отдела HR (председатель комиссии).
- Сидоров Алексей Владимирович – главный инженер (член комиссии).
- Кузнецова Ольга Николаевна – представитель профсоюза (член комиссии);
Что необходимо подготовить:
- Отзыв непосредственного руководителя (в форме «Характеристика работника»).
- Краткий отчёт о выполненных проектах за 2025 г.
- Личный план развития на 2026 год.
Варианты исхода аттестации:
- Повышение квалификации и назначение на более ответственную должность.
- Сохранение текущей должности с рекомендацией пройти дополнительное обучение.
- Перевод в другое подразделение в соответствии с результатами аттестации.
Если у Вас возникнут вопросы‚ просим обращаться к ответственному за проведение аттестации:
Сергей Николаевич Крылов‚ начальник отдела HR‚ тел. +7 (495) -23‑45‑68‚ e‑mail: krylov@primercompany.ru.
Подпись руководителя: ______________________
Ф.И.О. – Алексей Владимирович Смирнов
Должность – Генеральный директор
Печать
Как правильно оформить и распространить уведомление
- Подготовка шаблона: создайте единую форму в текстовом процессоре (Word) или в системе электронного документооборота.
- Персонализация: заполните поля ФИО‚ должность‚ даты‚ состав комиссии автоматически при помощи шаблонов (например‚ в 1С:Зарплата и Управление Персоналом).
- Утверждение: документ подписывается руководителем и заверяется печатью (если предусмотрено).
- Доставка:
- Лично – сотруднику вручается документ‚ он подписывает акт о получении.
- Электронно – через корпоративный портал с обязательным подтверждением получения (ЭЦП).
- Почтой – заказным письмом с уведомлением о вручении (для удалённых подразделений).
- Хранение: оригиналы уведомлений хранятся в личных делах сотрудников (дело № 1) в течение 5 лет‚ электронные версии – в системе документооборота.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок уведомления считается соблюденным?
Минимальный срок – 10 календарных дней до начала аттестации; Если в локальном Положении указано более длительное уведомление‚ необходимо соблюдать его.
Можно ли объединить уведомление о аттестации с другими документами?
Да‚ допускается включить в уведомление расписание аттестаций на несколько месяцев‚ но при этом каждый сотрудник должен получить отдельный документ с указанием своей даты.
Что делать‚ если сотрудник не подпишет акт получения?
В случае отказа от подписи документ считается вручённым‚ если доставка осуществлена способом‚ подтверждающим факт получения (заказное письмо‚ электронная подпись). При этом в личное дело вносят отметку о невозможности получения подписи.
Полезные ссылки для скачивания шаблонов
- Шаблон уведомления (DOCX)
- Приказ о формировании аттестационной комиссии (PDF)
- Положение об аттестации работников (PDF)
Уведомление о проведении аттестации сотрудников – ключевой документ‚ который гарантирует законность и прозрачность процесса оценки персонала. Правильно оформленное уведомление помогает избежать споров‚ упрощает подготовку работников к аттестации и повышает эффективность работы аттестационной комиссии.
Помните: соблюдение сроков‚ полнота информации и подтверждение получения – обязательные условия‚ без которых результаты аттестации могут быть признаны недействительными.