Дата публикации: 20 апреля 2026 г.
Зачем нужно уведомление
При увольнении сотрудника работодатель обязан не только рассчитаться с ним окончательно, но и выдать все документы, подтверждающие трудовой стаж. Ключевым из них является трудовая книжка. Однако практика показывает, что работники не всегда забирают её в день увольнения. Чтобы избежать споров и возможных штрафов, работодатель должен правильно оформить уведомление о необходимости получить трудовую книжку.
Что говорит закон
- Статья 84.1 ТК РФ, ч. 4: в день увольнения работнику выдают трудовую книжку и копию справки 2-НДФЛ;
- Статья 84.1 ТК РФ, ч. 6: если сотрудник не явился за книжкой, работодатель отправляет ему письменное уведомление о возможности получить документ. С момента получения такого уведомления у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы выдать трудовую книжку.
- Административный регламент Минтруда России утверждает: отсутствие подтверждённого уведомления влечёт риск признания увольнения незаконным.
Как оформить уведомление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовьте текст
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации и ИНН.
- Ф. И. О. бывшего сотрудника и его адрес (последний известный).
- Ссылка на приказ об увольнении (номер и дата).
- Указание, что трудовая книжка готова к выдаче.
- Сроки получения: «в течение трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления».
- Предупреждение о возможности направить книжку по почте (с письменного согласия работника).
Шаг 2. Выберите способ доставки
- С заказным письмом с уведомлением о вручении (почта России, Почта России онлайн, EMS).
- Лично под роспись (если работник пришёл после даты увольнения).
- Электронная подпись по e-mail (только при наличии у стороны корпоративной почты и ЭЦП).
Шаг 3. Сохраните доказательства
Копия письма, почтовая квитанция, отметка о вручении или отказе — храните 75 лет (по правилам делопроизводства).
Образец текста уведомления
ООО «Северный Ветер»
ИНН 7701234567, 123456, г. Москва, ул. Лесная, 10
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получить трудовую книжку
Уважаемая(ый) Иванова Мария Петровна!
В соответствии с пунктом 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ сообщаем Вам, что 18 апреля 2026 г. приказом № 47-к/у Вы были уволены по собственному желанию.
В день увольнения трудовая книжка была Вам не выдана в связи с Вашим неявлением за ней. Трудовая книжка находится в отделе кадров по адресу: г. Москва, ул. Лесная, 10, каб. 104.
Просим Вас в течение трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления лично явиться за трудовой книжкой.
В случае невозможности личного получения Вы вправе дать письменное согласие на направление трудовой книжки по почте. В этом случае организация направит её заказным письмом за свой счёт.
За неполучение трудовой книжки по Вашей вине ответственность несёте Вы.
С уважением,
Заместитель директора по персоналу
А. Н. Кузнецова
Тел. +7 (495) -23-45-67
20 апреля 2026 г.
Подпись ________________
Возможные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не отправили уведомление | Суд может признать увольнение незаконным, присудить компенсацию за вынужденный прогул. | Зафиксировать факт невручения книжки в акте и сразу направить уведомление. |
| Отправили обычным письмом без уведомления | Нельзя доказать, что работник получил документ. | Использовать только заказное письмо с уведомлением о вручении или курьера с распиской. |
| Указали неверный адрес | Уведомление «зависнет», сроки нарушены. | Проверить адрес по личному листку нетрудоспособности, СНИЛС, последнему договору. |
Что делать, если работник всё-таки не приходит
Через 3 рабочих дня:
- Составьте акт о невыдаче трудовой книжки (форма Т-61а).
- Храните книжку в сейфе.
- По письменному заявлению работника можете направить книжку заказным письмом с описью вложения.
Через 1 месяц:
Если сотрудник не обращается, направьте второе уведомление и зафиксируйте попытку вручения. Это защитит от претензий в суде.
Краткий чек-лист для кадровика
- ✅ Приказ об увольнении подписан.
- ✅ Расчёт и документы выданы.
- ✅ Акт о невыдаче трудовой книжки составлен (если не выдана).
- ✅ Уведомление отправлено заказным письмом.
- ✅ Копия уведомления и квитанция сданы в дело.
Правильно оформленное уведомление — это ваш щит от судебных споров. Оно доказывает, что вы исполнили обязанность по выдаче трудовой книжки, а сотрудник сам не явился. Сохраняйте документы, соблюдайте сроки и не забывайте о заказном письме с уведомлением — тогда у претензий не будет шансов.
Рекомендация: заведите в кадровом ПО автоматический шаблон уведомления и интеграцию с Почтой России — это ускорит процесс и исключит человеческий фактор.