Общие положения
Согласно ст. 193 Трудового кодекса РФ работодатель обязан перед применением дисциплинарного взыскания
(в т.ч. за прогул) запросить у работника письменное объяснение.
Единой унифицированной формы уведомления не существует, поэтому документ составляется в свободной форме,
но должен содержать обязательные реквизиты.
Когда выдаётся уведомление
- Фиксированный факт отсутствия на рабочем месте без уважительной причины.
- Опоздание свыше 4 часов подряд (квалифицируется как прогул).
- Несоответствие отработанного времени табелю учёта рабочего времени.
- Неявка после отпуска, больничного, командировки без предупреждения.
Как оформить уведомление
Реквизиты документа
| Элемент | Что указать |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации, ИНН/КПП, адрес, телефон |
| Дата и номер | День составления + порядковый номер документа |
| Адресат | Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение |
| Суть | Факт отсутствия: дата, время, место, ссылка на ПВТР |
| Требование | Предоставить объяснение в письменном виде |
| Срок | 2 рабочих дня со дня получения уведомления |
| Подписи | Руководитель + кадровик + дата ознакомления работника |
Пример формулировки
УВЕДОМЛЕНИЕ № 15-К от «19» апреля 2026 г. Уважаемая Иванова Мария Петровна! Уведомляем Вас о необходимости до 21 апреля 2026 г. предоставить в отдел кадров (к. 312) письменное объяснение по факту Вашего отсутствия на рабочем месте 17 апреля 2026 г. с 09:00 до 18:00. Согласно ПВТР, утверждённому приказом № 14/2025, указанный день являлся для Вас рабочим.
Алгоритм действий работодателя
- Фиксируем факт отсутствия (акт, табель, объяснительная коллег).
- Составляем уведомление в 2-х экземплярах.
- Вручаем лично под роспись или направляем заказным письмом.
- Ждём 2 рабочих дня (срок исчисляется со дня получения).
- При отказе составляем акт об отказе от дачи объяснений (2 свидетеля).
- Принимаем решение о дисциплинарном взыскании (замечание, выговор, увольнение).
Образец акта об отказе
АКТ № 4 от «21» апреля 2026 г. Присутствовали: - начальник отдела кадров Сидорова Л.В., - ведущий специалист Петрова Н.А. 19–21 апреля 2026 г. Иванова М.П. в установленный срок объяснений не предоставила, причины отказа не сообщила. Подписи свидетелей: _________/Сидорова/ _________/Петрова/
Что делать работнику
- Если причина уважительная — приложить документы-подтверждения (справка, билеты, больничный).
- При невозможности явиться — направить объяснение по электронной почте или факсу с подтверждением вручения.
- Не подписывать уведомление можно, но в акте отказа это будет отражено;
Скачать готовые шаблоны
➤ Уведомление о предоставлении объяснений (Word, 2026)
➤ Акт об отказе от дачи объяснений (Excel, 2026)
➤ Объяснительная записка работника (PDF, 2026)
Краткий FAQ
- Можно ли продлить срок?
- Да, по письменному ходатайству работника, но не более 5 рабочих дней.
- Что если работник в отпуске?
- Уведомление выдаётся в первый рабочий день после отпуска.
- Нужно ли хранить документы?
- Да, 75 лет в личном деле работника (Приказ Минкультуры № 558/2020).