Трудовая книжка остаётся основным документом о трудовой деятельности даже в 2026 году. Если сотрудник не явился за ней после увольнения, работодатель обязан направить официальное уведомление о неполучении трудовой книжки. Ниже — подробная инструкция, образец документа и разбор типовых ошибок.
Зачем нужно уведомление
Статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения. Если сотрудник её не забирает или отказывается подписать получение, составляется уведомление. Это:
- снимает ответственность с работодателя за дальнейшее хранение книжки;
- фиксирует факт уведомления работника;
- является основанием для передачи книжки в архив на длительное хранение.
Алгоритм действий работодателя
- Проверить день увольнения. Убедитесь, что книжка не была выдана лично.
- Составить уведомление. Один экземпляр остаётся у работодателя, второй — отправляется работнику.
- Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес, указанный в личной карточке сотрудника.
- Сделать запись в журнале исходящей корреспонденции и сохранить квитанцию о вручении.
- Хранить трудовую книжку не менее 75 лет при отсутствии ответа от работника.
Образец уведомления о неполучении трудовой книжки
ООО «Светлана»
ИНН 7708123456, ОГРН 1157746789123
г. Москва, ул. Ленина, д. 10
тел. +7 (495) -23-45-67
УВЕДОМЛЕНИЕ
о неполучении трудовой книжки
19 апреля 2026 г.
Иванову Ивану Ивановичу
прож.: 123456, г. Москва, ул; Пушкина, д. 5, кв. 10
Уведомляем Вас, что трудовая книжка № 1234567890, выданная Вам при трудоустройстве в ООО «Светлана», не была вами получена в день увольнения 15 апреля 2026 г. на основании приказа № 15-К об увольнении по собственному желанию.
В соответствии со статьёй 84.1 ТК РФ просим Вас в течение 14 календарных дней с даты получения настоящего уведомления лично забрать трудовую книжку по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, каб. 25, с 09:00 до 17:00.
При невозможности явки Вы можете направить доверенное лицо при предъявлении нотариально оформленной доверенности либо дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте (в этом случае отправка осуществляется за счёт работника).
В случае неявки и отсутствия ответа трудовая книжка будет храниться в организации и передана в архив по установленному законом порядку.
С уведомлением ознакомлен(-а) ___________ /подпись/
Генеральный директор ___________ /Петров А.А./
М.П.
Как оформить на фирменном бланке
- Вверху, реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактный телефон).
- Посередине заголовок «УВЕДОМЛЕНИЕ о неполучении трудовой книжки».
- Далее — адресат (ФИО и адрес работника).
- Основной текст из трёх абзацев: факт увольнения, срок получения, последствия неявки.
- Подписи: работник (при личном получении) и руководитель организации.
- Печать (если используеться в организации).
Ошибки, которых стоит избегать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Отправка письма по адресу прописки, если человек фактически проживает по другому адресу | Письмо вернётся, сроки нарушатся, ответственность останется за работодателем | Проверить актуальный адрес в личной карточке или спросить у коллег |
| Опечатка в фамилии или номере трудовой книжки | Документ не будет считаться действительным | Проверять данные по 1С кадрам и личной карточке |
| Отправка обычным письмом без уведомления о вручении | Невозможно доказать факт уведомления | Оформлять заказное письмо с обратным уведомлением |
Где хранить трудовую книжку после уведомления
Вариант 1. В сейфе отдела кадров: не более 3 месяцев, затем передаётся в архив.
Вариант 2. Сразу в центральный архив предприятия, если есть приказ о передаче на длительное хранение.