Увольнение за прогул — это одна из самых распространённых дисциплинарных мер, но даже после увольнения работодатель обязан соблюсти формальности: направить уведомление о выдаче трудовой книжки. В этой статье вы найдёте пошаговый алгоритм, образец уведомления и ответы на типовые вопросы.
Почему важно составить уведомление?
- Исключает претензии со стороны бывшего сотрудника.
- Даёт право перейти на хранение трудовой книжки в архиве, если сотрудник её не забирает.
- Снижает риски судебных споров о «задержке» документов.
Краткий алгоритм увольнения за прогул
- Фиксируем факт отсутствия (акты, табель, объяснительная).
- Оформляем приказ об увольнении по п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
- Вносим запись в трудовую книжку.
- В течение 3 рабочих дней после приказа:
- Отправляем уведомление о получении трудовой книжки.
- Если работник не приходит — делаем соответствующую отметку в личном деле.
Образец уведомления о получении трудовой книжки
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явки за трудовой книжкой
Уважаемый(ая) [Ф. И. О. сотрудника]!
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ сообщаем, что «__» ______ 20__ г.
издан приказ № [номер приказа] об увольнении Вас по п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
(прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырёх часов подряд).
Трудовая книжка и расчётные документы готовы к выдаче в отделе кадров
по адресу: [город, улица, офис].
Просим Вас лично явиться за трудовой книжкой в течение трёх рабочих дней
со дня получения настоящего уведомления с 09:00 до 17:00.
В случае невозможности личного получения трудовой книжки Вы вправе
направить доверенное лицо или дать согласие на пересылку книжки
почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.
В противном случае книжка будет храниться в организации, и Вам
необходимо будет подписать акт о невозможности выдачи.
С уважением,
__________________ /[Ф. И. О. кадровика]/
«__» ______ 20__ г.
Как доставить уведомление?
- Лично вручить под роспись в журнале исходящей корреспонденции.
- Отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (адрес берём из личного дела).
- Электронная почта или мессенджер — допустимы, если в трудовом договоре прописано, что такой способ считается надлежащим уведомлением.
Что делать, если работник не приходит?
- По истечении 3 рабочих дней составляем акт о невозможности выдачи трудовой книжки в присутствии двух свидетелей.
- Храним книжку в организации (п. 36 Правил ведения трудовых книжек).
- При запросе сотрудника выдаём книжку в день обращения или направляем по почте с его письменного согласия.
Исправления в трудовой книжке после суда
Если суд признаёт основание увольнения неправомерным, работодатель обязан:
- внести исправление в трудовую книжку;
- выдать новую запись о восстановлении на работе;
- возместить средний заработок за время вынужденного прогула.
Краткий чек-лист для кадровика
- ✓ Подготовлен приказ об увольнении (подпись руководителя, ознакомление).
- ✓ Внесена запись в трудовую книжку.
- ✓ Составлено и направлено уведомление о получении книжки.
- ✓ Сохранены доказательства доставки (почтовый чек, расписка, скрин мессенджера).
Соблюдая эти простые шаги, вы защитите компанию от возможных трудовых споров и выполните требования Трудового кодекса РФ.