Актуальность темы․
С 2025 года Росфиннадзор усилил контроль за соблюдением порядка проведения инвентаризации․ Если материально-ответственное лицо (МОЛ) отсутствует по болезни‚ в отпуске или уволилось‚ и инвентаризация проведена без соблюдения всех процедур‚ результаты могут быть признаны недействительными․ Ниже — подробная инструкция‚ как правильно уведомить МОЛ и зафиксировать факт его неявки․

Когда обязательно уведомлять МОЛ

Уведомление требуется в следующих случаях:

• МОЛ находится на больничном (включая карантин и лист нетрудоспособности по уходу)․
• МОЛ в отпуске (основной‚ дополнительный‚ учебный‚ без сохранения зарплаты)․
• МОЛ уволился‚ но отчётность за вверенные активы ещё не сдана․
• МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации без уважительной причины․

Документальная цепочка

1. Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22)․
   Указываются даты‚ состав комиссии‚ объекты проверки и основание отсутствия МОЛ․
2. Уведомление МОЛ (см․ образец ниже)․
3. Акт об отсутствии МОЛ (форма ИНВ-26‚ дополнительный лист к описи)․
4. Инвентаризационные описи (ИНВ-3‚ ИНВ-19 и др․)․

Форма уведомления МОЛ

Документ составляется в произвольной форме на фирменном бланке учреждения‚ но обязательно включает:

• Наименование организации‚ ИНН‚ адрес․
• ФИО и должность МОЛ‚ номер приказа о материальной ответственности․
• Дату(-ы) и время проведения инвентаризации․
• Перечень объектов‚ за которые отвечает МОЛ․
• Указание на возможность участия лично или через доверенное лицо․
• Последствия неявки: недостачи будут списаны на МОЛ в порядке‚ установленном ГК РФ․
• Подписи руководителя и главного бухгалтера‚ печать (если используется)․

Образец уведомления

УВЕДОМЛЕНИЕ
о проведении инвентаризации в отсутствие материально-ответственного лица

№ 15-ИНВ/26 от «19» апреля 2026 г․

Государственному учреждению «Центральная районная больница»
ИНН 7708123456‚ 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Парковая‚ д․ 10

Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
В соответствии с приказом № 32/2026 от Вам необходимо присутствовать при обязательной инвентаризации основных средств и материальных запасов‚ за которые Вы несёте полную материальную ответственность на основании договора № 14/МО от :

• Медицинское оборудование: рентген-аппарат «Siemens Multix Fusion»‚ инв․ № 125001․
• Медикаменты на складе лаборатории‚ балансовая стоимость 2 450 300 руб․

Дата и время проведения: 22–24 апреля 2026 г․‚ с 09:00 до 17:00․

Если по уважительной причине Вы не сможете лично участвовать‚ сообщите об этом в письменной форме не позднее 21 апреля 2026 г․ и предоставьте доверенность на представителя․ В случае невыхода без уважительной причины весь объём выявленных расхождений будет оформлен со списанием на Вас в порядке ст․ 243–245 ГК РФ․

Руководитель ГУ «ЦРБ»	___________/Петрова Н․А․/
Главный бухгалтер	___________/Сидорова Л․В․/

М․П․

Как уведомить‚ если МОЛ не выходит на связь

1. Личное вручение — фиксируется подписью МОЛ на втором экземпляре уведомления․
2. Курьер/почта России — заказное письмо с уведомлением о вручении․
3. Электронная подпись, через СЭД или почту с усиленной квалифицированной подписью и штампом времени․
4. Акт о невозможности вручения — если письмо вернулось‚ составляется акт с участием 2 свидетелей․

Акт об отсутствии МОЛ: образец записи

Акт об отсутствии МОЛ № 3

«24» апреля 2026 г․ инвентаризационная комиссия в составе председателя Петрова Н․А․ и членов комиссии Сидорова Л․В․‚ Козлова А․В․ установила:

Материально-ответственное лицо Иванов И․И․ на момент проведения инвентаризации отсутствует в связи с нахождением на больничном (лист нетрудоспособности № ЕЛ 123456789 от ‚ выдан МУ «Городская поликлиника № 12»)․ Уведомление № 15-ИНВ/26 от направлено по адресу регистрации МОЛ ‚ уведомление о вручении № 45678 получено ․

Работают без МОЛ: председатель __________/Петрова Н․А․/‚ члены комиссии __________/Сидорова Л․В․/‚ _________/Козлова А․В․/

Что делать с выявленными расхождениями

Согласно п․ 4;1–4․3 Инструкции № 157н и ФСБУ 28/2023:

• Недостача, списывается на виновное лицо в пределах средней месячной зарплаты в одностороннем порядке‚ сверх — только через суд․
• Излишки, оприходуются с отнесением на доход учреждения․
• Амортизация — корректируется с даты последнего переоценочного обследования․

Чек-лист для казённых (бюджетных) учреждений

Краткий FAQ

Вопрос: МОЛ уволился‚ но приказа о снятии с материальной ответственности нет․ Нужно ли уведомлять его?

Ответ: Да‚ обязательно․ Ответственность сохраняется до подписания акта приёма-передачи и приказа о снятии․

Вопрос: Можно ли провести инвентаризацию‚ если МОЛ на больничном‚ а объектов мало?

Ответ: Можно‚ если в приказе указано основание (п․ 2․5 Приказа Минфина № 52н) и составлен акт об отсутствии․

Грамотное уведомление МОЛ — ключ к тому‚ чтобы результаты инвентаризации не оспаривались в суде и не приводили к претензиям контрольных органов․ Используйте приведённые образцы‚ а при сложных случаях консультируйтесь с юристом по госсектору․