Краткий вывод: если вы проводите сокращение штата или численности, вы обязаны в письменной форме предложить каждому сокращаемому работнику все имеющиеся вакантные должности, которые он может занять с учётом его квалификации и состояния здоровья․ Делать это нужно не позднее двух месяцев до предполагаемой даты увольнения и повторять до самого последнего дня работы, если появляются новые вакансии․
Зачем нужно отдельное уведомление о вакансиях
Трудовой кодекс РФ (ст․ 180 ч․ 3) требует от работодателя:
- Уведомить работника о предстоящем увольнении за 2 месяца до даты расторжения․
- Одновременно предложить ему в письменном виде все имеющиеся вакансии․
- Фиксировать факт ознакомления работника с вакансиями (подпись и дата)․
Если вакансий нет — об этом тоже составляется отдельное уведомление об отсутствии вакансий․ Наличие (или отсутствие) этих документов — главный аргумент в суде, если работник оспорит увольнение․
Что обязательно включить в уведомление о вакансиях
| Элемент | Что указываем |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации, ИНН, ОГРН, юр․/почт․ адрес |
| ФИО работника | Точно, как в трудовой книжке |
| Должность, подлежащая сокращению | С указанием приказа и даты |
| Список вакансий | Название должности, оклад, условия труда, график, возможность переобучения |
| Срок ответа | Не позднее двух месяцев до увольнения, но не менее 3 рабочих дней с момента получения предложения |
| Подписи сторон | Руководитель + расшифровка, подпись работника и дата ознакомления |
Пошаговая инструкция по подготовке и вручению
- Подготовьте приказ о сокращении (форма T-8) и утвердите дату увольнения․
- Составьте обязательный список всех вакантных мест на день уведомления․
- Распечатайте два экземпляра уведомления о вакансиях:
- Один отдаётся работнику․
- Второй остаётся у работодателя с обратной стороной для подписи «Ознакомлен» и даты․
- Вручите документ лично под роспись․ Если работник отказывается подписать — составьте акт в присутствии двух свидетелей․
- Следите за появлением новых вакансий: каждую новую вакансию предлагайте повторно в течение двухмесячного срока․
- Если вакансий нет — вручите уведомление об отсутствии вакансий (образец приведён ниже)․
Готовый образец 2026 года
Уведомление о наличии вакансий при сокращении
ООО «Ромашка-Сервис» ИНН 7701234567, ОГРН 1167700012345 123456, г․ Москва, ул․ Лесная, д․ 10 Уведомление о наличии вакантных должностей при сокращении штата Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович! В соответствии с приказом ООО «Ромашка-Сервис» от № 15-К с должность «Ведущий инженер-конструктор» в отделе ПТО подлежит сокращению․ В связи с этим предлагаем Вам рассмотреть возможность перевода на имеющиеся вакантные должности: Инженер-технолог, отдел технологии • Оклад: 65 000 руб․ • График: 5/2, 40 ч/нед․ • Место работы: Москва, ул․ Лесная, д․ 10 • Условия: возможность дистанционного формата (2 дня в неделю), оплачиваемые курсы повышения квалификации․ Специалист по сопровождению продукции, отдел качества • Оклад: 70 000 руб․ • График: сменный 2/2, 36 ч/нед․ • Место работы: Москва, ул․ Лесная, д․ 10 • Условия: предоставляется ДМС, корпоративный транспорт․ Инженер по автоматизации, отдел АСУ ТП • Оклад: 75 000 руб․ • График: 5/2, 40 ч/нед․ • Место работы: Москва, ул․ Лесная, д․ 10 • Условия: переобучение за счёт работодателя (курсы Siemens TIA Portal)․ Вы вправе выбрать любую из указанных вакансий․ Срок для письменного ответа: не позднее (3 рабочих дня с даты получения уведомления)․ При отказе от предложенных вакансий или отсутствии ответа в указанный срок увольнение будет произведено на основании п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․ Руководитель: ____________ /Петров А․В․/ Ознакомлен(а): ____________ /Иванов И․И․/
Уведомление об отсутствии вакансий
ООО «Ромашка-Сервис» ИНН 7701234567, ОГРН 1167700012345 123456, г․ Москва, ул․ Лесная, д․ 10 Уведомление об отсутствии вакантных должностей при сокращении штата Уважаемый(ая) Петрова Елена Сергеевна! В соответствии с приказом ООО «Ромашка-Сервис» от № 15-К с должность «Экономист 1 категории» в финансовом отделе подлежит сокращению; На текущую дату вакантных должностей, соответствующих Вашей квалификации и состоянию здоровья, в организации отсутствуют․ Руководитель: ____________ /Петров А․В․/ Ознакомлен(а): ____________ /Петрова Е․С․/
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: указать только одну вакансию․
Решение: перечислите все доступные вакансии, даже если часть из них оплачивается ниже․ - Ошибка: отправлять уведомление по электронной почте без электронной подписи․
Решение: вручайте лично под роспись или заказным письмом с уведомлением о вручении․ - Ошибка: не обновлять список вакансий в течение 2 месяцев․
Решение: ведите журнал учёта предложений, фиксируя новые вакансии и повторные предложения․
Приказ о сокращении подписан директором․
Список вакансий актуален на день уведомления․
Два экземпляра уведомления распечатаны и зарегистрированы в Журнале исходящей документации․
Работник подписал оба экземпляра (или составлен акт отказа);
При появлении новой вакансии — повторное уведомление отправлено․
Копии документов хранятся в личном деле не менее 75 лет․
Скачать шаблоны в формате Word (docx):
Уведомление о наличии вакансий
Уведомление об отсутствии вакансий