Что такое уведомление о предоставлении объяснительной?

Уведомление — это официальный документ, в котором работодатель ставит работника в известность о:

• факте служебного проступка или нарушения;
• необходимости предоставить объяснение в письменной форме;
• конкретном сроке для подачи объяснений (обычно 1–2 рабочих дня).

Обязательные реквизиты уведомления

1. Наименование организации, ИНН, ОГРН.
2. Ф. И. О. и должность сотрудника, которому направляется уведомление.
3. Дата и место составления документа.
4. Краткое описание происшествия (дата, время, обстоятельства).
5. Требование предоставить объяснение с указанием предельного срока.
6. Подпись уполномоченного лица (руководителя структурного подразделения или HR).

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1: Заголовок документа

Создайте шапку в верхнем правом углу:

ООО «ПромТехСервис»
ИНН 7701234567, ОГРН 1167701239876
127000, г. Москва, ул. Ленина, д. 10

Шаг 2: Адресат

В левой части пропишите:

Иванову Ивану Ивановичу
ведущему инженеру отдела сопровождения

Шаг 3: Текст уведомления

В центре, заголовок «УВЕДОМЛЕНИЕ», после чего идёт основной текст:

Уважаемый Иван Иванович!

19 апреля 2026 г. в 09:15 в рабочем помещении склада № 3 был зафиксирован факт вашего опоздания на 45 минут без уважительной причины, что повлекло простой в работе логистической команды.

В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего уведомления предоставить письменное объяснение по указанному факту.

Объяснительную записку просьба направить лично или по электронной почте на адрес: hr@promtech.ru.

Шаг 4: Подписи и дата

• Руководитель подразделения: __________ /Петров А.А./

Как вручить уведомление?

Способы вручения:

1. Лично под роспись, самый надёжный вариант.
2. Курьерская служба или заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. Электронная подпись (если у организации есть электронный документооборот).

Что делать, если сотрудник отказывается подписать?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей и приложите его к личному делу.

Готовый шаблон в формате Word (можно скопировать)

[ЛОГОТИП ОРГАНИЗАЦИИ]

УВЕДОМЛЕНИЕ
о предоставлении объяснительной записки

№ ___ от «__» ______ 20__ г.

Ф. И. О. сотрудника: __________________________
Должность: _________________________________

Сообщаем Вам, что «__» ______ 20__ г. в ___:___ был зафицирован следующий факт: ____________________________________________________________.

На основании ст. 193 ТК РФ Вам необходимо до «__» ______ 20__ г. предоставить письменное объяснение по указанному факту. В случае отсутствия объяснения в установленный срок работодатель вправе принять дисциплинарное взыскание.

Подпись руководителя: __________ /___________/
Вручено «__» ______ 20__ г.
Подпись сотрудника: __________ /___________/

Частые ошибки при оформлении

• Отсутствие конкретной даты и времени происшествия.
• Неверное указание срока (менее 2 дней).
• Отсутствие подписи руководителя или печати организации (если требуется).

Юридические нюансы

Согласно ст. 193 ТК РФ работодатель обязан затребовать объяснение до применения дисциплинарного взыскания. Без соблюдения этой процедуры штраф или выговор могут быть оспорены в суде.

Используйте приведённые шаблоны и правила, чтобы минимизировать риски и корректно оформить уведомление о предоставлении объяснительной записки. Храните все документы в личном деле сотрудника не менее 5 лет.