Актуально на 19 апреля 2026 г․
Каждый российский работодатель, заключивший трудовой или гражданско-правовой договор с иностранным гражданином, работающим по патенту, обязан в установленный срок подать уведомление․ Несвоевременное или некорректное уведомление грозит штрафом до 1 млн ₽ и приостановлением деятельности компании․ Ниже — подробный алгоритм, который защитит вас от рисков․
Что именно проверить в документах иностранца
- Патент (оригинал + копия):
- срок действия, не должен закончиться раньше даты начала работы;
- территория действия — должен включать регион, где расположен ваш офис;
- вид разрешённой деятельности — соответствует той, которую вы ему поручаете․
- Миграционная карта (штамп или электронный талон): цель въезда «Работа»․
- Полис ДМС или Добровольное медицинское страхование: действует на всё время срока патента․
- СНИЛС и ИНН (если уже получены)․
Куда подавать уведомление и в какие сроки
Срок подачи: не позднее 3 рабочих дней с даты подписания договора (трудового или ГПХ)․
Куда:
- Главное управление по вопросам миграции МВД России (ГУВМ МВД) по месту нахождения организации․
- МФЦ «Мои документы» — если ваш регион подключён к приёму миграционных уведомлений․
- Электронно через портал Госуслуги или личный кабинет налогоплательщика ФНС, если уведомление взаимодействует с налоговым учётом;
Важно: судебная практика 2025–2026 гг․ однозначно не принимает старую форму уведомления (№ 1-п «Приём на работу» до 2021 г․)․ Используйте только актуальный бланк, утверждённый приказом МВД России от № 765․
Как заполнить уведомление: чек-лист
| Поле | Что указать | Типичная ошибка |
|---|---|---|
| 1 поле «Наименование работодателя» | Полное наименование юрлица или ФИО ИП | Сокращённое ООО «Ромашка» вместо ООО «Ромашка-Сервис» |
| 2 поле «ИНН» | 10 или 12 цифр | Пробелы или дефисы |
| 3 поле «Адрес места работы» | Юр․ адрес или фактический филиал | Адрес склада, не зафиксированный в ЕГРЮЛ |
| 4 поле «ФИО иностранца» | Точное совпадение с паспортом | Латиница без транслитерации |
| 5 поле «Серия и номер патента» | Без пробелов, без слова «№» | «№ 77 123456» вместо «77123456» |
| 6 поле «Срок действия патента» | ДД․ММ․ГГГГ – ДД․ММ․ГГГГ | Опечатка в годе |
| 7 поле «Вид договора» | Трудовой или ГПХ | Пропуск строки |
| 8 поле «Дата начала работы» | ДД․ММ․2026 | Работник вышел раньше указанной даты |
Если используете электронную подпись: после отправки сохраняйте квитанцию о приёме (XML-файл с УНП) — это единственное доказательство соблюдения срока․
НДФЛ и страховые взносы: особенности патентников
НДФЛ
- Ставка 13 % — независимо от налогового статуса нерезидента․
- Фиксированный аванс по патенту (5 500 – 7 000 ₽ в месяц, зависит от региона) зачитывается в уплату НДФЛ․
- Работодатель обязан ежемесячно вычитать аванс из удерживаемого НДФЛ и отражать это в разделе 3 формы 6-НДФЛ․
Страховые взносы
- ПФР — 22 % на сумму до 1 917 000 ₽ в 2026 г․
- ФСС — 2,9 % на сумму до 1 917 000 ₽․
- ФФОМС — 5,1 % без лимита․
- Пониженные тарифы для патентников не применяются, кроме ИТ-специалистов по спецтарифу․
Дополнительные документы после подачи уведомления
- Копия трудового договора, храните 5 лет․
- Журнал учёта иностранных работников — фиксируйте даты выхода/увольнения․
- Сведения СЗВ-М в ПФР ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца․
Что делать, если срок пропущен
Сценарий 1: просрочка до 30 дней — подайте уведомление немедленно, приложите объяснительную․ Штраф 5 000 – 7 000 ₽ на должностное лицо․
Сценарий 2: просрочка более 30 дней, привлечение к административной ответственности по ст․ 18․9 КоАП РФ, штраф от 400 000 до 1 000 000 ₽ на юрлицо․ Возможна приостановка деятельности до 90 суток․
Краткий чек-лист HR-специалиста
- ✅ Проверил патент и миграционку
- ✅ Считал 3 рабочих дня с даты договора
- ✅ Скачал актуальный бланк уведомления на сайте МВД
- ✅ Отнес оригинал в ГУВМ или отправил через ЭЦП
- ✅ Сохранил квитанцию/расписку
- ✅ Настроил расчёт НДФЛ с учётом фиксированного аванса