Актуально на 20 апреля 2026 г․
Зачем вообще нужно уведомление?
Краткий ответ: без него дисциплинарное взыскание можно признать незаконным уже при первой же проверке трудовой инспекцией или судом․
Статья 193 Трудового кодекса РФ прямо требует от работодателя до применения дисциплинарного взыскания:
- Запросить у работника письменное объяснение;
- Дать не менее двух рабочих дней на его предоставление;
- Если объяснение не поступило — оформить акт отказа․
Исключение: работник болеет․ В этом случае придётся дождаться выздоровления и только затем запрашивать объяснение․
Как выглядит «правильное» уведомление (образец 2026 г․)
Реквизиты и структура
Документ не имеет унифицированной формы, но обязательно должен содержать:
- Наименование организации;
- Ф․ И․ О․ и должность сотрудника;
- Дату и время фиксированного отсутствия;
- Требование дать объяснение в письменной форме;
- Срок предоставления (не менее 2 раб․ дней);
- Ссылки на ст․ 193 ТК РФ и (при необходимости) локальные акты;
- Подпись руководителя + расшифровка․
Готовый образец (можно скачать Word/PDF)
ИНН 7702123456, г․ Москва, ул․ Ленина, 10
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости предоставить письменное объяснение
20 апреля 2026 г․
Иванову Петру Сергеевичу,
ведущему инженеру отдела сопровождения ПО
Уведомляем Вас о необходимости в срок до 22 апреля 2026 г․ включительно предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте 18 апреля 2026 г․ с 09:00 до 18:00, подтвержденное служебной запиской руководителя отдела․
В соответствии со ст․ 193 ТК РФ объяснение представляется лично в отдел кадров (каб․ 301) или направляется в электронном виде на e-mail: hr@parus․ru․
При непредставлении объяснений в установленный срок будет составлен акт об отказе, что не лишает работодателя права применить дисциплинарное взыскание․
С уважением,
Начальник отдела кадров Сидорова Н․ А․
(подпись) Н․ А․ Сидорова
Скачать Word-шаблон | Скачать PDF-шаблон
Алгоритм действий работодателя
Шаг 1․ Фиксируем факт отсутствия
- Составляем акт об отсутствии (два свидетеля + составитель)․
- Фиксируем в табеле код «НН» или «ПР»․
Шаг 2․ Издаём уведомление
- Вручаем лично под роспись в день обнаружения отсутствия или на следующий рабочий день․
- Дублируем почтой заказное письмо или электронную подпись (если в трудовом договоре прописан электронный документооборот)․
Шаг 3․ Ждём 2 рабочих дня
Если объяснение поступило — переходим к оценке уважительности причин․
Не поступило, составляем акт об отказе в даче объяснений․
Шаг 4․ Принимаем решение
- Замечание;
- Выговор;
- Увольнение (только при прогуле, подп․ «а» п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)․
Срок, 1 месяц со дня обнаружения проступка, но не позднее 6 месяцев со дня его совершения․
Что писать в объяснительной работнику
Минимальный набор
- Ф․ И․ О․, должность, дата документа․
- Чёткое описание причины отсутствия (без эмоций)․
- Ссылка на документы-подтверждения (справка врача, вызов в военкомат, эвакуация и т․ д․)․
- Просьба считать причину уважительной․
Образец объяснительной при болезни
Объяснительная записка
Иванова Петра Сергеевича
от
18 апреля 2026 г․ я не смог приступить к работе из-за острой респираторной инфекции․ В тот же день обратился в поликлинику № 25, где был осмотрен и получил больничный лист серии АБВ № 12345678901, выданный с по ․
Уведомить непосредственного руководителя не смог, так как находился в состоянии высокой температуры․ Считаю причину уважительной․
Приложение: копия больничного листа․
(подпись) Иванов П․ С․
Частые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Уведомление дали позже 2 дней после фиксации проступка | Взыскание могут отменить в суде |
| Срок на объяснение составил 1 день | Нарушение ст․ 193 ТК РФ, штраф до 50 000 ₽ |
| Не оформили акт об отказе | Доказательственная база «дырявая» |
| Уволили за прогул без уведомления | Восстановление на работе + компенсация за вынужденный прогул |
FAQ
Можно ли выслать уведомление на e-mail?
Да, если в трудовом договоре или ЛНА закреплён электронный документооборот (подпись должна быть усиленной квалифицированной ЭП)․
Что делать, если работник игнорирует?
Через 2 дня составьте акт об отказе и применяйте взыскание в общем порядке․
Больничный прислал позже․ Надо ли повторно запрашивать объяснение?
Нет, достаточно приложить больничный к уже полученному уведомлению и переоценить вину․
Полезные ссылки и шаблоны
- Акт об отсутствии на рабочем месте (Word)
- Акт об отказе дать объяснение (Word)
- Приказ о дисциплинарном взыскании (Word)
- Ст․ 193 ТК РФ (официальный текст)
Всегда проверяйте даты, подписи и сроки — именно они становятся камнем преткновения в 90 % судебных дел․